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Classificação dos Documentos em Arquivologia para Concursos
Classificação dos documentos é o agrupamento dos documentos arquivísticos segundo critérios como gênero, forma, formato, espécie, tipologia e natureza do assunto. As bancas cobram os sete gêneros documentais, a diferença entre espécie e tipologia e os prazos de sigilo da LAI (5, 15 e 25 anos, Lei 12.527/2011).
Se você estuda Arquivologia para concursos ou precisa organizar a massa documental de uma instituição, já percebeu que a organização não acontece por acaso. Para um documento ser encontrado na hora certa e preservado do jeito certo, ele precisa ser classificado.
Índice
O que é a classificação dos documentos em Arquivologia?
Quais são os gêneros documentais?
Qual a diferença entre forma e formato?
Qual a diferença entre espécie e tipologia documental?
Como os documentos são classificados quanto à natureza do assunto?
Como memorizar a classificação dos documentos para a prova?
Perguntas Frequentes sobre Classificação dos Documentos
Prefere revisar em vídeo? Assista no canal do Volitivo no YouTube à aula sobre gênero, espécie e tipologia documental logo abaixo.
O que é a classificação dos documentos em Arquivologia?
A classificação dos documentos organiza cada documento pela sua própria natureza: o suporte em que a informação foi registrada, o estágio de preparação, a aparência física, o modelo, a atividade que o gerou e o grau de acesso. É um dos temas mais recorrentes em provas de Arquivologia e uma das bases da gestão de documentos.
Não confunda com a classificação dos arquivos, que olha para a instituição e para as idades do arquivo. Aqui o foco é a unidade: o documento em si. Pela Lei 8.159/1991, arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação.
A tabela abaixo reúne os seis critérios que as bancas mais cobram. Cada um responde a uma pergunta diferente sobre o mesmo documento.
Critério | O que define | Exemplos |
|---|---|---|
Gênero | Suporte e forma de registro da informação | Textual, iconográfico, sonoro |
Forma | Estágio de preparação e transmissão | Minuta, original, cópia |
Formato | Configuração física do suporte | Livro, folha avulsa, cartaz |
Espécie | Modelo do documento | Ata, ofício, certidão |
Tipologia | Espécie somada à função | Certidão de nascimento |
Natureza do assunto | Grau de acesso à informação | Ostensivo, sigiloso |
Quais são os gêneros documentais?
O gênero documental reúne os documentos que se parecem pelo suporte (o material físico) e pela forma como a informação é registrada. É a categoria campeã de pegadinhas, porque as bancas trocam o conceito de um gênero pelo nome de outro. A teoria arquivística o divide em sete tipos, e o post sobre classificação de documentos arquivísticos por gênero aprofunda cada um.
Documento Textual (ou Escrito)
É o gênero mais comum no dia a dia administrativo: documentos que usam a linguagem escrita como principal forma de comunicação. Entram aqui os manuscritos, datilografados e impressos, como um ofício, um relatório impresso ou uma carta. Até o slide de uma apresentação vira documento textual no momento em que é impresso.
Documento Iconográfico
O termo "ícone" remete à imagem. Documentos iconográficos são os que trazem imagens estáticas em suportes sintéticos, como fotografias, desenhos, gravuras e cartazes. Para memorizar, pense na fotografia revelada que você prende no porta-retrato ou na parede, com a imagem do órgão público dos seus sonhos.
Documento Filmográfico
A diferença para o anterior está no movimento: se a imagem é estática, é iconográfico; se a imagem se mexe, é filmográfico. Exemplos: películas cinematográficas, fitas de vídeo (VHS), filmes e gravações de vídeo digital. O vídeo que você assiste no YouTube, por exemplo, se enquadra aqui.
Documento Sonoro
Como o nome sugere, são os documentos cuja informação principal é o registro de som, captado pela audição. Exemplos: discos de vinil, fitas cassete, CDs de áudio e arquivos MP3.
