Suporte, Forma e Formato em Arquivologia: Resumo Completo

Suporte, forma e formato são conceitos arquivísticos que indicam o material do documento, sua configuração física e seu estágio de preparação. Neste resumo para concursos, você verá os 6 suportes, os 6 formatos e as 4 formas mais cobradas (definições do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Arquivo Nacional, 2005).

No dia a dia, as pessoas usam "formato" para tudo: formato de rascunho, formato de livro, formato PDF. Na Arquivologia, cada palavra tem um sentido técnico próprio, e as bancas exploram justamente essa confusão. Saber separar do que o documento é feito, como ele se apresenta fisicamente e em que estágio de criação ele está garante pontos fáceis na prova e evita erros na rotina de quem trabalha com arquivos.

Índice

O que são suporte, forma e formato em Arquivologia?

O que é o suporte de um documento?

O que é formato em Arquivologia?

O que é a forma documental?

Como não confundir forma e formato nas provas?

Como os conceitos funcionam no documento digital?

Como revisar suporte, forma e formato antes da prova?

Referências Bibliográficas

Perguntas Frequentes

Prefere revisar em vídeo? Assista à aula abaixo, do canal do Volitivo no YouTube, com os três conceitos explicados de forma direta e com exemplos de questões.

O que são suporte, forma e formato em Arquivologia?

Todo documento de arquivo pode ser descrito por três perguntas diferentes. A primeira é do que ele é feito: essa resposta é o suporte. A segunda é que configuração física ele assume: essa resposta é o formato. A terceira é em que estágio de preparação e transmissão ele está: essa resposta é a forma.

As definições oficiais vêm do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), publicado pelo Arquivo Nacional, e são reproduzidas quase palavra por palavra pelas bancas. Por isso vale decorar a ideia central de cada termo e, principalmente, os exemplos de cada grupo, que é onde as questões costumam trocar as peças.

Um mesmo documento reúne as três características ao mesmo tempo. Um ofício assinado, impresso em papel A4, tem como suporte o papel, como formato a folha e como forma o original. Se esse ofício for microfilmado, o novo exemplar terá como suporte a película, como formato o rolo de filme e como forma a cópia.

O que é o suporte de um documento?

O suporte é o material, a base física, que recebe o registro da informação. Sem ele, a informação não sai do campo das ideias e não pode ser guardada, consultada ou provada. Ao longo da história, o registro passou por pedra, argila, pergaminho e papel até chegar aos discos e memórias eletrônicas usados hoje.

Conhecer o suporte é o primeiro passo para conservar o acervo, porque cada material reage de um jeito à luz, à umidade, à temperatura e ao manuseio. Essa é a lógica do diagnóstico de preservação e conservação, que começa justamente identificando os suportes existentes no arquivo e os riscos de cada um.

Quais são os principais suportes documentais?

• Papel: o suporte mais tradicional da administração pública e privada. Feito de celulose, exige cuidado com umidade, acidez, fungos e insetos.

• Película fotográfica: usada para fotografias, filmes e na microfilmagem de documentos, em rolos e microfichas.

• Metal: menos comum no escritório, aparece em placas, medalhas e moedas de acervos especiais, com grande durabilidade.

• Discos ópticos: CDs e DVDs, gravados por feixe de laser e muito usados para guardar volumes médios de dados.

• Discos magnéticos: os HDs dos computadores e servidores, que registram dados por meio de propriedades magnéticas.

• Memórias de estado sólido: pendrives, cartões SD e SSDs, dispositivos sem partes móveis que gravam os dados em circuitos integrados.

Seja orgânico como o papel ou eletrônico como o HD, o suporte é sempre a matéria que recebe o registro. Ele não diz nada sobre o conteúdo do documento, nem sobre o estágio em que o texto se encontra.

Atenção a uma confusão comum: suporte não é gênero documental. O gênero indica a forma de expressão da informação (textual, iconográfico, cartográfico, audiovisual, sonoro, micrográfico, informático). A classificação de documentos por gênero olha para a linguagem do registro, enquanto o suporte olha para o material. Um documento textual pode estar em papel ou em HD, e o gênero continua o mesmo.

O que é formato em Arquivologia?

O formato é a configuração física que o suporte assume, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Se o suporte é a matéria-prima, o formato é a "embalagem" que ela recebeu: o papel pode virar uma folha avulsa, um caderno, um livro encadernado ou um cartaz.

Uma boa comparação é pensar no suporte como o tecido e no formato como a roupa pronta. Você não arquiva "papel" de modo genérico, e sim uma folha, um livro ou uma planta. O formato é aquilo que se pode tocar e medir: dimensões, corte, dobra, encadernação.

Na prática, o formato define o mobiliário e o tipo de guarda. Folhas vão para pastas suspensas em gavetas, livros ficam em estantes e plantas grandes pedem mapotecas, o que se liga aos tipos de arquivamento vertical e horizontal cobrados nas provas.

Quais são os exemplos de formato mais cobrados?

• Folha: a configuração mais simples do papel, plana e retangular, onde ficam ofícios, memorandos e certidões.

• Caderno: conjunto de folhas presas por costura ou espiral, comum em anotações e registros sequenciais.

• Livro: várias folhas encadernadas e protegidas por capa, com lombada, guardado em estantes.

• Cartaz: peça plana de grandes proporções, feita para ser afixada e exibir informação ao público.

• Planta: formato amplo de desenhos de engenharia e arquitetura, que exige guarda horizontal para evitar vincos.

• Rolo de filme: configuração cilíndrica da película fotográfica, como o rolo de microfilme.

O DBTA também cita outros formatos, como o diapositivo (slide) e o mapa. Em todos os casos, o formato nunca trata do conteúdo do texto nem da sua validade jurídica, apenas da configuração física do suporte.

