O Microsoft Excel é uma ferramenta indispensável no mundo atual, tanto no ambiente corporativo quanto nos concursos públicos. Dominar suas funções e atalhos deixou de ser um diferencial para se tornar um requisito obrigatório para a contratação e, consequentemente, para a aprovação em concursos. Este guia completo e didático foi elaborado para você, futuro servidor público, para desmistificar o Excel, cobrindo desde seus conceitos mais básicos até as funções mais complexas e as "pegadinhas" que as bancas examinadoras adoram aplicar. Prepare-se para estudar Excel de forma eficiente e conquistar a tão sonhada aprovação!
O Microsoft Office Excel, uma planilha eletrônica desenvolvida pela Microsoft, é um dos softwares mais utilizados e amados, fazendo parte da rotina de milhões de pessoas. Devido à sua vasta aplicação, o Excel é um assunto muito cobrado nas questões de informática em concursos públicos.
Sua importância reside na capacidade de permitir aos usuários a realização de operações algébricas simples, bem como a criação de planilhas inteligentes, automatizadas e com atualizações em tempo real. As ferramentas do Excel são versáteis e podem ser usadas por qualquer pessoa, desde um cozinheiro para organizar receitas, uma dona de casa para controlar finanças, até grandes empresas em áreas como administração, contabilidade, engenharia, marketing e comércio.
Além disso, a linguagem do Excel é universal, tornando-o essencial em diversas profissões. Para garantir a aprovação, é fundamental conhecer seus elementos e funcionalidades.
Para começar a dominar o Excel, é essencial compreender sua estrutura fundamental.
O Microsoft Excel é um editor de planilhas eletrônicas com uma interface intuitiva, que permite organizar, calcular e visualizar dados. É uma das soluções de planilhas de cálculo mais populares entre os usuários.
O software é estruturado em três elementos principais: células, linhas e colunas.
Linhas: São identificadas verticalmente por números que aumentam sequencialmente.
Colunas: São identificadas horizontalmente por letras que também aumentam sequencialmente.
Células: É o ponto de encontro entre uma linha e uma coluna. Por exemplo, a célula A1 é a primeira célula na primeira coluna (A) e na primeira linha (1). É no interior dessas células que os dados (números, palavras), fórmulas e funções do Excel são inseridos.
É comum haver confusão entre esses termos, mas entender a diferença é crucial para uma organização eficaz e para as questões de concurso.
Pasta de Trabalho (ou Arquivo do Excel): É o arquivo do Excel completo, o documento que você salva. Pense nela como uma pasta de documentos que contém diversos arquivos, que no caso do Excel são as planilhas. Quando você cria um novo documento, o Excel geralmente o nomeia como "Pasta1" por padrão. Uma pasta de trabalho pode ser salva com a extensão .xlsx (versão mais recente) ou .xls (versão antiga, até 2003).
Planilhas (ou Folhas de Cálculo): São os espaços de trabalho individuais dentro de uma pasta de trabalho, como folhas de papel dentro de um fichário. Elas são identificadas por abas na parte inferior do Excel, geralmente com nomes como "Plan1", "Plan2", etc.. Cada planilha pode conter dados independentes, cálculos e formatações diferentes, ou os dados podem ter relação entre si, permitindo organizar informações relacionadas a um projeto, como custos e receitas. É possível renomear essas abas para organizar o controle de dados, como "2017" para as vendas de um ano e "2018" para o ano seguinte.
Tabelas: Uma tabela é um conjunto de dados dentro de uma planilha que foi formatado de forma específica para facilitar a organização, análise e manipulação. Quando você formata um intervalo de células como tabela, o Excel aplica um estilo visual diferente e adiciona funcionalidades como filtros automaticamente nos cabeçalhos. As tabelas geram uma guia contextual especial, como "Ferramentas de Tabela" com a subguia "Design", que oferece opções para nomear a tabela, segmentar dados, remover duplicatas e converter para Tabela Dinâmica, entre outras. As tabelas funcionam independentemente do conjunto de dados e podem conter muitos dados.
As fórmulas e funções são os assuntos mais cobrados nas provas de concursos públicos. Entendê-los é um passo crucial para gabaritar o Excel.
Antes de inserir qualquer fórmula ou função, é necessário inserir o sinal "=". Sem ele, o programa não entenderá o conteúdo como um cálculo, mas sim como um texto, e a fórmula não será aplicada. Por exemplo, para somar o valor da célula A1 com o valor da célula B1, a fórmula seria "=A1+B1".
