Espécie e Tipologia Documental: Diferenças e Exemplos

Espécie e tipologia documental são conceitos da Arquivologia que separam o formato do documento (ata, ofício, certidão) da função que o gerou. A regra cobrada pelas bancas é simples e vale para qualquer prova (Tipologia = Espécie + Função, como em "certidão de nascimento").

Quem estuda Arquivologia para concursos encontra essa dupla em quase toda prova. A confusão é previsível: os dois termos falam do mesmo documento, mas olham para ele de ângulos diferentes. A espécie descreve a "casca", isto é, a forma e a disposição das informações; a tipologia descreve o "recheio", a atividade administrativa que fez o documento nascer.

Índice

Qual a diferença entre espécie e tipologia documental?

O que é espécie documental?

O que é tipologia documental?

Como as bancas cobram espécie e tipologia documental?

Por que a tipologia documental importa na gestão de documentos?

Como fixar espécie e tipologia documental de vez?

Perguntas Frequentes sobre Espécie e Tipologia Documental

Prefere revisar em vídeo? A aula abaixo, do canal do Volitivo no YouTube, resume espécie e tipo documental com os exemplos que mais caem em prova.

Qual a diferença entre espécie e tipologia documental?

A espécie documental é a configuração que o documento assume conforme a disposição e a natureza das informações nele contidas. A tipologia documental (ou tipo documental) é essa mesma espécie quando aplicada à atividade concreta que a gerou. Em outras palavras, a espécie responde "que formato é este?", e a tipologia responde "para que este documento foi produzido?".

Os dois conceitos ocupam degraus vizinhos de uma mesma escada. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a espécie é uma divisão do gênero documental, e o tipo é uma divisão da espécie. Por isso, antes de separar espécie e tipo, convém ter claro o que é a classificação de documentos por gênero (textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, entre outros).

O que é espécie documental?

A espécie é a base morfológica do documento, o seu desenho. A posição da data, o lugar das assinaturas, o cabeçalho, o vocativo e o grau de formalidade da linguagem indicam de imediato a qual espécie um papel pertence. É um conceito diferente de suporte, forma e formato, que tratam do material, do estágio de preparação e da configuração física do documento.

A marca mais fácil de reconhecer é o nome: a espécie aparece sempre como palavra isolada ou nome genérico. Ela informa o formato do registro, mas não diz de que assunto ele trata nem qual setor o produziu.

Quais são os exemplos clássicos de espécies documentais?

Os nomes abaixo representam apenas a estrutura do documento, sem revelar o conteúdo funcional:

• Ata: registro do que ocorreu em reunião ou assembleia, redigido de forma contínua, sem parágrafos nem espaços em branco, para impedir inserções posteriores.

• Certidão: documento que reproduz ou atesta um fato registrado em livros, processos ou sistemas oficiais.

• Declaração: documento em que alguém afirma um fato ou situação sob sua responsabilidade.

• Ofício: comunicação oficial da administração pública, com numeração, data, vocativo e assinatura padronizados.

• Projeto: planejamento estruturado de uma ação futura.

• Relatório: exposição detalhada de fatos, atividades ou resultados de uma ação.

Uma "ata" sozinha não diz qual órgão a produziu nem o que foi discutido. Ela só desenha, na mente do leitor, um tipo de papel estruturado. A palavra isolada, portanto, é a espécie.

Como as espécies se agrupam pela natureza do ato?

Heloísa Bellotto, referência brasileira em diplomática, agrupa as espécies conforme a natureza do ato que as origina. Essa divisão ajuda a organizar grandes acervos e aparece em provas de nível superior:

• Atos normativos: fixam regras expedidas por autoridade, como decreto, portaria, resolução e ordem de serviço.

• Atos enunciativos: opinam ou esclarecem um assunto, como parecer, informação e relatório.

• Atos de assentamento: registram fatos ou ocorrências de forma oficial, como ata, termo e apostila.

• Atos comprobatórios: comprovam assentamentos ou fatos, como certidão, atestado e traslado.

• Atos de ajuste: formalizam acordos de vontade entre partes, como contrato, convênio e acordo.

• Atos de correspondência: comunicam e fazem cumprir ordens, como carta, ofício, memorando e circular.

O grupo dos atos de ajuste costuma ficar de fora de resumos rápidos, mas é cobrado em questões que pedem a lista completa de categorias. Repare que todos os exemplos da lista continuam sendo espécies: nenhum deles indica, sozinho, a atividade que gerou o documento.

O que é tipologia documental?

A tipologia documental, também chamada de tipo documental, é a configuração que uma espécie assume quando ligada à atividade que a gerou. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística a define como a divisão da espécie que reúne documentos por características comuns quanto à fórmula diplomática, à natureza do conteúdo ou à técnica de registro.

Na prática, é o momento em que o "desenho vazio" ganha utilidade dentro do órgão. Não se trata de uma ata qualquer, e sim da ata produzida na reunião do conselho administrativo. Não é uma declaração qualquer, e sim a declaração de rendimentos entregue à Receita Federal. A tipologia só existe porque uma função de uma instituição ou de uma pessoa obrigou aquele documento a nascer.

