Classificação dos Arquivos

Classificação dos Arquivos: O Guia Completo para Concursos

Se você está estudando para concursos públicos na área administrativa ou de arquivologia, já deve ter percebido que a organização é a chave para o sucesso. Mas, quando falamos de arquivos, a organização vai muito além de colocar papéis em pastas. Existe uma lógica rigorosa por trás de como as instituições guardam suas informações.

Neste artigo, vamos mergulhar fundo na Classificação dos Arquivos. Vamos entender como eles são divididos de acordo com quem os mantém, seus estágios de vida, onde eles atuam e a natureza dos documentos que guardam. Além disso, vamos desmistificar a diferença entre arquivo, biblioteca e museu, um tema que as bancas adoram usar para confundir os candidatos.

Prepare-se para um conteúdo detalhado, simples e direto ao ponto, focado no que realmente cai na prova.

1. Classificação quanto às Entidades Mantenedoras

A primeira forma de classificar um arquivo é olhando para "quem é o dono" dele. Ou seja, qual é a instituição ou pessoa responsável por produzir e guardar aqueles documentos? A doutrina arquivística divide essa categoria em quatro grupos principais:

Arquivos Públicos

São os arquivos gerados por órgãos governamentais. Eles se subdividem de acordo com a esfera administrativa:

• Federais: Documentos produzidos pela União. Podem ser centrais ou regionais.

• Estaduais ou Distritais: Produzidos pelos governos dos Estados ou do Distrito Federal.

• Municipais: Produzidos pelas prefeituras e órgãos locais.

Arquivos Institucionais

Diferente dos públicos, estes pertencem a organizações que, embora tenham um papel social, não são governamentais. Exemplos clássicos incluem:

• Educacionais: Arquivos de escolas e universidades.

• Religiosos: Arquivos de igrejas e corporações não lucrativas.

• Associações e Sociedades: Documentação produzida por clubes ou grupos sociais.

Arquivos Comerciais

Aqui estamos falando do mundo dos negócios. São os arquivos de firmas, companhias e empresas. O foco é a atividade econômica e financeira. Curiosamente, algumas igrejas ou instituições podem ter arquivos com características comerciais se desempenharem funções financeiras que gerem notas fiscais e comprovações de transações.

Arquivos Familiares ou Pessoais

São os arquivos gerados por indivíduos ou famílias ao longo de suas vidas.

• Familiares: Fotos de família, cartas, registros genealógicos.

• Pessoais: Sua certidão de nascimento, certidão de casamento, carteira de habilitação (CNH), RG e diplomas. Tudo isso forma o seu "fundo pessoal".

2. Classificação quanto aos Estágios de Evolução (Ciclo Vital)

Esta é, sem dúvida, a classificação mais importante para concursos. Ela baseia-se na Teoria das Três Idades, sistematizada por Jean-Jacques Valette em 1973. A ideia é que os documentos têm um ciclo de vida: eles nascem, vivem uma fase ativa, envelhecem e, por fim, ou morrem (são eliminados) ou se tornam imortais (guarda permanente).

Vamos detalhar cada uma dessas idades:

Primeira Idade: Arquivo Corrente

O arquivo corrente é a fase inicial.

• Definição: São documentos em curso, que acabaram de ser criados ou recebidos.

• Frequência de Uso: Alta. Eles são consultados frequentemente para o cumprimento das atividades administrativas.

• Localização: Devem ficar próximos aos usuários (nos escritórios ou repartições) porque o acesso precisa ser rápido e fácil.

• Dica: Pense que o documento está "acorrentado" a quem o produziu. Ele é essencial para o dia a dia da administração.

Segunda Idade: Arquivo Intermediário

Com o tempo, aquele documento que você usava todo dia passa a ser consultado raramente. Ele entra na segunda idade.

• Definição: Documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos produtores para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema.

• Localização: Não precisam mais ocupar espaço nobre nos escritórios. Podem ser levados para depósitos mais distantes e baratos.

• Apelido: É conhecido como "Limbo" ou "Purgatório". Por quê? Porque os documentos estão ali apenas aguardando uma decisão final: ou serão eliminados ou serão guardados para sempre. Sua permanência é transitória.

• Valor: Ainda possuem valor administrativo (primário), mas em menor grau que na fase corrente.

Terceira Idade: Arquivo Permanente

Esta é a fase final e definitiva.

• Definição: Documentos que perderam todo o valor administrativo (não servem mais para a burocracia diária), mas que devem ser preservados devido ao seu valor histórico, probatório ou informativo.

• Localização: Instituições de arquivo propriamente ditas (ex: Arquivo Nacional).

• Destino: Uma vez aqui, o documento nunca é eliminado. Ele serve à história, à cultura e à pesquisa. Eles são os meios de conhecer o passado e a evolução da instituição ou da sociedade.

3. Classificação quanto à Extensão de Atuação

Esta classificação diz respeito a como o arquivo se posiciona dentro da estrutura da organização e como ele atende aos diversos setores. Existem dois tipos principais:

Arquivo Setorial

São os arquivos estabelecidos junto aos órgãos operacionais.

• Características: Eles são descentralizados. Cada setor (RH, Contabilidade, Marketing) tem o seu próprio arquivo ali perto.

• Função: Cumprem funções de arquivo corrente. Guardam a documentação que está sendo usada naquele momento por aquele departamento específico.

Arquivo Central (ou Geral)

São os arquivos que centralizam as atividades.

