Classificação dos Arquivos: Tipos e Idades para Concursos

Classificação dos arquivos é a divisão dos arquivos em grupos por entidade mantenedora, estágio de evolução, extensão de atuação e natureza dos documentos. Esses quatro critérios aparecem em provas de arquivologia, e as três idades têm base na Lei 8.159/1991 (artigo 8).

Em arquivologia, organizar vai além de guardar papéis em pastas. Cada tipo de arquivo segue uma lógica própria, e as bancas costumam trocar um conceito pelo outro dentro da mesma afirmação. Este guia faz parte da arquivologia para concursos e mostra cada critério com as pegadinhas mais comuns.

Índice

Como é a classificação dos arquivos quanto às entidades mantenedoras?

O que são os estágios de evolução dos arquivos (ciclo vital)?

Qual a diferença entre arquivo setorial e arquivo central?

Qual a diferença entre arquivo especial e arquivo especializado?

Como diferenciar arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação?

O que memorizar sobre a classificação dos arquivos?

Perguntas Frequentes sobre Classificação dos Arquivos

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Como é a classificação dos arquivos quanto às entidades mantenedoras?

O primeiro critério olha para o dono do arquivo, ou seja, a instituição ou a pessoa que produz e guarda os documentos. A doutrina arquivística divide esse critério em arquivos públicos, institucionais, comerciais e familiares ou pessoais.

Arquivos públicos

São gerados por órgãos governamentais e se subdividem pela esfera administrativa. Os federais guardam documentos produzidos pela União e podem ser centrais ou regionais. Os estaduais ou distritais vêm dos governos dos estados e do Distrito Federal. Os municipais vêm das prefeituras e dos órgãos locais.

Arquivos institucionais

Pertencem a organizações que têm papel social, mas não são governamentais. Entram aqui os arquivos educacionais (escolas e universidades), os religiosos (igrejas e corporações sem fins lucrativos) e os de associações e sociedades, como clubes e grupos sociais.

Arquivos comerciais

Reúnem a documentação de firmas, companhias e empresas, com foco na atividade econômica e financeira: notas fiscais, contratos e comprovantes de transações.

Arquivos familiares ou pessoais

São gerados por indivíduos ou famílias ao longo da vida. Os familiares incluem fotos, cartas e registros genealógicos. Os pessoais incluem certidão de nascimento, certidão de casamento, RG, CNH e diplomas, que formam o fundo pessoal de alguém.

O que são os estágios de evolução dos arquivos (ciclo vital)?

Para concursos, este é o critério mais cobrado. Ele se baseia na teoria das três idades, sistematizada por Jean-Jacques Valette em 1973 e prevista na Lei 8.159/1991, cujo artigo 8 identifica os documentos públicos como correntes, intermediários e permanentes. A ideia é que o documento nasce, vive uma fase ativa, envelhece e, por fim, é eliminado ou passa à guarda permanente.

Primeira idade: arquivo corrente

O arquivo corrente guarda documentos em curso, recém-criados ou recebidos, com uso alto no cumprimento das atividades administrativas. Ficam perto dos usuários, nos escritórios e repartições, porque o acesso precisa ser rápido. Uma dica de memória: o documento está "acorrentado" a quem o produziu e é indispensável ao dia a dia da administração.

Segunda idade: arquivo intermediário

Com o tempo, o documento que era consultado todo dia passa a ser consultado raramente. No arquivo intermediário, ele ainda pode ser solicitado pelo órgão produtor para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema, e mantém valor administrativo (primário), em grau menor que na fase corrente. Pode ir para depósitos mais distantes e baratos. Por isso é chamado de "limbo" ou "purgatório": os documentos aguardam a decisão final entre eliminação e guarda permanente, e a permanência ali é transitória.

Terceira idade: arquivo permanente

No arquivo permanente, os documentos já perderam o valor administrativo, mas devem ser preservados pelo valor histórico, probatório ou informativo. Ficam em instituições arquivísticas, como o Arquivo Nacional. Servem à história, à cultura e à pesquisa, e permitem conhecer a evolução da instituição ou da sociedade.

"Os documentos do arquivo permanente podem ser eliminados quando perdem o valor administrativo."

A afirmação está errada. Quem perde o valor administrativo passa pela avaliação, e só o documento sem valor de guarda é eliminado, antes do recolhimento. Uma vez no arquivo permanente, o documento nunca é eliminado.

Qual a diferença entre arquivo setorial e arquivo central?

Este critério trata de como o arquivo se posiciona na estrutura da organização e de como atende aos diversos setores. Existem dois tipos.