Embora frequentemente usados de forma intercambiável, há uma distinção:
Fórmulas: São equações que você cria para realizar cálculos. Podem usar referências a outras células, funções, operadores matemáticos, etc. Ex: =A1+B1.
Funções: São fórmulas predefinidas que o Excel já possui. Elas recebem entradas (argumentos) e retornam saídas (respostas), realizando cálculos usando valores fornecidos pelo usuário. As entradas podem ser o conteúdo de outras células, intervalos de células ou valores isolados.
Vamos explorar as funções essenciais, suas sintaxes e exemplos práticos, com foco nas "pegadinhas" de concurso.
Função SOMA ➕
O que faz: Soma valores individuais, valores de células ou um intervalo de valores.
Sintaxe: =SOMA(número1; [número2]; ...) ou =SOMA(intervalo).
Exemplos e Pegadinhas:
=SOMA(A2:A10): Soma todos os valores no intervalo de A2 até A10. O sinal ":" (dois pontos) indica um intervalo contínuo.
=SOMA(A2;A10): Soma apenas os valores das células A2 e A10. O sinal ";" (ponto e vírgula) indica valores isolados ou separação de argumentos.
=SOMA(A2:A10;2): Adiciona 2 à soma dos valores presentes no intervalo A2 a A10.
Cuidado: As provas adoram confundir o uso de dois pontos e ponto e vírgula.
Função MÉDIA
O que faz: Retorna a média aritmética entre dois ou mais valores. Ela soma os valores e divide pela quantidade de itens.
Sintaxe: =MÉDIA(número1; [número2]; ...).
Exemplos e Pegadinhas:
=MÉDIA(A2:A10): Retornará a média dos valores no intervalo A2 a A10.
=MÉDIA(A2;A10): Fará a média aritmética apenas entre as células A2 e A10.
Cuidado: Não confunda a função MÉDIA com a função MED, que estabelece a mediana entre os valores. Esta diferenciação é uma pegadinha costumeira em concursos.
Funções MÁXIMO e MÍNIMO ⬆⬇
O que fazem: Retornam o maior ou menor valor dentro de um conjunto de dados, respectivamente.
Sintaxe: =MÁXIMO(número1; [número2]; ...) e =MÍNIMO(número1; [número2]; ...).
Exemplos:
=MÁXIMO(A2:A10): Maior valor dentro deste intervalo.
=MÍNIMO(A2;A10): Menor valor das 2 células (A2 ou A10).
=MÁXIMO(A2:A10;A15;50): Maior valor comparando o número 50, com a célula A15 e o intervalo A2:A10.
Funções MAIOR e MENOR
O que fazem: Retornam o k-ésimo maior ou menor valor em um intervalo, ou seja, exigem que o usuário informe o "ranking" do valor desejado.
Exemplos e Pegadinhas:
=MAIOR(A2:A10;1): Informa o maior número no intervalo de A2 a A10 (equivalente a MÁXIMO).
=MAIOR(A2:A10;2): Informa o segundo maior número no intervalo de A2 a A10.
=MENOR(A2:A10;5): Retorna o quinto menor valor dentro do intervalo.
Cuidado: As bancas adoram confundir o candidato comparando MÁXIMO vs. MAIOR e MÍNIMO vs. MENOR. A função MÁXIMO retorna o maior valor absoluto, enquanto MAIOR exige um parâmetro adicional k para especificar qual maior valor (1º, 2º, etc.) se deseja. Essas funções não permitem a inserção de valores isoladamente, apenas intervalos.
Função SE
O que faz: Uma das funções mais importantes. Permite que o programador faça um ou mais testes lógicos. Se o teste for verdadeiro, retorna um valor; caso contrário, retorna outro valor.
Sintaxe: =SE(teste_lógico; [valor_se_verdadeiro]; [valor_se_falso]).
Exemplos:
=SE(A2>0;1;2): Verifica se o conteúdo da célula A2 é maior que zero. Se sim, retorna 1; caso contrário, retorna 2.
=SE(A2>10;"Aprovado";"Reprovado"): Se A2 for maior que 10, retorna "Aprovado", senão "Reprovado". Lembre-se de usar aspas duplas para textos nos argumentos verdadeiro/falso.
Função SE Aninhada (SE dentro de SE): Permite análises mais complexas, com múltiplas condições.
Exemplo: Se a nota do aluno (na célula A2) for >=7, retorna "A"; se for <7 mas >=4, retorna "B"; se for <4, retorna "C".
Fórmula: =SE(A2>=7;"A";SE(A2>=4;"B";"C")).
