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Métodos de Arquivamento: Regras, Sistemas e Exemplos
Métodos de arquivamento são as formas de ordenar documentos pelo nome, local, número ou assunto, garantindo guarda e recuperação rápidas. Segundo Marilena Leite Paes, eles se dividem em básicos e padronizados e funcionam em sistema direto, indireto ou semi-indireto (13 regras de alfabetação, 3 numéricos e 5 padronizados).
Na Arquivologia, não basta guardar: é preciso saber como guardar para que a informação apareça no momento em que for pedida. Este material reúne a disposição física dos documentos, as operações de arquivamento, os sistemas de busca e cada método cobrado em prova, com exemplos e pegadinhas de banca.
Índice
O que são métodos de arquivamento?
Como os documentos ficam dispostos no arquivo?
Quais são as operações de arquivamento?
Como funciona o método alfabético?
Como funciona o método geográfico?
Quais são os métodos numéricos?
Como funcionam os métodos ideográficos?
O que são métodos padronizados?
Como escolher o método de arquivamento certo?
Perguntas Frequentes sobre Métodos de Arquivamento
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O que são métodos de arquivamento?
Os métodos de arquivamento definem a ordem em que os documentos são guardados e, por consequência, como serão localizados. A escolha depende do elemento principal de busca: o nome do correspondente, a procedência (local), um número atribuído ao documento ou o assunto tratado.
Os métodos se agrupam em sistemas de arquivamento, conforme a busca seja feita direto na pasta ou dependa de um instrumento auxiliar. A tabela abaixo organiza essa relação, muito explorada pelas bancas.
Sistema | Como é feita a busca | Métodos |
|---|---|---|
Direto | No próprio local de guarda, sem consulta prévia | Alfabético, geográfico e ideográfico alfabético (dicionário e enciclopédico) |
Indireto | Exige consultar antes um índice ou código auxiliar | Numéricos (simples, cronológico e dígito terminal) e ideográficos numéricos |
Semi-indireto | Combina letras e números, dispensando parte das consultas ao índice | Alfanumérico |
Sistema direto
No sistema direto, o usuário vai ao arquivo e encontra o documento pelo próprio elemento de busca, sem intermediários. É mais ágil no dia a dia, porque não exige consulta a fichas ou bancos de dados.
Sistema indireto
No sistema indireto, o documento está identificado por um número ou código. Para achá-lo, é preciso consultar antes um índice alfabético remissivo que liga o nome ou assunto ao código da pasta. Há ainda o sistema semi-indireto, usado pelo método alfanumérico, que combina letras e números.
Como os documentos ficam dispostos no arquivo?
Antes de escolher o método de ordenação, é preciso definir a posição física dos documentos no mobiliário. Existem dois tipos de arquivamento físico: o horizontal e o vertical.
Arquivamento horizontal
No arquivamento horizontal, os documentos ficam em posição paralela à prateleira, deitados um sobre o outro. É indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e desenhos, guardados em mapotecas (armários de gavetas largas e rasas) para não serem dobrados, e é comum em arquivos permanentes.
O uso é desaconselhado nos arquivos de consulta frequente: para pegar um documento do fundo da pilha, é preciso retirar todos os que estão por cima, o que atrasa a busca e aumenta o risco de desordem.
Arquivamento vertical
No arquivamento vertical, os documentos ficam em posição perpendicular à prateleira (em pé), um atrás do outro ou lado a lado. É o tipo recomendado para o arquivo corrente, porque permite consultar um documento sem manusear os demais.
Quais são as operações de arquivamento?
O arquivamento segue um fluxo lógico, cobrado em ordem pelas bancas. As operações de arquivamento são seis e costumam ser memorizadas pelo mnemônico IECOG (a letra C vale para classificação e codificação):
Inspeção: exame do documento para confirmar que ele deve ser arquivado, por exemplo verificando o despacho "arquive-se".
Estudo: leitura atenta para entender o conteúdo, verificar antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.
Classificação: etapa intelectual em que se interpreta o documento com base nas atividades da instituição e no plano de classificação.
Codificação: anotação, geralmente a lápis, dos símbolos correspondentes ao método adotado.
