Métodos de Arquivamento e Ordenação de Documentos

Métodos de Arquivamento e Ordenação de Documentos: O Guia Completo

A organização documental é a espinha dorsal de qualquer instituição eficiente. Sem um sistema lógico de guarda e recuperação, documentos vitais podem se perder, causando prejuízos administrativos e históricos. Na Arquivologia, não basta apenas "guardar"; é preciso saber como guardar para garantir que a informação esteja disponível no momento exato em que for necessária.

Neste artigo detalhado, vamos explorar os tipos de arquivamento, as operações essenciais e os principais métodos de ordenação, desmistificando as regras de alfabetação e os sistemas numéricos e ideográficos.

Tipos de Arquivamento: Horizontal vs. Vertical

Antes de escolher o método de ordenação (como alfabético ou numérico), é preciso definir a disposição física dos documentos no mobiliário. Existem dois tipos fundamentais de arquivamento:

Arquivamento Horizontal

Neste modelo, os documentos são dispostos em posição paralela à prateleira, ou seja, deitados um sobre o outro.

• Quando usar: É amplamente utilizado para documentos de grandes formatos e dimensões, como mapas, plantas e desenhos, bem como em arquivos permanentes. Para esses formatos, utilizam-se móveis específicos chamados mapotecas (armários com gavetas grandes e rasas), pois dobrar esses documentos poderia danificar suas fibras.

• Quando evitar: Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes (aqueles de uso frequente). O motivo é simples: para acessar um documento que está embaixo da pilha, é necessário retirar todos os que estão em cima, o que dificulta a localização e aumenta o risco de desorganização.

Arquivamento Vertical

Aqui, os documentos são dispostos em posição perpendicular à prateleira (em pé), seja um atrás do outro ou lado a lado.

• A grande vantagem: É o tipo mais aconselhável para arquivos correntes, pois permite a consulta rápida sem a necessidade de manipular ou remover os outros documentos da pasta ou gaveta.

As Operações de Arquivamento

Para que o arquivamento seja bem-sucedido, deve-se seguir um fluxo lógico de trabalho. Segundo a doutrina arquivística, existem operações fundamentais que podem ser memorizadas pelo mnemônico "IECOG":

1. Inspeção: O arquivista examina o documento para verificar se ele realmente deve ser arquivado (por exemplo, verificando se há o despacho final de "arquive-se").

2. Estudo: Leitura cuidadosa para entender o conteúdo, verificar antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.

3. Classificação: Etapa intelectual onde se interpreta o documento com base nas atividades da instituição e no Plano de Classificação.

4. Codificação: Colocação dos símbolos correspondentes ao método adotado (geralmente a lápis) no documento.

5. Ordenação: Disposição dos documentos de acordo com a classificação prévia (em pilhas ou escaninhos) para agilizar o arquivamento.

6. Guarda (Arquivamento): A operação física de colocar o documento no local definitivo (pasta, caixa ou estante). Um erro aqui pode significar a perda da informação.

Sistemas de Arquivamento: Direto vs. Indireto

Os métodos de arquivamento dividem-se em sistemas, dependendo de como a busca é realizada:

Sistema Direto

A busca é feita diretamente no local onde o documento está guardado, sem intermediários.

• Métodos: Alfabético e Geográfico.

• Vantagem: É mais ágil, pois não exige consulta prévia a índices.

Sistema Indireto

Para localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou código auxiliar (geralmente fichas ou banco de dados) para descobrir onde o item físico está.

• Métodos: Numéricos (Simples, Cronológico e Dígito Terminal).

Há ainda o Sistema Semi-indireto, utilizado pelo método Alfanumérico, que combina letras e números.

Métodos de Arquivamento Básicos

Os métodos básicos são os mais cobrados em provas e utilizados no dia a dia. Eles se dividem em quatro categorias principais: Alfabético, Geográfico, Numérico e Ideográfico.

1. Método Alfabético (Sistema Direto)

É o método mais simples, rápido e barato, tendo o nome como principal elemento de busca. No entanto, em grandes volumes, pode gerar erros devido ao cansaço visual e à variedade de grafias. Para padronizar a organização, utilizam-se as Regras de Alfabetação:

As 13 Regras de Alfabetação Essenciais

1. Nomes de Pessoas Físicas: Considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

    ◦ Ex: João Barbosa vira BARBOSA, João.

2. Sobrenomes Compostos (Substantivo + Adjetivo ou Hífen): Não se separam.

    ◦ Ex: Heitor Villa-Lobos vira VILLA-LOBOS, Heitor; Luciana Castelo Branco vira CASTELO BRANCO, Luciana.

3. Santos e Títulos Religiosos: Sobrenomes como Santa, Santo ou São não se separam.

    ◦ Ex: Carlos Santa Rita vira SANTA RITA, Carlos.

4. Iniciais Abreviadas: Têm precedência sobre nomes completos.

    ◦ Ex: J. Rios vem antes de João Rios.

5. Artigos e Preposições: Partículas como "de", "da", "do", "e" não são consideradas na ordenação.

    ◦ Ex: Pedro da Vila vira VILA, Pedro da (ordena-se pela letra V).