Explicação: Primeiro, verifica se A2 é >=7. Se sim, "A" e a função termina. Se não (ou seja, A2 é <7), então ele verifica a parte "falsa", que é SE(A2>=4;"B";"C"). Nesta segunda parte, se A2 for >=4, retorna "B"; caso contrário, retorna "C".
Função CONT.SE
O que faz: Retorna a quantidade de células em um intervalo que obedece a uma determinada condição.
Sintaxe: =CONT.SE(intervalo; critérios).
Exemplos:
=CONT.SE(A1:A5;"LARANJA"): Conta quantas vezes a palavra "laranja" se repete no intervalo de A1 a A5.
=CONT.SE(A1:A10;">10"): Conta quantas células no intervalo A1:A10 têm valores maiores que 10.
=CONT.SE(A2:A200;"furto"): Conta quantas vezes o crime de "furto" aparece registrado no intervalo A2:A200.
Função CONT.VALORES
O que faz: Diferente de CONT.SE, não exige uma condição. Retorna a quantidade de células não vazias em um intervalo fornecido.
Sintaxe: =CONT.VALORES(valor1; [valor2]; ...).
Exemplo: =CONT.VALORES(A1:A15): Retorna a quantidade de células não vazias no intervalo A1:A15.
Função PROCV
O que faz: Uma das funções mais cobradas e complexas. Realiza a busca de um valor em uma coluna (a coluna de pesquisa) e, ao encontrá-lo, retorna o conteúdo de outra coluna pertencente à mesma linha (a coluna de retorno).
Sintaxe: =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; num_indice_coluna; [correspondência_aproximada]).
valor_procurado: O valor que você quer encontrar.
matriz_tabela: O intervalo de células onde o PROCV buscará (a primeira coluna dessa matriz é sempre a coluna de busca).
num_indice_coluna: O número da coluna (dentro da matriz_tabela) de onde você quer que o valor seja retornado.
[correspondência_aproximada]: Um valor lógico (VERDADEIRO para correspondência aproximada, FALSO para correspondência exata). Em concursos, geralmente o FALSO é o mais comum, indicando uma busca exata.
Exemplos:
=PROCV("Leandro";A1:B5;2;FALSO): Busca pela palavra "Leandro" na primeira coluna do intervalo A1:B5 e, ao encontrar, retorna o valor da segunda coluna da matriz, na mesma linha.
=PROCV(4;A2:C6;2;FALSO): Busca o valor 4 na primeira coluna do intervalo A2:C6 e retorna o valor correspondente da segunda coluna.
=PROCV(101;A1:B100;2;FALSO): Localiza o código 101 na coluna A e retorna o nome do produto da coluna B.
Cuidado: O PROCV sempre busca na primeira coluna da matriz fornecida.
Função SOMASE
O que faz: Realiza a soma do conteúdo das células, desde que alguma condição seja obedecida.
Sintaxe: =SOMASE(intervalo; critérios; [intervalo_soma]).
Exemplos:
=SOMASE(A1:A5; ">3"): Somará todos os valores maiores que 3 no intervalo A1:A5. Se o intervalo for, o resultado será 9 (4+5).
Cuidado: Se houver um critério que inclua símbolos lógicos ou matemáticos (como >, <, =, etc.), ele deve estar entre aspas duplas.
Função CONT.SES
O que faz: Conta o número de células que atendem a vários critérios simultaneamente.
Sintaxe: =CONT.SES(intervalo_critérios1; critérios1; [intervalo_critérios2; critérios2]; ...).
Exemplo: =CONT.SES(B2:B7;">50";C2:C7;">5000"): Contaria o número de funcionários com idade acima de 50 anos (coluna B) E com salário acima de R$ 5.000,00 (coluna C).
Função ARRED
O que faz: Arredonda um número para o número de dígitos especificado.
Sintaxe: =ARRED(número; núm_dígitos).
Exemplos:
=ARRED(3,14159;2): Arredondaria 3,14159 para 3,14.
Você pode usar valores positivos para arredondar para a direita da vírgula e valores negativos para arredondar para a esquerda da vírgula.
Função CONT.NÚM
O que faz: Conta o número de células que contêm números em um intervalo. Ignora células vazias e células com texto.
Sintaxe: =CONT.NÚM(valor1; [valor2]; ...).
Exemplo: =CONT.NÚM(A1:A8;2;0;10): Contaria o número de células com números no intervalo A1:A8, e adicionaria os 3 números fornecidos (2, 0, 10), resultando em um total de células numéricas.
CONCATENAR (ou operador "&"): Permite a união de itens de texto em uma única célula. O símbolo & é usado para realizar essa função.
