Classificação dos documentos

Classificação dos Documentos na Arquivologia: O Guia Completo para Concursos

Se você está estudando Arquivologia para concursos ou simplesmente deseja organizar melhor a massa documental da sua instituição, já deve ter percebido que a organização não ocorre por acaso. Para que um documento seja encontrado no momento certo e preservado adequadamente, ele precisa ser classificado.

A classificação dos documentos é um dos temas mais recorrentes em provas e uma das bases para a gestão documental eficiente. Diferente da classificação dos arquivos (que foca na instituição), aqui olhamos para a unidade: o documento em si.

Neste guia completo, vamos desmistificar os critérios de classificação mais cobrados: gênero, forma, formato, espécie, tipologia e natureza do assunto. Vamos usar uma linguagem simples e exemplos práticos para que você nunca mais confunda esses conceitos.

1. Classificação quanto ao Gênero Documental

Esta é, sem dúvida, a categoria campeã de "pegadinhas" em provas. O gênero documental refere-se à reunião de documentos que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte (o material físico) e a forma como a informação é registrada.

Segundo a teoria arquivística, o gênero se subdivide em sete tipos principais. É crucial que você entenda a diferença entre eles, pois as bancas adoram trocar o conceito de um pelo nome do outro.

Documento Textual (ou Escrito)

É o mais comum no dia a dia administrativo. São documentos que utilizam a linguagem escrita como principal forma de comunicação.

• Exemplos: Documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Um ofício, um relatório impresso ou uma carta são exemplos clássicos. Mesmo que você imprima um slide de apresentação, ele se torna um documento textual no momento da impressão.

Documento Iconográfico

Aqui temos uma distinção importante. O termo "ícone" remete à imagem. Portanto, documentos iconográficos são aqueles em suportes sintéticos contendo imagens estáticas.

• O segredo para memorizar: Pense em uma fotografia revelada. Sabe aquela foto que você coloca no porta-retrato ou a imagem do órgão público dos seus sonhos que você cola na parede para se motivar? Isso é um documento iconográfico.

• Exemplos: Fotografias, desenhos, gravuras e cartazes.

Documento Filmográfico

Diferente do anterior, o gênero filmográfico trata das imagens em movimento. Se a imagem é estática, é iconográfico; se a imagem se mexe, é filmográfico.

• Exemplos: Películas cinematográficas, fitas de vídeo (VHS), filmes e gravações de vídeo digital. O vídeo que você assiste no YouTube, por exemplo, enquadra-se nesta categoria.

Documento Sonoro

Como o próprio nome sugere, são documentos cuja essência é o registro de som.

• Exemplos: Discos de vinil, fitas cassete, CDs de áudio e arquivos MP3. Nestes documentos, a informação principal é captada pela audição, contendo registros fonográficos com dimensões e rotações variáveis.

Documento Micrográfico

Este gênero é específico para documentos resultantes de processos de microrreprodução. É uma técnica usada para reduzir drasticamente o tamanho dos documentos originais para economizar espaço e garantir preservação.

• Exemplos: O microfilme e a microficha. Imagine um rolo de filme pequeno onde estão "fotografados" milhares de documentos textuais em tamanho minúsculo. Isso é um documento micrográfico.

Documento Cartográfico

Sempre que você ouvir "cartográfico", lembre-se de mapas. Este gênero abrange documentos que representam áreas geográficas ou espaciais em formatos e dimensões variáveis.

• Exemplos: Mapas, plantas arquitetônicas (como a planta da sua casa), plantas de engenharia e atlas.

• Atenção: Uma planta de engenharia não é um "desenho" (iconográfico) para fins de arquivologia; ela é um documento cartográfico devido à sua função de representação espacial.

Documento Informático ou Digital

São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

• Documento Digital: É aquele codificado em dígitos binários, acessível apenas por equipamentos eletrônicos.

• Exemplos: Um texto digitado no Word, uma planilha de Excel, um e-mail ou um banco de dados.

2. Forma vs. Formato: Entenda a Diferença

No senso comum, usamos as palavras "forma" e "formato" como sinônimos. Na Arquivologia, isso é um erro fatal. Eles possuem significados técnicos distintos e não podem ser confundidos.

Classificação quanto à Forma

A forma refere-se ao estágio de preparação e transmissão do documento. Pense no "grau de maturidade" daquele documento dentro do processo de criação. Existem basicamente três estágios principais:

1. Rascunho: É a redação preparatória. É aquele esboço inicial, cheio de correções, rasuras e anotações. É a "forma" provisória do documento.

2. Minuta: É uma prévia um pouco mais elaborada, um modelo do que será o documento final, mas ainda não é o definitivo.

3. Original: É a versão final, o documento produzido pela primeira vez na sua forma definitiva e apropriada para cumprir sua função.

4. Cópia: É a reprodução do original.

Portanto, se a prova perguntar sobre "original" ou "cópia", ela está falando da FORMA.