Ordenação: disposição dos documentos conforme a classificação (em pilhas ou escaninhos) para agilizar a guarda.
Guarda: colocação física do documento no local definitivo (pasta, caixa ou estante). Um erro aqui pode significar a perda da informação.
Como funciona o método alfabético?
O método alfabético pertence ao sistema direto e tem o nome como elemento principal de busca. É o mais simples, rápido e barato, mas em grandes volumes gera erros por cansaço visual e pela variedade de grafias. Para padronizar a ordem, usam-se as regras de alfabetação.
Quais são as 13 regras de alfabetação?
Pessoas físicas: considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Ex.: João Barbosa vira BARBOSA, João.
Sobrenomes compostos (substantivo e adjetivo ou ligados por hífen) não se separam. Ex.: Heitor Villa-Lobos vira VILLA-LOBOS, Heitor; Luciana Castelo Branco vira CASTELO BRANCO, Luciana.
Santa, Santo e São seguem a regra dos compostos. Ex.: Carlos Santa Rita vira SANTA RITA, Carlos.
Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência entre sobrenomes iguais. Ex.: J. Rios vem antes de João Rios.
Artigos e preposições (de, da, do, e) não contam na ordenação. Ex.: Pedro da Vila vira VILA, Pedro da.
Graus de parentesco (Filho, Júnior, Neto, Sobrinho) acompanham o último sobrenome, mas não contam na ordenação, salvo para desempatar nomes iguais. Ex.: Paulo Ribeiro Júnior vira RIBEIRO JÚNIOR, Paulo.
Títulos (Dr., Ministro, Professor) vão ao final, entre parênteses. Ex.: Ministro Joaquim Barbosa vira BARBOSA, Joaquim (Ministro).
Nomes estrangeiros seguem o último sobrenome, exceto espanhóis e orientais. Ex.: John Schmidt vira SCHMIDT, John.
Partículas estrangeiras contam quando escritas com maiúscula. Ex.: Giulio di Stefano vira STEFANO, Giulio di; Julio De Stefano vira DE STEFANO, Julio.
Nomes espanhóis registram-se pelo penúltimo sobrenome, que é o sobrenome de família do pai. Ex.: Diego Armando Maradona Franco vira MARADONA FRANCO, Diego Armando.
Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) registram-se como se apresentam, sem inversão. Ex.: Li Chang continua LI CHANG.
Firmas e instituições transcrevem-se como se apresentam; artigos iniciais vão para o final, entre parênteses. Ex.: The Washington Post vira WASHINGTON POST (The).
Eventos (congressos, conferências): numerais arábicos, romanos ou por extenso vão para o final, entre parênteses. Ex.: II Congresso de Biologia vira CONGRESSO DE BIOLOGIA (II).
"Pelas regras de alfabetação, o nome espanhol Diego Armando Maradona Franco deve ser arquivado como FRANCO, Diego Armando Maradona."
A afirmação está errada. Nos nomes espanhóis, o registro é feito pelo penúltimo sobrenome, o paterno, e não pelo último, que é o materno. O correto é MARADONA FRANCO, Diego Armando. A banca aposta que o candidato aplique a regra geral do último sobrenome.
Como funciona o método geográfico?
O método geográfico também é direto e serve quando o principal elemento de busca é a procedência ou o local. A ordenação pode seguir três critérios.
Por estado: a capital vem em primeiro lugar, independentemente da ordem alfabética, e as demais cidades seguem em ordem alfabética. Ex.: Amazonas, depois Manaus (capital) e só então Itacoatiara.
Por cidade: as cidades ficam em ordem alfabética rigorosa, sem prioridade para capitais, com o estado entre parênteses para diferenciar nomes iguais.
Por país: alfabeta-se primeiro o país, depois a capital e o correspondente; as demais cidades entram em ordem alfabética após a capital.
Quais são os métodos numéricos?
Nos métodos numéricos, o elemento principal de busca é o número. Como pertencem ao sistema indireto, exigem um índice alfabético remissivo para que se descubra o número da pasta antes de ir ao arquivo.