6. Graus de Parentesco: Filho, Júnior, Neto acompanham o último sobrenome mas não são considerados na ordenação, exceto para distinguir nomes idênticos.

    ◦ Ex: Paulo Ribeiro Júnior vira RIBEIRO JÚNIOR, Paulo.

7. Títulos: Dr., Ministro, Professor são colocados ao final, entre parênteses, e não afetam a ordem.

    ◦ Ex: Ministro Joaquim Barbosa vira BARBOSA, Joaquim (Ministro).

8. Nomes Estrangeiros: Seguem a regra do último sobrenome, exceto espanhóis e orientais.

    ◦ Ex: John Schmidt vira SCHMIDT, John.

9. Partículas Estrangeiras: Se escritas com letra maiúscula, são consideradas; se minúscula, não.

    ◦ Ex: Giulio di Stefano vira STEFANO, Giulio di; Julio De Stefano vira DE STEFANO, Julio.

10. Nomes Espanhóis: Registram-se pelo penúltimo sobrenome (sobrenome do pai).

    ◦ Ex: Diego Armando Maradona vira ARMANDO MARADONA, Diego.

11. Nomes Orientais (Japoneses, Chineses, Árabes): Registram-se como se apresentam, sem inversão.

    ◦ Ex: Li Chang continua LI CHANG na ordenação.

12. Instituições/Empresas: Transcrevem-se como se apresentam. Artigos iniciais vão para o final entre parênteses.

    ◦ Ex: The Washington Post vira WASHINGTON POST (The).

13. Eventos (Congressos, Conferências): Numerais (arábicos, romanos ou extensos) vão para o final entre parênteses.

    ◦ Ex: II Congresso de Biologia vira CONGRESSO DE BIOLOGIA (II).

2. Método Geográfico (Sistema Direto)

Utilizado quando o principal elemento de busca é a procedência ou local. Existem três formas principais de ordenação:

• Por Estado: As capitais têm prioridade e aparecem em primeiro lugar (independentemente da ordem alfabética). As demais cidades seguem a ordem alfabética após a capital.

    ◦ Ex: Amazonas -> Manaus (1º) -> Itacoatiara (2º).

• Por Cidade: Ordem alfabética rigorosa das cidades, sem destaque para capitais. O estado deve vir entre parênteses para diferenciação.

• Por País: Primeiro o País, depois a Capital, e por fim o correspondente.

3. Métodos Numéricos (Sistema Indireto)

Nestes métodos, o principal elemento é o número. Como são indiretos, exigem um índice alfabético remissivo para localizar a pasta.

• Numérico Simples: Atribui-se um número sequencial a cada cliente ou correspondente conforme a ordem de chegada/registro. É simples, mas a consulta depende totalmente do índice.

• Numérico Cronológico: Ordena-se pela data.

• Dígito Terminal: Criado para reduzir erros em grandes arquivos. O número é dividido em grupos de dois dígitos e lido da direita para a esquerda (do fim para o começo).

    ◦ Ex: O número 829.319 é lido como 19-93-82. O arquivamento é feito primeiramente pelo grupo final (19).

    ◦ Vantagem: Redução de erros e distribuição equitativa do trabalho. Se o número for menor que 6 dígitos, completam-se com zeros à esquerda.

4. Métodos Ideográficos (Por Assunto)

Utilizados quando a busca é feita pelo tema do documento. São considerados complexos pois dependem da interpretação do conteúdo. Podem ser:

Ideográficos Alfabéticos

• Dicionário: Assuntos dispostos em ordem alfabética simples, como em um dicionário (Ex: Cursos, Finanças, Pessoal).

• Enciclopédico: Assuntos agrupados sob títulos gerais (categorias) e subdivididos hierarquicamente (Ex: Finanças -> Contabilidade -> Auditoria).

Ideográficos Numéricos

Substituem os nomes dos assuntos por códigos numéricos:

• Duplex: Classes ilimitadas, separadas por traços.

    ◦ Ex: 1-2-1 (Administração - Pessoal - Férias).

• Decimal: Baseado na classificação de Dewey (CDD). Limita-se a 10 classes principais e as subdivisões são separadas por pontos.

    ◦ Ex: 513.1.

• Uniterm (Indexação Coordenada): Atribui um número sequencial ao documento e utiliza fichas índices com palavras-chave para recuperação.

Métodos Padronizados

Diferente dos básicos, estes métodos são pré-fabricados. Os principais são:

• Variadex: Um método alfabético que utiliza cores para facilitar a busca e evitar erros. Atribui cores a grupos de letras (geralmente baseando-se na segunda letra do nome).

    ◦ Ex: Aa, Ab, Ac, Ad = Ouro; Ef, Eg = Rosa.

• Outros: Soundex (fonético), Automático, Mnemônico e Rôneo (estes últimos obsoletos ou pouco usados no Brasil).

Conclusão

Dominar os métodos de arquivamento é essencial não apenas para passar em concursos, mas para garantir a eficiência administrativa. Saber diferenciar quando usar um arquivamento horizontal (para mapas permanentes) de um vertical (para arquivos correntes), ou aplicar corretamente a regra do "penúltimo sobrenome" para nomes espanhóis, faz toda a diferença na recuperação da informação.

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