Gestão de Documentos

Gestão de Documentos: Organização e Eficiência Administrativa

A gestão de documentos é um dos pilares fundamentais para o funcionamento de qualquer instituição, seja ela pública ou privada. Em um mundo onde a produção de dados e informações cresce de forma exponencial, saber como criar, tramitar, usar e arquivar documentos não é apenas uma questão de organização, mas um dever estratégico e legal.

Neste artigo, vamos explorar detalhadamente o que envolve esse conjunto de procedimentos, as fases que compõem o ciclo de vida documental e como a aplicação correta dessas técnicas pode garantir transparência, economia e preservação da memória institucional.

O que é Gestão de Documentos?

De forma técnica, a gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. Esse processo deve ocorrer obrigatoriamente nas chamadas fases corrente e intermediária, visando um objetivo claro: decidir se o documento será eliminado ou recolhido para a guarda permanente.

Gerir documentos significa garantir que a informação esteja disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível. É um instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e, acima de tudo, um elemento de prova e informação para o cidadão.

As Fases da Gestão Documental

Para facilitar o entendimento e a aplicação prática, a doutrina arquivística divide a gestão de documentos em três fases principais. Um recurso comum para memorizar essas fases é a ideia de que o documento precisa ser produzido, utilizado e, por fim, destinado.

1. Fase de Produção

A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou empresa. O foco aqui é a racionalização. Os gestores devem atuar para que sejam criados apenas os documentos essenciais, evitando duplicidade e a emissão de vias desnecessárias.

Nesta etapa, as atividades incluem:

• Gestão de formulários.

• Otimização de recursos reprográficos e informáticos.

• Definição de normas e diretrizes para a criação de documentos.

2. Fase de Utilização e Conservação

Uma vez criado, o documento precisa cumprir sua função. Esta fase envolve o controle, o uso e o armazenamento dos documentos necessários para as atividades da instituição. É aqui que o fluxo documental se torna mais intenso, exigindo controles rigorosos de protocolo e expedição.

As principais atividades nesta fase são:

• Protocolo: recebimento, classificação, registro e controle da tramitação.

• Recuperação da informação: garantia de que o documento possa ser localizado rapidamente.

• Arquivamento: guarda temporária enquanto o documento ainda é consultado com frequência.

3. Fase de Destinação

Esta é a fase final da gestão, onde se define o destino do documento após ele cumprir sua função administrativa inicial. Com base em um processo de avaliação, decide-se por dois caminhos:

• Eliminação: Destruição física do documento que não possui valor histórico ou legal que justifique sua guarda definitiva.

• Recolhimento: Envio do documento para o arquivo permanente, onde ele será preservado para sempre devido ao seu valor histórico ou cultural.

A Teoria das Três Idades (Ciclo Vital)

O conceito de gestão de documentos é inseparável da Teoria das Três Idades, que descreve o ciclo de vida dos documentos de acordo com a sua frequência de uso e valor.

Arquivo Corrente (1ª Idade)

São os documentos de uso frequente, em tramitação ou não, que possuem valor administrativo, jurídico, fiscal ou legal (valor primário). Eles devem ficar próximos aos setores produtores para facilitar a consulta rápida.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Quando o uso do documento se torna pouco frequente, mas ele ainda precisa ser guardado por razões legais ou administrativas, ele vai para o arquivo intermediário. É uma fase de transição, onde o documento aguarda o cumprimento de prazos para ser eliminado ou recolhido. A vantagem aqui é a economia de espaço e equipamentos em áreas nobres da administração.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Nesta fase, o documento já perdeu seu valor administrativo original, mas ganhou valor secundário (histórico, científico ou informativo). Documentos permanentes são inalienáveis e nunca devem ser eliminados. Eles passam a pertencer ao patrimônio cultural e devem ser acessíveis a toda a sociedade.

Instrumentos Essenciais da Gestão Documental

Para que a gestão funcione, o arquivista utiliza dois instrumentos técnicos principais:

1. Plano de Classificação de Documentos (PCD): É o esquema que distribui os documentos em classes e subclasses de acordo com as funções e atividades da instituição. Ele serve como o "mapa" para organizar e recuperar as informações.

2. Tabela de Temporalidade (TTD): É o instrumento que determina por quanto tempo o documento deve ficar no arquivo corrente e no intermediário, além de definir sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Gestão de Documentos Digitais

Atualmente, a gestão não se limita ao papel. Os documentos nato-digitais exigem cuidados específicos devido à obsolescência tecnológica e à facilidade de alteração dos dados.

Para garantir a autenticidade (identidade e integridade) dos documentos digitais, é necessário utilizar sistemas específicos:

• SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos): Utilizado para gerir os documentos nas fases corrente e intermediária.

• RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável): Ambiente seguro para a preservação de longo prazo dos documentos de valor permanente.

Manter a cadeia de custódia ininterrupta é essencial para que um documento digital continue tendo valor de prova legal no futuro.

Objetivos e Níveis de Aplicação

A gestão documental não é um processo "tudo ou nada"; ela pode ser aplicada em diferentes níveis, dependendo da maturidade da instituição:

• Nível Mínimo: Programas de retenção e eliminação e procedimentos de recolhimento.

• Nível Intermediário: Inclui o nível mínimo, além de gestão de formulários e sistemas de arquivo corrente.

• Nível Máximo: Envolve o controle total, incluindo diretrizes administrativas, automação e gestão de telecomunicações.

Os grandes benefícios de uma gestão bem feita incluem a redução da massa documental (estima-se que apenas 2% a 5% dos documentos produzidos devem ser guardados para sempre), o acesso ágil à informação, a transparência administrativa e o pleno exercício da cidadania.

Conclusão

Implementar a gestão de documentos é transformar o arquivo de um "depósito de papéis" em um centro estratégico de informações. Através do respeito ao ciclo vital e do uso de tabelas de temporalidade, as instituições conseguem operar com mais eficiência, segurança jurídica e economia de recursos.

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