Numérico simples
No numérico simples, atribui-se um número a cada correspondente (pessoa ou instituição), seguindo a ordem de entrada ou de registro, sem preocupação com a ordem alfabética. É fácil de aplicar, mas a consulta depende totalmente do índice.
Numérico cronológico
No numérico cronológico, o número é dado ao documento, e não ao correspondente, e além da ordem numérica observa-se a data. É o método mais adotado nas repartições públicas, ligado ao trabalho do protocolo na Arquivologia, que numera e registra os processos.
Dígito terminal
O dígito terminal foi criado para reduzir erros em arquivos com grande volume. O número, completado com zeros à esquerda até seis dígitos, é dividido em três grupos de dois e lido da direita para a esquerda. O grupo final é o primário, o do meio é o secundário e o inicial é o terciário.
"No método dígito terminal, o documento de número 829.319 é arquivado primeiro pelo grupo 82."
A afirmação está errada. O número é dividido em 82-93-19 e lido do fim para o começo (19-93-82). O arquivamento começa pelo grupo final, 19, que é o primário. A vantagem do método é distribuir o trabalho de forma equilibrada e reduzir erros de guarda.
Como funcionam os métodos ideográficos?
Os métodos ideográficos (por assunto) são usados quando a busca se faz pelo tema do documento. São os mais complexos, porque dependem da interpretação do conteúdo, e servem de base para o plano de classificação usado na gestão de documentos.
Ideográficos alfabéticos
No dicionário, os assuntos ficam em ordem alfabética simples, como num dicionário (Cursos, Finanças, Pessoal). No enciclopédico, os assuntos são agrupados sob títulos gerais e subdivididos hierarquicamente, sempre em ordem alfabética (Finanças, depois Contabilidade, depois Auditoria).
Ideográficos numéricos
Nestes métodos, os nomes dos assuntos são substituídos por códigos numéricos. No duplex, as classes são ilimitadas e os níveis se separam por traços. Ex.: 1-2-1 (Administração, Pessoal, Férias).
O decimal baseia-se na Classificação Decimal de Dewey: limita-se a 10 classes principais, e as subdivisões aparecem após um ponto. Ex.: 513.1. Já o unitermo (indexação coordenada) atribui um número sequencial ao documento e usa fichas com palavras-chave para a recuperação.
O que são métodos padronizados?
Ao contrário dos básicos, os métodos padronizados são sistemas prontos, oferecidos por fabricantes de material de arquivo. O mais cobrado é o variadex, um método alfabético que usa cinco cores conforme a segunda letra do nome:
Ouro: segunda letra A, B, C, D e abreviações.
Rosa: E, F, G, H.
Verde: I, J, K, L, M, N.
Azul: O, P, Q.
Palha: R, S, T, U, V, W, X, Y, Z.
Os demais padronizados são o automático, o soundex (fonético), o mnemônico e o rôneo, hoje pouco usados no Brasil.
Como escolher o método de arquivamento certo?
A escolha parte da pergunta "como o documento será procurado?". Nome pede o alfabético, local pede o geográfico, número pede um numérico e tema pede um ideográfico. Em prova, foque no sistema de cada método, nas 13 regras de alfabetação e na leitura do dígito terminal.
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Referências Bibliográficas
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Perguntas Frequentes sobre Métodos de Arquivamento
Quais são os 4 métodos básicos de arquivamento?
Alfabético, geográfico, numérico (simples, cronológico e dígito terminal) e ideográfico (por assunto, nas versões alfabética e numérica).
Quais métodos pertencem ao sistema indireto?
Os numéricos e os ideográficos numéricos, porque exigem a consulta prévia a um índice. O alfanumérico é semi-indireto.
Como se arquiva um nome espanhol?
Pelo penúltimo sobrenome, que é o paterno, seguido do último e do prenome. Ex.: MARADONA FRANCO, Diego Armando.
Qual a diferença entre método básico e padronizado?
Os básicos são montados pela própria instituição a partir do elemento de busca. Os padronizados são sistemas prontos, como variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
O que é o método variadex?
É um método alfabético padronizado que usa cinco cores (ouro, rosa, verde, azul e palha) definidas pela segunda letra do nome, o que facilita a localização e reduz erros.