Documento Micrográfico
Gênero específico dos documentos resultantes de microrreprodução, técnica que reduz drasticamente o tamanho dos originais para economizar espaço e garantir preservação. São exemplos o microfilme e a microficha: imagine um pequeno rolo de filme que guarda milhares de documentos textuais "fotografados" em tamanho minúsculo. Veja mais no post sobre microfilmagem em Arquivologia.
Documento Cartográfico
Sempre que ler "cartográfico", pense em mapas. O gênero abrange documentos que representam áreas geográficas ou espaciais, em formatos e dimensões variáveis: mapas, plantas arquitetônicas, plantas de engenharia e atlas. Atenção a esta pegadinha clássica:
"A planta de engenharia é um documento iconográfico, pois é um desenho."
A afirmação está errada. Para a Arquivologia, a planta de engenharia não é um simples desenho. Ela é um documento cartográfico, pela sua função de representar o espaço.
Documento Informático ou Digital
São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. O documento digital é aquele codificado em dígitos binários, acessível apenas por equipamentos eletrônicos. Exemplos: um texto digitado no Word, uma planilha de Excel, um e-mail e um banco de dados.
Qual a diferença entre forma e formato?
No senso comum, forma e formato são sinônimos. Na Arquivologia, tratar os dois como iguais é erro grave, porque cada um tem significado técnico próprio. O post sobre suporte, forma e formato em Arquivologia detalha a diferença.
Classificação quanto à Forma
A forma é o estágio de preparação e transmissão do documento, uma espécie de grau de maturidade dentro do processo de criação. Os estágios mais citados em prova são quatro:
Rascunho: redação preparatória, o esboço inicial cheio de correções, rasuras e anotações. É a forma provisória do documento.
Minuta: versão mais elaborada, um modelo do documento final, mas ainda não definitivo.
Original: primeira versão definitiva, apropriada para cumprir a função do documento.
Cópia: reprodução do original.
Portanto, se a prova perguntar sobre original ou cópia, ela está falando de forma.
Classificação quanto ao Formato
O formato é a configuração física do suporte: aquilo em que você toca, a aparência externa do material, definida pela sua natureza e pelo modo de confecção. Exemplos: livro, caderno, folha avulsa, cartaz, mapa (como objeto físico) e rolo de filme.
Para fixar: forma é estágio (rascunho, original); formato é objeto físico (livro, folha, cartaz).
Qual a diferença entre espécie e tipologia documental?
Esta é a parte mais técnica da classificação, mas existe uma fórmula que facilita o entendimento. Para ir além, leia o post sobre espécie e tipologia documental.
O que é Espécie Documental?
A espécie documental é o modelo do documento: a configuração que ele assume conforme a disposição e a natureza das informações nele contidas. Pense no esqueleto ou no layout. Exemplos: certidão, ata, declaração, ofício, memorando, relatório, boletim e contrato. A palavra sozinha ("certidão") não diz sobre o que é o documento, apenas define sua estrutura jurídica ou administrativa.
O que é Tipologia Documental?
A tipologia documental é a espécie somada à função: a configuração que uma espécie assume de acordo com a atividade que a gerou. A fórmula de ouro é Tipologia = Espécie + Função (ou Atividade).
Aplicando a fórmula: a espécie certidão, com a função de provar o nascimento de alguém, resulta na tipologia certidão de nascimento. Outros exemplos: a espécie boletim vira boletim de ocorrência ou boletim de frequência; a declaração vira declaração de imposto de renda; o contrato vira contrato de prestação de serviços.
"Carta, ofício e memorando são tipos documentais."
A afirmação está errada. Carta, ofício e memorando são espécies. Um tipo documental seria, por exemplo, "ofício de requisição de pessoal", pois soma a espécie à função.
Como os documentos são classificados quanto à natureza do assunto?
Esta classificação define quem pode ter acesso às informações e é regida principalmente pela Lei de Acesso à Informação (LAI), a Lei 12.527/2011, regulamentada no Poder Executivo federal pelo Decreto 7.724/2012.
