Arquivo Intermediário: o que é a 2ª Idade dos Documentos

Arquivo intermediário é a 2ª idade do ciclo vital, formada por documentos de uso pouco frequente que aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Aqui você vê sinônimos cobrados em prova, transferência, valor primário e prazos da TTD (conceito no art. 8º, § 2º, da Lei nº 8.159/1991).

Quando se fala em organização de documentos, a mente costuma criar duas imagens extremas: a pilha de papéis na mesa de quem usa tudo todos os dias e o porão histórico onde registros antigos repousam para sempre. A gestão inteligente da informação acontece justamente no meio do caminho entre esses dois cenários, e é esse meio que as bancas adoram explorar com sinônimos e pegadinhas de terminologia.

Índice

O que é arquivo intermediário?

Onde o arquivo intermediário entra no ciclo vital dos documentos?

Qual é o valor dos documentos na 2ª idade?

Quais sinônimos de arquivo intermediário as bancas cobram?

Por que o arquivo intermediário gera economia?

Qual a diferença entre transferência e recolhimento?

Como funciona a gestão no arquivo intermediário?

O que acontece quando o prazo intermediário termina?

Existe arquivo intermediário para documentos digitais?

Como revisar o arquivo intermediário para a prova?

Perguntas Frequentes sobre Arquivo Intermediário

Prefere revisar em vídeo? Assista à aula sobre o arquivo intermediário abaixo e confira as outras aulas de Arquivologia no canal do Volitivo no YouTube.

O que é arquivo intermediário?

O arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários dos arquivos correntes que, depois de cumprirem a finalidade imediata, deixaram de ser consultados com frequência. Eles saem do ritmo do dia a dia, mas o órgão produtor ou recebedor ainda pode solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema que voltou a ser analisado.

A Lei nº 8.159/1991, a Lei de Arquivos, define no art. 8º, § 2º, que são intermediários os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Essa é a definição que as bancas costumam copiar quase literalmente.

Pense num exemplo prático: o setor de Recursos Humanos de uma secretaria estadual fecha a folha de pagamento de janeiro. Em fevereiro, a consulta a essa folha despenca, porque o foco passa a ser o mês atual. Mesmo assim, ela não pode ir para o lixo: ainda tem valor legal e fiscal e pode ser alvo de auditoria ou de reclamação trabalhista nos anos seguintes.

Por que o arquivo intermediário pode ficar longe dos escritórios?

É a redução da frequência de uso que define a regra de ouro desta fase: não há necessidade de conservar os documentos perto das mesas de trabalho. Como a consulta é baixa, a instituição pode guardá-los num depósito mais afastado, desde que consiga localizá-los e entregá-los rapidamente quando o setor pedir.

A tabela abaixo compara as três idades nos pontos que mais caem em prova.

Onde o arquivo intermediário entra no ciclo vital dos documentos?

Para entender a 2ª idade, é preciso olhar para a teoria que organizou a Arquivologia moderna. O ciclo vital dos documentos se apoia na Teoria das Três Idades dos documentos, sistematizada por Jean-Jacques Valette em 1973, que divide a vida de um registro em fases sucessivas: corrente, intermediária e permanente.

A teoria faz uma analogia com a vida humana. Primeiro vem a juventude ativa, no arquivo corrente da primeira idade; depois, a maturidade em compasso de espera, no arquivo intermediário; e, por fim, a destinação final, que pode ser a "morte" (eliminação) ou a "imortalidade" histórica (guarda permanente).

O que define a passagem da primeira para a segunda idade é uma única expressão: frequência de uso. Quando o documento deixa de ser consultado no dia a dia, mas ainda não cumpriu o prazo que a administração precisa respeitar, ele está pronto para a fase intermediária.

Qual é o valor dos documentos na 2ª idade?

Um erro comum é achar que o documento muda de valor quando muda de idade. Tanto os documentos do arquivo corrente quanto os do intermediário possuem apenas o valor primário, atribuído em função do interesse imediato que o documento tem para a entidade que o produziu, considerando a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

O que diminui na 2ª idade é só o número de buscas. A força comprobatória do documento perante a administração continua a mesma, e ele permanece guardado para servir ao seu produtor. O valor primário e secundário dos documentos só se separa na destinação final, quando a avaliação decide se existe interesse histórico, cultural ou de pesquisa.

"Ao ser transferido para o arquivo intermediário, o documento perde o valor primário e passa a ter valor secundário."

