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Gestão de Documentos: Fases, Ciclo Vital e Instrumentos
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária. O objetivo é decidir entre a eliminação e o recolhimento para guarda permanente, conforme a Lei 8.159/1991 (artigo 3º).
Saber produzir, tramitar, usar e destinar documentos é um dever legal da administração e um tema recorrente nas provas de Arquivologia. Este guia organiza as fases, a Teoria das Três Idades, os instrumentos técnicos e os sistemas digitais, com exemplos de como as bancas cobram cada ponto.
Índice
O que é gestão de documentos e para que ela serve?
Quais são as três fases da gestão documental?
Como a Teoria das Três Idades se relaciona com a gestão de documentos?
Quais instrumentos sustentam a gestão de documentos?
Como funciona a gestão de documentos digitais?
Quais são os níveis de aplicação e os benefícios da gestão documental?
Como aplicar a gestão de documentos na prática?
Perguntas Frequentes sobre Gestão de Documentos
Prefere revisar em vídeo? Assista à aula sobre gestão de documentos no canal do Volitivo no YouTube.
O que é gestão de documentos e para que ela serve?
De forma técnica, a gestão de documentos reúne os procedimentos que acompanham o documento da criação ao destino final. Ela deve ocorrer obrigatoriamente nas fases corrente e intermediária e persegue um objetivo claro: decidir se o documento será eliminado ou recolhido para a guarda permanente.
Gerir documentos significa garantir que a informação esteja disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível. A gestão é um instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e, acima de tudo, um elemento de prova e de informação para o cidadão.
Quais são as três fases da gestão documental?
Para facilitar o estudo, a doutrina arquivística divide a gestão de documentos em três fases: o documento é produzido, utilizado e, por fim, destinado. Guarde essa sequência, porque as bancas costumam trocar a ordem ou misturar as atividades de cada fase.
Fase | Foco | Atividades principais |
|---|---|---|
Produção | Racionalização: criar só o que é necessário | Gestão de formulários, normas de criação e otimização de recursos reprográficos e informáticos |
Utilização | Uso, controle e armazenamento | Protocolo, recuperação da informação e arquivamento |
Destinação | Definir o destino após a avaliação | Eliminação ou recolhimento para a guarda permanente |
Fase de produção
A produção é a elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou empresa. O foco é a racionalização: os gestores atuam para que sejam criados apenas os documentos necessários, evitando duplicidade e a emissão de vias desnecessárias.
As atividades dessa fase incluem:
Gestão de formulários.
Otimização de recursos reprográficos e informáticos.
Definição de normas e diretrizes para a criação de documentos.
Fase de utilização
Criado o documento, ele precisa cumprir a sua função. Esta fase envolve o controle, o uso e o armazenamento dos documentos necessários às atividades da instituição. É aqui que o fluxo documental fica mais intenso e exige controles rigorosos de protocolo na Arquivologia e de expedição.
As principais atividades são o protocolo (recebimento, classificação, registro e controle da tramitação), a recuperação da informação (garantir que o documento seja localizado com rapidez) e o arquivamento (guarda temporária enquanto o documento ainda é consultado com frequência).
Fase de destinação
É a fase final, em que se define o destino do documento depois de cumprida a sua função administrativa inicial. Com base em um processo de avaliação, há dois caminhos possíveis.
Eliminação: destruição física do documento que não possui valor histórico ou legal que justifique a guarda definitiva.
Recolhimento: envio do documento ao arquivo permanente, onde ele será preservado devido ao seu valor histórico ou cultural.
“A gestão de documentos abrange as três idades do arquivo, inclusive a fase permanente.”
A afirmação está errada. A Lei 8.159/1991 limita a gestão de documentos às fases corrente e intermediária. O arquivo permanente recebe tratamento próprio, voltado à preservação e ao acesso.
Como a Teoria das Três Idades se relaciona com a gestão de documentos?
A gestão de documentos é inseparável do ciclo vital dos documentos, também chamado de Teoria das Três Idades, que descreve a vida do documento de acordo com a frequência de uso e o valor que ele guarda.
Arquivo corrente (1ª idade)
O arquivo corrente reúne os documentos de uso frequente, em tramitação ou não, que possuem valor administrativo, jurídico, fiscal ou legal, o chamado valor primário. Eles ficam próximos dos setores produtores para facilitar a consulta rápida.