Classificação quanto ao Formato

O formato diz respeito à configuração física do suporte. É aquilo que você toca, a aparência externa do material, definida pela sua natureza e modo de confecção.

• Exemplos: Um livro, um caderno, uma folha avulsa, um cartaz, um mapa (enquanto objeto físico), um rolo de filme.

Resumo da Dica:

• Forma: Estágio (rascunho, original).

• Formato: Objeto físico (livro, folha, cartaz).

3. Espécie e Tipologia Documental

Esta é a parte mais técnica da classificação, mas existe uma "fórmula matemática" que facilita o entendimento.

O que é Espécie Documental?

Espécie é o modelo do documento. É a configuração que o documento assume de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. É o "esqueleto" ou o "layout" do documento.

• Exemplos: Certidão, Ata, Declaração, Ofício, Memorando, Relatório, Boletim, Contrato. Perceba que a palavra sozinha (ex: "Certidão") não diz sobre o que é o documento, apenas define sua estrutura jurídica ou administrativa.

O que é Tipologia Documental?

A tipologia é a espécie somada à função do documento. É a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

A Fórmula de Ouro: Tipologia = Espécie + Função (ou Atividade)

Vamos aplicar a fórmula:

• Espécie: Certidão

• Função: Provar o nascimento de alguém.

• Tipologia: Certidão de Nascimento.

Outros exemplos:

• Espécie: Boletim -> Tipologia: Boletim de Ocorrência ou Boletim de Frequência.

• Espécie: Declaração -> Tipologia: Declaração de Imposto de Renda.

• Espécie: Contrato -> Tipologia: Contrato de Prestação de Serviços.

Se a banca disser que "Carta, Ofício e Memorando são tipos documentais", a questão está errada. Eles são espécies. "Ofício de Requisição de Pessoal" seria o tipo.

4. Classificação quanto à Natureza do Assunto

Esta classificação é fundamental para entender quem pode ter acesso às informações. Ela é regida principalmente pela Lei de Acesso à Informação (LAI).

Os documentos dividem-se em dois grandes grupos quanto ao sigilo:

Documentos Ostensivos

Ostensivo significa "que se mostra", "evidente". São documentos cuja divulgação não prejudica a administração ou a sociedade.

• Regra Geral: Na administração pública, a publicidade é a regra. Portanto, a maioria dos documentos deve ser ostensiva, de livre acesso ao público.

Documentos Sigilosos

São a exceção. Documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito. Eles requerem medidas especiais de salvaguarda (proteção) para sua custódia e divulgação. O acesso é restrito porque a divulgação pode colocar em risco a segurança da sociedade e do Estado.

Graus de Sigilo (Reservado, Secreto e Ultrassecreto)

Um documento não pode ser sigiloso para sempre. A LAI define prazos máximos de restrição de acesso baseados na sensibilidade da informação.

Para memorizar os prazos, utilize a técnica da terminação em "5":

1. Reservado: É o grau mais baixo de sigilo.

    ◦ Prazo máximo de sigilo: Até 5 anos.

2. Secreto: Grau intermediário.

    ◦ Prazo máximo de sigilo: Até 15 anos.

3. Ultrassecreto: Grau máximo de sigilo.

    ◦ Prazo máximo de sigilo: Até 25 anos.

Lembre-se: Esses são os prazos máximos. A autoridade competente pode definir um prazo menor, mas nunca superior ao estabelecido em lei.

Importante: Antigamente existia o grau "Confidencial" (10 anos), mas ele não existe mais na legislação atual (Lei 12.527/2011). Se aparecer em sua prova, é pegadinha antiga!

Conclusão e Dicas Finais

Dominar a classificação dos documentos é essencial para acertar questões de arquivologia em qualquer certame. As bancas exploram exaustivamente a confusão entre os gêneros (especialmente digital, iconográfico e cartográfico) e a distinção entre espécie e tipologia.

Ao estudar, tente visualizar os documentos. Quando ler "iconográfico", visualize a foto na parede. Quando ler "cartográfico", visualize a planta da sua casa. Quando ler "forma", pense no rascunho do seu texto. Essas associações mentais são poderosas na hora da prova.

Recapitulando os pontos-chave:

1. Gênero: Define-se pelo suporte e forma de registro (Textual, Iconográfico, Cartográfico, etc.).

2. Forma: Estágio de preparação (Rascunho, Original, Cópia).

3. Formato: Configuração física (Livro, Folha, Cartaz).

4. Tipologia: Espécie + Função (Ex: Certidão de Óbito).

5. Sigilo: Reservado (5 anos), Secreto (15 anos), Ultrassecreto (25 anos).

Mantenha esses conceitos frescos na memória e você garantirá pontos preciosos na sua aprovação.

Se você quer dominar a Arquivologia e a Classificação dos Documentos outros temas de concursos com facilidade, convidamos você a conhecer o nosso site com ferramentas incríveis para facilitar seus estudos em https://volitivo.com.br/ e, para colocar seu conhecimento em prática resolvendo questões grátis, use https://volitivo.com.br/questions.