Os documentos se dividem em dois grandes grupos quanto ao sigilo: ostensivos e sigilosos.
Documentos Ostensivos
Ostensivo significa "que se mostra", evidente. São documentos cuja divulgação não prejudica a administração nem a sociedade. A regra geral na administração pública é a publicidade; portanto, a maioria dos documentos deve ser ostensiva e de livre acesso ao público.
Documentos Sigilosos
São a exceção: documentos que, por sua natureza, devem ter conhecimento restrito e exigem medidas especiais de salvaguarda (proteção) na custódia e na divulgação. O acesso é restrito porque a divulgação pode colocar em risco a segurança da sociedade e do Estado.
Graus de Sigilo (Reservado, Secreto e Ultrassecreto)
Um documento não fica sigiloso para sempre. A LAI (art. 24) define prazos máximos de restrição de acesso conforme a sensibilidade da informação. Para memorizar, use a técnica da terminação em 5:
Reservado: grau mais baixo de sigilo, com prazo máximo de até 5 anos.
Secreto: grau intermediário, com prazo máximo de até 15 anos.
Ultrassecreto: grau máximo de sigilo, com prazo máximo de até 25 anos.
Lembre-se: esses são os prazos máximos. A autoridade competente pode definir um prazo menor, mas nunca superior ao previsto em lei.
Atenção a uma pegadinha antiga: o grau "confidencial" (10 anos) existia na legislação anterior, mas não existe mais na legislação atual (Lei 12.527/2011).
Como memorizar a classificação dos documentos para a prova?
Dominar a classificação dos documentos rende pontos em qualquer prova de Arquivologia. As bancas exploram a confusão entre os gêneros (principalmente digital, iconográfico e cartográfico) e a distinção entre espécie e tipologia. Por isso, tente visualizar cada conceito: ao ler "iconográfico", imagine a foto na parede; ao ler "cartográfico", a planta da sua casa; ao ler "forma", o rascunho do seu texto.
Para a revisão final, guarde o que mais cai: o gênero se define pelo suporte e pela forma de registro; a forma é o estágio de preparação; o formato é a configuração física; a tipologia é a espécie somada à função; e o sigilo tem três graus, reservado (5 anos), secreto (15 anos) e ultrassecreto (25 anos).
Para continuar, veja o guia completo de Arquivologia para concursos e o post sobre gestão de documentos. Para estudar com mais ferramentas, conheça a plataforma de estudos do Volitivo, resolva questões gratuitas de Arquivologia e explore o material de apoio para concursos.
Referências Bibliográficas
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação). Presidência da República.
Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 (regulamenta a Lei de Acesso à Informação). Presidência da República.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados). Presidência da República.
Perguntas Frequentes sobre Classificação dos Documentos
Quais são as classificações de documentos?
Os seis critérios mais cobrados são gênero, forma, formato, espécie, tipologia e natureza do assunto. Cada um responde a uma pergunta: em que suporte a informação foi registrada, em que estágio o documento está, qual é o seu aspecto físico, qual é o seu modelo, que atividade o gerou e quem pode acessá-lo.
Quais são os gêneros documentais?
São sete: textual, iconográfico, filmográfico, sonoro, micrográfico, cartográfico e informático (digital).
Qual a diferença entre espécie e tipo documental?
A espécie é o modelo do documento (ofício, certidão, ata). O tipo, ou tipologia, é a espécie somada à função: ofício de requisição de pessoal, certidão de nascimento, ata de reunião.
Qual o prazo máximo de sigilo de cada grau?
Reservado: 5 anos. Secreto: 15 anos. Ultrassecreto: 25 anos, contados a partir da data de produção do documento (Lei 12.527/2011, art. 24).
O grau confidencial ainda existe?
Não. O grau confidencial (10 anos) pertencia à legislação anterior e não consta da Lei de Acesso à Informação. Se uma questão o apresentar como grau de sigilo atual, ela está errada.