Ciclo Vital dos Documentos a Teoria das 3 Idades

Se você está estudando Arquivologia para concursos, sabe que entender como os documentos "nascem", "vivem" e "morrem" é essencial para garantir pontos valiosos na sua prova. Esse processo é conhecido como Ciclo Vital dos Documentos ou Teoria das Três Idades, um conceito que revolucionou a forma como as instituições lidam com a massa documental acumulada.

Neste post, vamos detalhar cada fase desse ciclo, explicar a diferença entre os tipos de valores documentais e mostrar o que diz a legislação brasileira sobre o tema.

O que é o Ciclo Vital dos Documentos?

O ciclo vital representa as sucessivas fases pelas quais um documento passa, desde o momento em que é produzido até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Essa ideia pode ser comparada à vida de um ser vivo: o documento é criado para cumprir uma função (nascimento), é utilizado e guardado enquanto for necessário (vida adulta) e, ao final, decide-se se ele deve ser descartado ou preservado para a história (destino final).

A Teoria das Três Idades

Sistematizada por Jean Jacques Valette em 1973, a Teoria das Três Idades classifica os arquivos de acordo com a frequência de uso e o valor que possuem para a administração. As três idades são:

1. Arquivo Corrente (1ª Idade)

2. Arquivo Intermediário (2ª Idade)

3. Arquivo Permanente (3ª Idade)

1. Arquivo Corrente: A Fase Ativa

O arquivo corrente, também chamado de arquivo de gestão ou ativo, é formado por documentos em curso ou que são consultados com grande frequência.

Características Principais:

• Localização: Devem ser mantidos nos escritórios ou em dependências muito próximas para facilitar o acesso imediato.

• Uso: É a fase de tramitação, onde o documento ainda está cumprindo a função administrativa para a qual foi criado.

• Atividades: Nesta fase ocorrem o protocolo, a classificação, o registro e a autuação.

• Valor Primário: Possuem um alto valor primário, servindo para fins administrativos, legais ou fiscais.

2. Arquivo Intermediário: O "Limbo" Documental

Quando um documento deixa de ser usado diariamente, mas ainda não pode ser eliminado por questões legais ou administrativas, ele entra na fase de arquivo intermediário (2ª idade).

Características Principais:

• Localização: Não precisam estar perto dos escritórios. Geralmente são guardados em locais mais distantes e econômicos.

• Uso: A consulta é pouco frequente, mas o órgão produtor ainda pode solicitá-lo para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema.

• O apelido "Limbo": Esta fase é frequentemente chamada de "limbo" ou "purgatório", pois os documentos estão apenas aguardando uma decisão final: a eliminação ou o recolhimento para o arquivo permanente.

• Valor Primário: O documento ainda mantém seu valor administrativo, mas em escala decrescente.

3. Arquivo Permanente: A Memória Institucional

O arquivo permanente (3ª idade) é composto por documentos que perderam todo o seu valor administrativo, mas que devem ser preservados definitivamente por seu valor histórico, informativo ou probatório.

Características Principais:

• Regra de Ouro: Documentos no arquivo permanente NUNCA são eliminados.

• Acesso: Enquanto nas fases anteriores o acesso pode ser restrito, o arquivo permanente é, por excelência, público e aberto à pesquisa.

• Atividades: As principais tarefas aqui são o arranjo, a descrição e a conservação.

• Valor Secundário: Possuem apenas valor secundário (histórico), servindo como meio de conhecer o passado e a evolução da sociedade ou instituição.

Diferença entre Valor Primário e Valor Secundário

Entender a valoração é crucial para classificar o documento no ciclo vital:

• Valor Primário (Imediato): É a utilidade do documento para o órgão que o produziu. Envolve razões administrativas, legais, jurídicas ou fiscais. Está presente nas fases corrente e intermediária.

• Valor Secundário (Mediato): É o interesse que o documento desperta para outros usuários e para a sociedade em geral. Refere-se a fins históricos, científicos, culturais e informativos. É a característica exclusiva da fase permanente.

Movimentação de Documentos: Transferência vs. Recolhimento

As bancas de concurso adoram trocar esses conceitos. Fique atento:

1. Transferência: É a passagem do documento do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.

2. Recolhimento: É a entrada de documentos no Arquivo Permanente. Isso pode ocorrer tanto vindo do arquivo intermediário quanto diretamente do corrente, caso o documento já nasça com valor histórico.

A Lei 8.159/1991 e a Gestão de Documentos

No Brasil, a Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) é o principal marco legal sobre o tema. Ela define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento nas fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Alguns pontos fundamentais da lei:

• Dever do Estado: É dever do Poder Público a gestão e a proteção especial aos documentos de arquivo.

• Fases: A lei identifica explicitamente os documentos como correntes, intermediários e permanentes.

• Proteção: Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis, ou seja, não podem ser vendidos ou perdidos pelo decurso do tempo.

Dica para a prova: Lembre-se que o que determina a mudança de idade de um documento não é o suporte (papel ou digital), mas sim a frequência de uso e o valor (primário ou secundário) atribuído a ele.

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