O que é a forma documental?

A forma documental é o estágio de preparação e de transmissão do documento. Diferente do formato, que é físico, a forma é um status: ela mostra em que momento da sua criação o documento está. Ele ainda está sendo escrito? Já foi revisado e aguarda aprovação? Já foi assinado e enviado? Ou é a reprodução de algo que já existia?

Também não confunda forma com espécie. A espécie é a configuração do documento segundo a disposição e a natureza das informações (ofício, ata, certidão, requerimento), tema explicado no post sobre espécie e tipologia documental. Um ofício (espécie) pode estar na forma de minuta, de original ou de cópia.

As quatro formas cobradas em prova são rascunho, minuta, original e cópia, nessa ordem de avanço.

Rascunho

O rascunho é a redação preparatória, sujeita a rasuras. É a fase em que as ideias estão sendo organizadas, com palavras riscadas, setas na margem e correções improvisadas. Ele mostra a origem do pensamento do autor, mas ainda não tem valor de documento transmitido.

Minuta

A minuta é a versão preliminar de um documento, já redigida na estrutura adequada, mas ainda sujeita a aprovação. Ela é um texto limpo, sem os rabiscos do rascunho. Pense no ofício digitado e impresso que fica na mesa do diretor esperando a leitura: enquanto ele não aprova e assina, o texto continua na forma de minuta.

A diferença entre rascunho e minuta é a mais explorada pelas bancas. Rascunho tem rasuras e é preparatório; minuta é limpa, mas ainda depende de aprovação.

Documento original

O documento original é o primeiro documento completo e efetivo, produzido na sua versão final. É nessa forma que ele recebe os elementos de validação, como assinatura, carimbo, selo ou assinatura digital. Quando a minuta é aprovada e transmitida ao destinatário, ela passa à forma de original, que é a prova primária do ato.

Cópia

A cópia é o resultado da reprodução de um documento. Pode ser uma fotocópia, uma transcrição, uma reprodução fotográfica ou um arquivo digital duplicado. Ela costuma servir para distribuir a informação entre setores ou como reserva de segurança.

Sem autenticação, a cópia não tem a mesma força de prova do original, o que se relaciona com o valor primário e secundário dos documentos. Ainda assim, ela tem uso amplo na tramitação interna e na difusão do acervo.

Como não confundir forma e formato nas provas?

O senso comum usa "formato" para tudo, e as bancas aproveitam isso. A regra para não errar é simples: formato é físico (folha, livro, cartaz, planta, rolo de filme) e forma é o estágio (rascunho, minuta, original, cópia). Se o termo descreve algo que se pode medir, é formato; se descreve a fase do documento, é forma.

"Rascunho e cópia são exemplos de formatos documentais."

A afirmação está errada. Rascunho e cópia indicam o estágio de preparação e transmissão do documento, ou seja, são formas. Exemplos corretos de formato seriam folha, caderno, livro ou rolo de filme.

"O microfilme de um processo tem como suporte a película, como formato o rolo de filme e como forma a cópia."

A afirmação está certa. A película é o material, o rolo é a configuração física desse material e, por ser reprodução de um original, o microfilme está na forma de cópia.

Uma dica rápida para a hora da prova: monte mentalmente a frase "suporte (do que é feito), formato (como se apresenta), forma (em que fase está)" e encaixe cada exemplo da questão no grupo certo. Se um item aparecer em grupo trocado, a alternativa está errada.

Como os conceitos funcionam no documento digital?

Com os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e os processos eletrônicos, os três conceitos continuam valendo. O suporte passou a ser, em grande parte, o disco magnético, o SSD e os discos ópticos dos servidores e data centers.

No ambiente digital, o formato costuma ser associado ao formato de arquivo, como PDF, DOCX ou JPG, ou seja, à configuração lógica que permite ler o conteúdo. As extensões de arquivo DOCX, PDF e JPG são o exemplo mais visível dessa ideia.

A forma também aparece nos sistemas de processo eletrônico. O texto que ainda está sendo editado e não foi assinado funciona como minuta; depois da assinatura eletrônica, o documento passa a ser o original. Essa validação costuma usar a assinatura digital com certificado, que garante autoria e integridade. Se alguém baixa o arquivo assinado para o próprio computador, o que fica salvo é uma cópia.

A tecnologia mudou os materiais e as ferramentas, mas a lógica arquivística é a mesma: identificar o material, a configuração e o estágio de cada documento.

Como revisar suporte, forma e formato antes da prova?

Revise os três grupos de exemplos (suporte, formato e forma) e treine trocando os itens de lugar até reconhecer a pegadinha de imediato. Para ver como esses conceitos entram no conjunto da disciplina, consulte o guia completo de Arquivologia para concursos, o resumo de gestão de documentos e a teoria das três idades.

Depois, fixe o conteúdo com questões gratuitas de Arquivologia, explore a plataforma de estudos do Volitivo e acesse todo o material de apoio para concursos.

Referências Bibliográficas

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.

Perguntas Frequentes sobre Suporte, Forma e Formato

Qual a diferença entre suporte e formato?

Suporte é o material em que a informação é registrada, como papel ou película. Formato é a configuração física que esse material assume, como folha, livro ou rolo de filme.

Quais são as formas do documento?

São quatro: rascunho, minuta, original e cópia. Elas indicam o estágio de preparação e de transmissão do documento.

Qual a diferença entre rascunho e minuta?

O rascunho é a redação preparatória, sujeita a rasuras. A minuta é a versão preliminar já limpa e estruturada, que ainda depende de aprovação.

PDF é formato ou suporte?

PDF é um formato de arquivo digital. O suporte é o dispositivo onde ele está gravado, como um HD, um SSD ou um pendrive.