A afirmação está errada. Na fase intermediária o documento continua com valor primário. O valor secundário é o que justifica a guarda permanente, e só é reconhecido depois da avaliação, no momento do recolhimento.

Quais sinônimos de arquivo intermediário as bancas cobram?

As bancas sabem que o candidato decora os nomes oficiais das fases, por isso gostam de cobrar a nomenclatura alternativa. O arquivo intermediário é rico em sinônimos doutrinários, e conhecer cada um evita tropeços em questões aparentemente simples.

• Arquivo semiativo: se o corrente é chamado de "ativo" pela alta movimentação, o intermediário é semiativo. A atividade existe, o documento ainda está "vivo" para a administração, mas o uso é bem menor.

• Arquivo temporário: os documentos não ficam na 2ª idade para sempre. A permanência é transitória e tem prazo predeterminado para acabar.

• Limbo ou purgatório: os apelidos mais curiosos e cobrados, ligados à ideia de espera por uma decisão final.

Por que o arquivo intermediário é chamado de limbo ou purgatório?

A analogia é didática. No purgatório, segundo a tradição cristã, as almas aguardam uma decisão final antes de seguir para o céu ou para o inferno. Na gestão documental, o papel no arquivo intermediário aguarda o fim do prazo de guarda para receber a destinação final.

Encerrado esse prazo, só há duas saídas: a eliminação (o "inferno" da destruição) ou a guarda permanente (o "céu" da preservação histórica). Se a questão falar em limbo, purgatório, semiativo ou temporário, está tratando da 2ª idade.

Por que o arquivo intermediário gera economia?

Por que criar um arquivo intermediário em vez de empilhar tudo no fundo da repartição? A resposta está na gestão eficiente de recursos públicos e privados. Manter o metro quadrado de um escritório num centro urbano ou num prédio de alto padrão custa caro, e ocupar esse espaço com papéis pouco consultados é desperdício.

Os depósitos intermediários resolvem o problema porque podem ficar fora dos grandes centros, em terrenos mais baratos, desde que mantenham acesso fácil e rápido. A transferência dos papéis das unidades correntes para esses depósitos reduz os custos de conservação e libera espaço, mobiliário e equipamentos para os novos documentos que não param de ser produzidos.

As vantagens mais citadas pela doutrina são:

• economia de espaço físico nos setores de trabalho;

• reaproveitamento de armários, pastas suspensas e outros equipamentos;

• economia de pessoal, com a guarda centralizada;

• resposta rápida às consultas administrativas;

• proteção do acervo até a destinação final.

Qual a diferença entre transferência e recolhimento?

Para sair do escritório e chegar ao depósito intermediário, o documento passa por uma operação técnica. E aqui está uma das maiores cascas de banana das provas: a terminologia da movimentação. A passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário se chama transferência.

O termo recolhimento é reservado à entrada de documentos no arquivo permanente, onde passam a ser guardados pelo valor secundário. Guarde o mantra: do corrente para o intermediário, transfere; do intermediário (ou direto do corrente) para o permanente, recolhe.

"A passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento."

A afirmação está errada. Essa passagem é a transferência. Recolhimento é a entrada no arquivo permanente, seja a partir do intermediário, seja diretamente do corrente.

Os conjuntos documentais transferidos também não podem seguir de qualquer jeito. Devem estar organizados, previamente avaliados, higienizados, acondicionados em caixas-arquivo adequadas e acompanhados de uma listagem de transferência, o instrumento descritivo que permite identificar e controlar tudo o que foi enviado.

Como funciona a gestão no arquivo intermediário?

Mesmo longe do setor que o produziu, o documento intermediário segue uma política rígida. Pela Lei nº 8.159/1991, art. 3º, a gestão de documentos na Arquivologia reúne os procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Por isso, as bancas repetem: não se faz gestão de documentos na idade permanente.

Como os documentos são organizados no depósito?

Ao receber as caixas do setor produtor, o arquivo intermediário deve conservar a organização interna atribuída originalmente no arquivo corrente. O arquivista apenas acrescenta notações topográficas, que indicam a posição de cada unidade na estante e facilitam a localização no momento da consulta.

Quem pode consultar os documentos intermediários?

O órgão que produziu e transferiu os documentos mantém a jurisdição sobre eles. Se o setor precisar de um papel, o arquivo intermediário faz o empréstimo, controlado com instrumentos como a guia-fora no empréstimo de documentos. Já a consulta por terceiros só é permitida com autorização expressa da unidade administrativa que fez a transferência.

Como a TTD controla os prazos da fase intermediária?