Arquivo intermediário (2ª idade)
Quando o uso do documento se torna pouco frequente, mas ele ainda precisa ser guardado por razões legais ou administrativas, ele passa ao arquivo intermediário. É uma fase de transição, em que o documento aguarda o cumprimento dos prazos para ser eliminado ou recolhido. A vantagem é a economia de espaço e de equipamentos em áreas nobres da administração.
Arquivo permanente (3ª idade)
No arquivo permanente, o documento já perdeu o valor administrativo original, mas ganhou valor secundário, de natureza histórica, científica ou informativa. Os documentos permanentes são inalienáveis e nunca devem ser eliminados. Eles passam a integrar o patrimônio cultural e devem ficar acessíveis a toda a sociedade.
“Documentos de valor permanente podem ser eliminados quando deixam de ser consultados.”
A afirmação está errada. Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. A eliminação só alcança os documentos sem valor histórico ou legal, depois de um processo de avaliação.
Prefere ver cada idade em vídeo? Assista às aulas de arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente no canal do Volitivo.
Quais instrumentos sustentam a gestão de documentos?
Para que a gestão funcione, o arquivista utiliza dois instrumentos técnicos principais, que as bancas costumam cobrar em conjunto:
Plano de Classificação de Documentos (PCD): é o esquema que distribui os documentos em classes e subclasses de acordo com as funções e atividades da instituição. Serve como o "mapa" para organizar e recuperar as informações.
Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): determina por quanto tempo o documento deve ficar no arquivo corrente e no intermediário e define a sua destinação final, eliminação ou guarda permanente.
Os prazos de guarda e os exemplos de aplicação da tabela estão detalhados em tabela de temporalidade de documentos.
Como funciona a gestão de documentos digitais?
Atualmente, a gestão não se limita ao papel. Os documentos nato-digitais exigem cuidados específicos por causa da obsolescência tecnológica e da facilidade de alteração dos dados.
Para garantir a autenticidade (identidade e integridade) dos documentos digitais, é preciso usar sistemas específicos. O SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) gere os documentos nas fases corrente e intermediária. O RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável) é o ambiente seguro para a preservação de longo prazo dos documentos de valor permanente.
Manter a cadeia de custódia ininterrupta é o que permite ao documento digital conservar o valor de prova legal no futuro. Sem ela, a autenticidade do documento pode ser questionada.
Quais são os níveis de aplicação e os benefícios da gestão documental?
A gestão documental não é um processo "tudo ou nada". Ela pode ser aplicada em diferentes níveis, de acordo com a maturidade da instituição:
Nível mínimo: programas de retenção e eliminação e procedimentos de recolhimento.
Nível intermediário: inclui o nível mínimo, além de gestão de formulários e de sistemas de arquivo corrente.
Nível máximo: envolve o controle total, com diretrizes administrativas, automação e gestão de telecomunicações.
Os principais benefícios de uma gestão bem feita são a redução da massa documental (estima-se que apenas 2% a 5% dos documentos produzidos devam ser guardados para sempre), o acesso ágil à informação, a transparência administrativa e o pleno exercício da cidadania.
Como aplicar a gestão de documentos na prática?
Aplicar a gestão de documentos é transformar o arquivo de um "depósito de papéis" em um centro estratégico de informações. Ao respeitar o ciclo vital e usar a tabela de temporalidade, a instituição ganha eficiência, segurança jurídica e economia de recursos.
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Referências Bibliográficas
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: política nacional de arquivos públicos e privados.
Conselho Nacional de Arquivos (Conarq): legislação e orientações arquivísticas.
Perguntas Frequentes sobre Gestão de Documentos
Quais são as fases da gestão de documentos?
São três: produção, utilização e destinação. Na produção se elaboram os documentos com racionalização, na utilização se controlam o uso e o armazenamento e na destinação se decide entre a eliminação e o recolhimento ao arquivo permanente.
Quais são os instrumentos da gestão de documentos?
Os dois instrumentos principais são o Plano de Classificação de Documentos (PCD), que organiza os documentos em classes e subclasses, e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que define os prazos de guarda e a destinação final.
Em quais idades do arquivo ocorre a gestão de documentos?
A gestão de documentos ocorre nas fases corrente e intermediária, conforme a Lei 8.159/1991. O arquivo permanente recebe tratamento próprio, voltado à preservação e ao acesso dos documentos de valor histórico.
O que é um sistema de gestão de documentos?
No ambiente digital, é o SIGAD, o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. Ele controla os documentos nas fases corrente e intermediária e ajuda a manter a autenticidade, ou seja, a identidade e a integridade da informação.