Potência: A potência entre duas células é realizada pelo símbolo ^. Ex: =A1^A2.
SEERRO: Ajuda a tratar erros em fórmulas. Ex: =SEERRO(A1/B1; "Erro na operação") retornará "Erro na operação" se B1 for zero (causando #DIV/0!).
Funções Modernas: Funções como XLOOKUP e FILTER do Excel 365 são mais recentes e podem ser cobradas, mas é importante notar que elas podem não ser compatíveis com todas as versões anteriores do Excel.
O Excel oferece inúmeras possibilidades, exigindo muita atenção do candidato, pois uma vírgula ou um ponto e vírgula fora do lugar pode tornar uma alternativa falsa. A matéria de informática em concursos, especialmente Excel, é frequentemente considerada uma "decoreba pura" e muitas vezes depende da sorte do que vai cair, já que são tantas opções, fórmulas e comandos. No entanto, existem métodos eficazes para otimizar seus estudos:
PRATICAR é a Chave: A melhor forma de estudar é praticando. Tenha em mãos as bases das fórmulas e funções e crie seus próprios exercícios. Use o Excel diariamente, nem que seja para atualizar seu cronograma de estudos; isso pode melhorar muito o desempenho nas questões.
Resolver Muitas Questões: Focar na resolução de questões é fundamental. As bancas pequenas muitas vezes fazem plágio. Ao encontrar uma fórmula ou comando que você não conhece, pause para estudá-lo, utilizando a página de ajuda do Office ou materiais de apoio.
Decorar o Essencial: Embora difícil decorar tudo, as fórmulas básicas (soma, média, contagem e estatística) são obrigatórias. Utilize ferramentas como o Anki para colocar tudo que precisa decorar (comandos, fórmulas, atalhos) e revise periodicamente.
Atenção aos Detalhes: Pequenas nuances como o uso de ponto e vírgula (;) para separar argumentos e dois pontos (:) para indicar intervalos são frequentemente pontos de "pegadinha" em provas. Palavras em fórmulas, especialmente em funções como SE, devem estar entre aspas duplas. Critérios com símbolos lógicos ou matemáticos em funções como SOMASE também precisam de aspas duplas.
Materiais de Qualidade: Utilize apostilas, cursos e mapas mentais elaborados por especialistas. Aulas em vídeo podem ser muito úteis para entender a aplicação prática.
Não tente decorar todos os atalhos. Ao invés disso, abra o Excel e utilize-os, testando como funcionam na prática para internalizar os comandos.
F1: Exibe o painel de Ajuda do Excel.
F2: Ativa a célula e coloca o cursor no final do conteúdo.
F3: Exibe a caixa de diálogo "Colocar nome", se nomes tiverem sido definidos na pasta de trabalho.
F4: Repete o último comando ou ação, se possível.
F5: Exibe a caixa de diálogo "Ir para".
F6: Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom.
F7: Exibe a caixa de diálogo "Verificar ortografia".
F8: Ativa ou desativa o "modo estendido".
F9: Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.
F10: Ativa e desativa as dicas de tecla.
F11: Cria um gráfico dos dados no intervalo atual em uma folha de Gráfico separada.
F12: Exibe a caixa de diálogo "Salvar como".
CTRL+Menos (-): Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células selecionadas.
CTRL+; (ponto e vírgula): Insere a data atual.
CTRL+` (acento grave): Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha.
CTRL+' (apóstrofo): Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+1: Exibe a caixa de diálogo Formatar Células. (Este é um atalho muito importante, pois a caixa "Formatar Células" permite alterar formato de números, alinhamento, fonte, bordas, preenchimento e proteção, tudo em um único local).
CTRL+2 / CTRL+N: Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+3 / CTRL+I: Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+4 / CTRL+S: Aplica ou remove sublinhado.
CTRL+5: Aplica ou remove tachado.
CTRL+9: Oculta as linhas selecionadas.
CTRL+0: Oculta as colunas selecionadas.
CTRL+A: Seleciona a planilha inteira. Se a planilha contiver dados, este comando seleciona a região atual. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a planilha inteira.
CTRL+C: Copia as células selecionadas. Pressionar CTRL+C (seguido por outro CTRL+C) exibe a Área de Transferência.
CTRL+D: Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo.
CTRL+F: Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada.
CTRL+G: Exibe a caixa de diálogo Ir para.
CTRL+H: Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Substituir selecionada.
CTRL+K: Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink ou Editar Hiperlink.
CTRL+N: Cria uma nova pasta de trabalho em branco.