A bússola do arquivo intermediário é a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). É esse instrumento que fixa quanto tempo cada tipo de documento fica na fase corrente, quanto tempo fica na intermediária e qual é a destinação final prevista.

O prazo da fase intermediária costuma se basear em prazos prescricionais ou de precaução, que justificam a guarda para responder a possíveis reclamações legais, fiscais ou trabalhistas. Ele começa a contar quando termina o prazo previsto para a fase corrente, que é o momento em que normalmente ocorre a transferência.

O que acontece quando o prazo intermediário termina?

Cumpridos os prazos da TTD, o documento recebe a destinação prevista, definida no processo de avaliação. Ele não pode morar na 2ª idade para sempre, e só existem dois caminhos possíveis.

Quando o documento intermediário pode ser eliminado?

Se a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) concluir que o registro não tem valor secundário (histórico, cultural ou de pesquisa), ele pode ser eliminado. A eliminação evita o acúmulo inútil de papel e libera espaço para o ciclo continuar, mas o depósito não descarta nada por conta própria.

Pela Lei nº 8.159/1991, art. 9º, a eliminação depende de autorização da instituição arquivística pública na sua esfera de competência (o Arquivo Nacional, no Poder Executivo federal). A Resolução CONARQ nº 40/2014 exige ainda listagem de eliminação e publicação do Edital de Ciência de Eliminação em periódico oficial. A destruição deve impedir a recuperação da informação, por fragmentação, por exemplo.

Quando o documento intermediário vai para a guarda permanente?

Se a avaliação reconhecer valor histórico, probatório ou informativo, a eliminação fica proibida. Ocorre então o recolhimento, e as caixas seguem para os arquivos permanentes da 3ª idade. Pelo art. 10 da Lei nº 8.159/1991, esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis, e ficam abertos à consulta, respeitadas as restrições de acesso previstas em lei.

Existe arquivo intermediário para documentos digitais?

Grande parte dos registros hoje nasce direto no computador. Surge então a dúvida: se servidores e nuvem não ocupam espaço como caixas de papelão, o arquivo intermediário deixou de existir? Não. Os preceitos da gestão arquivística valem integralmente para o meio eletrônico, e a economia passa a ser também de capacidade de processamento, velocidade de busca e segurança da informação.

Nos documentos digitais, o controle das idades corrente e intermediária é feito por um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Esse software captura os documentos e, associado ao plano de classificação e à tabela de temporalidade, automatiza a contagem dos prazos de guarda.

Quando um documento nato-digital cumpre o prazo no setor produtor, o sistema altera o seu status, restringe o acesso e o move logicamente para a fase intermediária, onde os dados continuam protegidos e inalteráveis. Ao fim do prazo, o SIGAD gera alertas e listagens para que um usuário autorizado promova a eliminação rastreável ou exporte documentos e metadados para um RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável), ambiente próprio para a guarda permanente digital.

Como revisar o arquivo intermediário para a prova?

Fixe quatro pontos: uso pouco frequente, valor primário, entrada por transferência e espera pela destinação final. Com eles, os "limbos", "purgatórios" e "semiativos" das bancas deixam de assustar. Para ver o tema dentro do conteúdo completo da disciplina, use o guia completo de Arquivologia para concursos e revise também o protocolo na Arquivologia.

Na plataforma de estudos do Volitivo você encontra questões gratuitas de Arquivologia e mais material de apoio para concursos.

Referências Bibliográficas

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

BRASIL. Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019. Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

Perguntas Frequentes sobre Arquivo Intermediário

O que é arquivo intermediário?

É a 2ª idade do ciclo vital: documentos que saíram do uso frequente, mas ainda têm valor primário e aguardam eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.

Qual a diferença entre arquivo corrente, intermediário e permanente?

O corrente guarda documentos de uso frequente; o intermediário, documentos de uso esporádico que esperam o fim do prazo; o permanente, documentos de valor secundário que nunca serão eliminados.

Quais são exemplos de documentos intermediários?

Folhas de pagamento de anos anteriores, processos administrativos encerrados, contratos já cumpridos e documentos fiscais em prazo de prescrição são exemplos comuns.

Como os documentos chegam ao arquivo intermediário?

Por transferência, acompanhada de listagem de transferência. Recolhimento é o termo usado apenas para a entrada no arquivo permanente.

Há gestão de documentos no arquivo intermediário?

Sim. A Lei nº 8.159/1991 situa a gestão de documentos nas fases corrente e intermediária. No arquivo permanente não se fala em gestão.