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Ciclo Vital dos Documentos: Teoria das Três Idades
Ciclo vital dos documentos é o conjunto de fases pelas quais um documento passa, da produção à eliminação ou à guarda permanente. Também chamado de Teoria das Três Idades, ele classifica os arquivos em corrente, intermediário e permanente conforme o uso e o valor (Lei 8.159/1991).
Se você estuda Arquivologia para concursos, entender como os documentos "nascem", "vivem" e "morrem" garante pontos certos na prova. Neste post você vê cada fase do ciclo, a diferença entre valor primário e secundário, os conceitos de transferência e recolhimento e o que diz a lei.
Índice
O que é o ciclo vital dos documentos?
Quais são as três idades dos documentos?
Qual a diferença entre valor primário e valor secundário?
Qual a diferença entre transferência e recolhimento?
O que a Lei 8.159/1991 diz sobre o ciclo vital dos documentos?
Como lembrar das três idades na hora da prova?
Perguntas Frequentes sobre o Ciclo Vital dos Documentos
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O que é o ciclo vital dos documentos?
O ciclo vital representa as fases sucessivas pelas quais um documento passa, desde o momento em que é produzido até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
A comparação com um ser vivo ajuda a fixar: o documento nasce para cumprir uma função, é usado e guardado enquanto for necessário e, no fim, ou é descartado ou é preservado para a história.
Quais são as três idades dos documentos?
Sistematizada por Jean Jacques Valette em 1973, a Teoria das Três Idades classifica os arquivos pela frequência de uso e pelo valor que têm para a administração. A tabela resume as três idades.
Idade | Uso | Valor | Atividades principais |
|---|---|---|---|
1ª idade: arquivo corrente | Consulta frequente, em tramitação | Primário alto | Protocolo, classificação, registro e autuação |
2ª idade: arquivo intermediário | Consulta pouco frequente | Primário decrescente | Espera pela eliminação ou pelo recolhimento |
3ª idade: arquivo permanente | Pesquisa e consulta pública | Secundário (histórico) | Arranjo, descrição e conservação |
Arquivo corrente: a fase ativa (1ª idade)
O arquivo corrente, também chamado de arquivo de gestão ou ativo, é formado por documentos em curso ou consultados com grande frequência.
Os documentos ficam nos escritórios ou em dependências muito próximas, para facilitar o acesso imediato. É a fase de tramitação, em que o documento ainda cumpre a função administrativa para a qual foi criado.
Nesta fase ocorrem o protocolo, a classificação, o registro e a autuação. O valor primário é alto, pois o documento serve a fins administrativos, legais ou fiscais.
Arquivo intermediário: o limbo documental (2ª idade)
Quando o documento deixa de ser usado diariamente, mas ainda não pode ser eliminado por razões legais ou administrativas, ele entra no arquivo intermediário.
Como a consulta é pouco frequente, os documentos ficam em locais mais distantes e econômicos. O órgão produtor ainda pode solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema, e o valor administrativo continua, em escala decrescente.
A fase é apelidada de limbo ou purgatório porque os documentos aguardam uma decisão final: a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Arquivo permanente: a memória institucional (3ª idade)
O arquivo permanente guarda documentos que perderam o valor administrativo, mas devem ser preservados definitivamente por seu valor histórico, informativo ou probatório.
Vale a regra de ouro: documento de guarda permanente nunca é eliminado. Esse arquivo é, por excelência, aberto à pesquisa e à consulta pública, respeitadas as restrições de sigilo previstas em lei.
As principais tarefas são o arranjo, a descrição e a conservação. Os documentos têm apenas valor secundário e servem para conhecer o passado e a evolução da sociedade ou da instituição.
"Documentos de guarda permanente podem ser eliminados quando perdem o valor administrativo."
A afirmação está errada. O documento permanente é justamente o que já perdeu o valor administrativo e ficou com valor secundário, por isso nunca é eliminado. A eliminação acontece na fase intermediária, depois da avaliação feita com base na tabela de temporalidade.
Qual a diferença entre valor primário e valor secundário?
Entender a valoração é decisivo para classificar o documento no ciclo vital, e o valor dos documentos se divide em dois tipos.
Valor primário (imediato): é a utilidade do documento para o órgão que o produziu, por razões administrativas, legais, jurídicas ou fiscais. Está presente nas fases corrente e intermediária.
Valor secundário (mediato): é o interesse que o documento desperta em outros usuários e na sociedade, com fins históricos, científicos, culturais e informativos. É a característica da fase permanente.
Qual a diferença entre transferência e recolhimento?
As bancas de concurso adoram trocar esses conceitos, então vale fixar a diferença.
Transferência: é a passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: é a entrada de documentos no arquivo permanente, vindos do intermediário ou, quando já nascem com valor histórico, diretamente do corrente.
"A passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário chama-se recolhimento."
A afirmação está errada. Essa passagem é a transferência. O recolhimento é a entrada no arquivo permanente.
O que a Lei 8.159/1991 diz sobre o ciclo vital dos documentos?
A Lei nº 8.159/1991, conhecida como Lei de Arquivos, é o principal marco legal sobre o tema. Ela define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento nas fases corrente e intermediária, com vistas à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
Os pontos que mais aparecem em prova são:
Dever do Estado: cabe ao Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.
Fases: a lei identifica os documentos como correntes, intermediários e permanentes.
Eliminação: a eliminação de documentos públicos depende de autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera de competência.
Proteção: os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis, ou seja, não podem ser vendidos nem se perder pelo decurso do tempo.
Como lembrar das três idades na hora da prova?
Guarde que o que muda a idade de um documento não é o suporte, papel ou digital, e sim a frequência de uso e o valor, primário ou secundário, atribuído a ele.
Para continuar os estudos, veja o guia completo de Arquivologia para concursos.
Revise também o protocolo na Arquivologia, atividade típica do arquivo corrente.
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Referências Bibliográficas
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
Perguntas Frequentes sobre o Ciclo Vital dos Documentos
O que é a Teoria das Três Idades?
É a teoria que classifica os arquivos em corrente (1ª idade), intermediário (2ª idade) e permanente (3ª idade), de acordo com a frequência de uso e o valor dos documentos.
Documento do arquivo permanente pode ser eliminado?
Não. Os documentos de guarda permanente têm valor histórico, informativo ou probatório e devem ser preservados definitivamente.
Quem autoriza a eliminação de documentos públicos?
A Lei 8.159/1991 determina que a eliminação seja feita mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera de competência.
O suporte do documento muda a idade dele?
Não. O que define a idade é a frequência de uso e o valor, primário ou secundário, e não o fato de o documento ser de papel ou digital.