CTRL+O: Exibe a caixa de diálogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo.
CTRL+P: Exibe a caixa de diálogo Imprimir.
CTRL+R: Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita.
CTRL+B: Salva o arquivo ativo com seu nome, local e formato atual.
CTRL+T: Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela.
CTRL+V: Insere o conteúdo da Área de Transferência (colar).
CTRL+W: Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.
CTRL+X: Recorta as células selecionadas.
CTRL+Y: Repete o último comando ou ação, se possível.
CTRL+Z: Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada.
CTRL+SHIFT+A: Insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula.
CTRL+SHIFT+F / CTRL+SHIFT+P: Abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada.
CTRL+SHIFT+O: Seleciona todas as células que contêm comentários.
CTRL+SHIFT+( (parêntese esquerdo): Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+) (parêntese direito): Exibe novamente as colunas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+&: Aplica o contorno às células selecionadas.
CTRL+SHIFT+_: Remove o contorno das células selecionadas.
CTRL+SHIFT+~: Aplica o formato de número Geral.
CTRL+SHIFT+$: Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses).
CTRL+SHIFT+%: Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais.
CTRL+SHIFT+^: Aplica o formato de número Exponencial com duas casas decimais.
CTRL+SHIFT+#: Aplica o formato Data com dia, mês e ano.
CTRL+SHIFT+@: Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM.
CTRL+SHIFT+!: Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos.
CTRL+SHIFT+:* Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias).
CTRL+SHIFT+; (dois pontos): Insere a hora atual.
CTRL+SHIFT+" (aspas duplas): Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+SHIFT+Mais (+): Exibe a caixa de diálogo Inserir para inserir células em branco.
Além do atalho CTRL+1, existem outras maneiras de acessar a caixa de diálogo "Formatar Células", que é um local único onde você pode alterar diversas configurações:
Botão Direito do Mouse: Selecione a(s) célula(s) desejada(s), clique com o botão direito do mouse e escolha a opção "Formatar Células" no menu que se abre.
Guia Página Inicial: Dentro da guia "Página Inicial", você pode clicar nos ícones de inicialização de caixa de diálogo dos grupos "Fonte", "Alinhamento" ou "Número" para acessar a mesma caixa "Formatar Células".
Opção Formatar na Guia Página Inicial: Na guia "Página Inicial", no grupo "Células", há uma opção "Formatar" que também contém a opção "Formatar Células".
Nessa janela, você pode alterar o formato dos números (moeda, contábil, porcentagem), o alinhamento dos textos, a fonte, as bordas, o preenchimento (cor de fundo) e até elementos de proteção (para bloquear ou ocultar fórmulas). É um recurso muito cobrado, então é importante saber como acessá-lo.
Classificação de Dados: Essencial para organizar nomes em ordem alfabética ou outros critérios.
Formatação Condicional: Permite destacar visualmente células que atendem a critérios específicos (ex: clientes com gastos inferiores a R$ 500,00 mensais).
Tabela Dinâmica: Um recurso poderoso para resumir e analisar dados. Em algumas versões, como o Excel online, certas funções avançadas (como conexões externas a bancos de dados) podem ser limitadas à versão desktop.
Proteção de Planilhas: Permite proteger células, planilhas ou pastas de trabalho. O Excel permite que determinados usuários insiram dados em células específicas sem compartilhar a senha de proteção, contrariando uma pegadinha de concurso.
Uso de Operadores Matemáticos: O Excel permite o uso de operadores matemáticos diretamente em fórmulas (ex: +, -, *, /, ^), além de funções predefinidas. Não é verdade que o Excel permite apenas funções predefinidas.
Dominar o Excel é uma habilidade que não só aumenta suas chances de aprovação em concursos públicos, mas também será um recurso valioso em sua vida pessoal e profissional. A preparação exige dedicação e um método de estudo eficaz.
Lembre-se:
Pratique constantemente as fórmulas e atalhos.
Resolva muitas questões de provas anteriores para se familiarizar com o estilo das bancas.
Preste atenção aos pequenos detalhes (sinais, aspas, argumentos) que são frequentemente armadilhas.
Utilize materiais de estudo de qualidade, como apostilas, cursos e videoaulas oferecidos por plataformas como Nova Concursos e Estratégia Concursos. A Nova Concursos, por exemplo, oferece cursos gratuitos e aulas no YouTube com dicas para gabaritar o Excel.
Com este guia completo e sua dedicação, você estará mais do que preparado para enfrentar as questões de Excel e garantir valiosos pontos em sua prova. Bons estudos e rumo à aprovação!