Arquivo setorial

O arquivo setorial é estabelecido junto aos órgãos operacionais e é descentralizado: RH, contabilidade e marketing, por exemplo, mantêm cada um o seu arquivo por perto. Ele cumpre funções de arquivo corrente e guarda a documentação em uso naquele departamento.

Arquivo central (ou geral)

O arquivo central recebe os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos da instituição e centraliza as atividades de arquivo corrente. Em vez de cada setor cuidar do seu, tudo vai para um local central que gerencia a documentação ativa.

Atenção à pegadinha: tanto o arquivo setorial quanto o central lidam com a fase corrente. Algumas bancas afirmam que o arquivo central cuida do intermediário ou do permanente, o que está errado nesta classificação.

Qual a diferença entre arquivo especial e arquivo especializado?

Aqui muitos candidatos escorregam, porque os nomes são parecidos e os conceitos são diferentes. A saída é associar cada um a uma palavra: especial lembra suporte, e especializado lembra área do conhecimento.

Arquivo especial = suporte especial

O arquivo especial recebe esse nome pela forma física dos documentos, ou seja, pelo suporte, forma e formato da informação. Guarda documentos em formas diferentes do papel convencional, que exigem tratamento especial no armazenamento, no registro e na conservação. Exemplos: CDs, DVDs, pen drives, fitas de vídeo, discos de vinil, fotografias, microfilmes e slides. Como o suporte é frágil ou exige equipamento para leitura, é preciso cuidar de temperatura e manuseio para não perder os dados de um CD ou de uma fita magnética.

Arquivo especializado = área especializada

O arquivo especializado é definido pelo assunto ou campo do conhecimento. Ele custodia documentos resultantes da experiência humana em um campo específico, independentemente da forma física. Exemplos: arquivos médicos (hospitalares), de engenharia, de imprensa e jurídicos. Um arquivo médico é especializado porque trata de saúde, sejam fichas de papel ou radiografias (suporte especial): a especialidade está no conteúdo intelectual.

Como diferenciar arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação?

Para fechar o entendimento da classificação, é preciso saber o que não é arquivo. Arquivo, biblioteca e museu são instituições de memória, com objetivos e formas de acumulação diferentes.

Arquivo não é coleção

Esta é a regra de ouro. Os documentos do arquivo nascem das atividades da instituição: ninguém compra um ofício ou um memorando para guardar no arquivo. A biblioteca, ao contrário, faz uma seleção consciente e reúne exemplares de várias editoras e autores. O museu também adquire peças e pode ter documentos, mas eles são tratados como peças de coleção ou como apoio para entender os objetos.

"O arquivo é um órgão colecionador, pois reúne documentos de diversas fontes."

A afirmação está errada. O arquivo acumula documentos de forma orgânica, a partir de uma fonte geradora única. Quem coleciona são a biblioteca, o museu e o centro de documentação.

O que memorizar sobre a classificação dos arquivos?

Estas associações rápidas ajudam a evitar as cascas de banana das questões:

• Entidade mantenedora: público (governo), institucional (igreja ou escola), comercial (empresa) e pessoal (indivíduo ou família).

• Estágio de evolução: corrente tem uso frequente e fica perto do chefe; intermediário tem uso baixo, espera a destinação e fica longe do escritório; permanente tem valor histórico e nunca é eliminado.

• Atuação: setorial (no setor) e central (reúne os setoriais), ambos na fase corrente.

• Natureza: especial é suporte diferente (fita, foto); especializado é assunto médico ou técnico.

• Arquivo x biblioteca: arquivo é natural, orgânico e não coleciona; biblioteca é cultural e coleciona.

Para saber o que acontece com cada documento ao fim da fase corrente, veja a tabela de temporalidade de documentos.

Com a classificação dominada, o próximo passo é a gestão de documentos, que organiza todo o ciclo vital.

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Referências Bibliográficas

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: texto da Lei 8.159/1991 no Planalto.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Perguntas Frequentes sobre Classificação dos Arquivos

Quais são os tipos de arquivos?

Depende do critério. Pela entidade mantenedora, são quatro: públicos, institucionais, comerciais e familiares ou pessoais. Pelo estágio de evolução, são três: corrente, intermediário e permanente.

O arquivo central cuida do arquivo intermediário?

Não. Na classificação por extensão de atuação, o arquivo central reúne e centraliza os documentos correntes de vários setores, assim como o setorial.

Arquivo especial é o mesmo que arquivo especializado?

Não. O arquivo especial é definido pelo suporte dos documentos (fitas, fotografias, microfilmes). O especializado é definido pela área do conhecimento (medicina, engenharia, direito).

O arquivo pode ser considerado uma coleção?

Não. O arquivo acumula documentos de forma natural e orgânica, a partir das atividades da instituição produtora. Coleção é característica de biblioteca, museu e centro de documentação.