Tipologia = Espécie + Função: como aplicar a fórmula?

A regra mais usada em manuais e provas cabe em uma linha: Tipologia = Espécie + Função (ou atividade). Junte a palavra que define o formato à atividade que motivou o registro e você terá o tipo documental. Memorizar essa equação resolve a maior parte das questões sobre o tema, inclusive as que trocam a ordem das palavras para confundir o candidato.

Quais exemplos mostram a passagem da espécie à tipologia?

Veja como a palavra isolada ganha um complemento funcional:

Quando o complemento prático entra em cena ("de nascimento", "de imposto de renda", "de ocorrência"), o nome deixa de ser apenas físico e passa a mostrar o conteúdo funcional. É como se o documento ganhasse um sobrenome.

Como as bancas cobram espécie e tipologia documental?

O erro mais comum é trocar os rótulos: chamar de tipo o que é espécie e vice-versa. As assertivas abaixo reproduzem o padrão das provas.

"Carta, ofício, memorando e relatório são exemplos de tipos documentais."

A afirmação está errada. Nenhuma dessas palavras traz a função explícita. São nomes isolados e, portanto, exemplos de espécies documentais.

"O requerimento de informações é uma espécie documental."

A afirmação está errada. "Requerimento" sozinho é espécie. Ao acrescentar "de informações", a banca juntou a função, e o resultado passa a ser um tipo documental.

O raciocínio inverso também aparece. Uma assertiva que diga que a "portaria de instauração de inquérito" inclui-se entre os tipos documentais está certa: "portaria" sozinha seria espécie, mas com a atividade "instauração de inquérito" forma-se um tipo. Um teste rápido para a prova: se o nome responde apenas "o que é", trata-se de espécie; se responde também "para que serve", trata-se de tipo.

Por que a tipologia documental importa na gestão de documentos?

A distinção vai além da prova de múltipla escolha. Ela sustenta a gestão de documentos de qualquer órgão, porque é a tipologia que liga cada registro à função que o produziu.

Como a tipologia orienta a classificação?

Um plano de classificação funcional não organiza o acervo por espécie. Ninguém cria uma pasta chamada "Ofícios misturados". A classificação segue funções, subfunções e atividades, e na ponta dessa hierarquia está a tipologia documental.

É a tipologia que faz a "ata de reunião da diretoria" ficar com os documentos de gestão institucional, enquanto a "ata de reunião da CIPA" segue para o conjunto de recursos humanos e segurança do trabalho. Mesma espécie, funções diferentes, destinos diferentes.

Qual o papel da tipologia na Tabela de Temporalidade?

Na avaliação documental, a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) define quanto tempo cada conjunto permanece na fase corrente e na intermediária e qual será a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Os prazos nunca são fixados pela espécie. Não faz sentido dizer que "todas as certidões" ficam guardadas por cinco anos: uma certidão negativa de débito serve a uma comprovação temporária, enquanto o registro de nascimento protege direitos civis por toda a vida e tem guarda permanente.

A tipologia é a unidade sobre a qual recai a avaliação do valor primário e secundário dos documentos. Sem identificar o tipo documental, não há como calcular a temporalidade, e cresce o risco de eliminar um documento que deveria ser preservado como prova ou memória da instituição.

Como fixar espécie e tipologia documental de vez?

Guarde a imagem da roupa e do sobrenome: a espécie é a roupagem, o nome genérico e o esqueleto formal (ata, certidão, relatório, ofício); a tipologia é o documento já batizado pela função, segundo a equação Tipologia = Espécie + Função (certidão de nascimento, boletim de ocorrência).

Para encaixar o tema no restante da disciplina, revise o guia completo de Arquivologia para concursos.

Depois, veja a teoria das três idades dos documentos, que mostra o caminho do documento depois de classificado e avaliado.

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Referências Bibliográficas

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial, 2002.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (coord.). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo, 1996.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Perguntas Frequentes sobre Espécie e Tipologia Documental

Qual a diferença entre gênero, espécie e tipo documental?

O gênero agrupa documentos pelo sistema de signos usado no registro (textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, cartográfico, entre outros). A espécie é a divisão do gênero pelo formato (ata, ofício, certidão). O tipo é a divisão da espécie pela função (ata de reunião de conselho, certidão de nascimento).

Ofício é espécie ou tipo documental?

"Ofício", sozinho, é espécie documental. Ele vira tipo quando recebe o complemento da atividade que o gerou, como em "ofício de solicitação de informações".

Tipologia documental e tipo documental são a mesma coisa?

Nas provas, os dois termos costumam ser tratados como sinônimos. Em sentido técnico, porém, "tipologia" também designa o estudo dos tipos documentais, a chamada análise tipológica, enquanto "tipo" nomeia o documento já identificado.

Por que a TTD usa o tipo documental e não a espécie?

Porque o prazo de guarda depende da função do documento, e não do seu formato. Duas certidões podem ter destinos opostos: uma é eliminada após poucos anos e a outra é preservada para sempre.