• Características: Destinam-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.

• Função: Ele centraliza as atividades de arquivo corrente. Em vez de cada setor cuidar do seu, tudo é enviado para um local central que gerencia essa documentação ativa.

Atenção para a pegadinha: Tanto o arquivo setorial quanto o arquivo central lidam com documentos na fase corrente. Algumas bancas tentam dizer que o arquivo central cuida do arquivo intermediário ou permanente, o que, conceitualmente, nesta classificação específica, está incorreto. O arquivo central reúne os documentos correntes de vários setores.

4. Classificação quanto à Natureza dos Documentos

Aqui é onde muitos candidatos escorregam. A diferença entre arquivo especial e arquivo especializado parece sutil, mas é gigantesca em termos técnicos. Vamos criar associações para você nunca mais esquecer.

Arquivo Especial = Suporte Especial

O arquivo especial é classificado assim devido à forma física do documento, ou seja, o suporte da informação.

• Conceito: Guarda documentos de formas físicas diversas (diferentes do papel convencional) e que, por isso, merecem tratamento especial no armazenamento, registro e conservação.

• Exemplos: CDs, DVDs, pen drives, fitas de vídeo, discos de vinil, fotografias, microfilmes e slides.

• A lógica: Como o suporte é frágil ou exige equipamento específico para leitura, ele é "especial". Você precisa de condições especiais de temperatura e manuseio para não perder os dados de um CD ou de uma fita magnética.

Arquivo Especializado = Área Especializada

O arquivo especializado é classificado assim devido ao assunto ou campo do conhecimento que ele trata.

• Conceito: Tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana em um campo específico, independentemente da forma física que apresentam.

• Exemplos: Arquivos médicos (hospitalares), arquivos de engenharia, arquivos de imprensa, arquivos jurídicos.

• A lógica: O que define este arquivo é o tema. Um arquivo médico é especializado porque trata de saúde, não importa se os documentos são fichas de papel ou raios-X (suporte especial). A "especialidade" está no conteúdo intelectual.

Resumo da Dica:

• Leu "Especial"? Pense em Suporte (CD, Fita).

• Leu "Especializado"? Pense em Área do Conhecimento (Medicina, Engenharia).

5. Arquivo x Biblioteca x Museu: As Diferenças Cruciais

Para fechar o entendimento sobre classificação, é vital saber o que não é arquivo. As instituições de memória (Arquivo, Biblioteca e Museu) têm objetivos e formas de acumulação diferentes.

Arquivo

• Acumulação: Natural e orgânica. Os documentos nascem automaticamente das atividades da instituição (ninguém "compra" um ofício ou um memorando para colocar no arquivo).

• Objetivo: Servir à administração (fins jurídicos, funcionais e administrativos) e, secundariamente, à história.

• Fonte: Fonte geradora única (a instituição ou pessoa produtora).

• Coleção: ARQUIVO NÃO É COLEÇÃO! Esta é a regra de ouro. Arquivo é acumulação decorrente de atividades. Se a questão disser que arquivo coleciona documentos, está errada.

Biblioteca

• Acumulação: Artificial e cultural. Os itens são comprados, doados ou permutados. É uma seleção consciente.

• Objetivo: Fins culturais, técnicos, científicos e educativos.

• Organização: Por assunto (conteúdo). Ex: Literatura, História, Ciências.

• Característica: É um órgão colecionador. Possui exemplares múltiplos (vários livros iguais). As fontes são múltiplas (diversas editoras e autores).

Museu

• Acumulação: Artificial. Também adquire peças por compra ou doação.

• Objetivo: Educativo, cultural e de entretenimento.

• Característica: É um órgão colecionador que guarda objetos, geralmente tridimensionais (peças, móveis, troféus, obras de arte).

• Nota: Existem documentos em museus? Sim, mas eles são tratados como peças de coleção ou suporte para o entendimento dos objetos.

Centro de Documentação

Existe ainda o Centro de Documentação, que também é um órgão colecionador (ou referencial). Ele não necessariamente guarda os documentos originais como o arquivo, mas reúne dados e informações (físicas ou virtuais) sobre determinado tema para fins de pesquisa científica.

Resumo Final e Dicas Práticas

Para garantir os pontos na sua prova, lembre-se destas associações rápidas:

1. Entidade Mantenedora: Público (governo), Institucional (igreja/escola), Comercial (empresa), Pessoal (você).

2. Estágio de Evolução:

    ◦ Corrente = Uso frequente, valor administrativo, perto do chefe.

    ◦ Intermediário = Uso baixo, espera, "limbo", longe do escritório.

    ◦ Permanente = Valor histórico, nunca elimina, acesso público.

3. Atuação: Setorial (no setor) e Central (reúne os setoriais). Ambos lidam com fase corrente.

4. Natureza:

    ◦ Especial = Suporte diferente (fita, foto).

    ◦ Especializado = Assunto médico/técnico.

5. Arquivo vs. Biblioteca: Arquivo é natural e orgânico (não coleciona). Biblioteca é cultural e coleciona (compra livros).

Dominar essas classificações permite que você entenda o funcionamento de qualquer sistema de gestão documental e, mais importante, que você identifique rapidamente as "cascas de banana" que os examinadores colocam nas questões, como trocar o conceito de arquivo especial pelo de especializado, ou dizer que arquivo permanente pode ser eliminado.

Com essa base sólida, você está pronto para avançar nos estudos de gestão de documentos, avaliação e métodos de arquivamento.

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