O Microsoft Word é, sem dúvida, um dos programas mais utilizados em qualquer ambiente de trabalho e, consequentemente, um dos mais cobrados em concursos. Dominar suas funcionalidades, especialmente as de seleção, formatação e atalhos, é crucial.
A seleção de texto é um tópico que cai muito em prova e possui um alto índice de erro, por isso, a repetição e o treino são fundamentais para memorizar. Existem duas abordagens principais para a seleção: clicando sobre o texto ou clicando à esquerda do texto (na área de seleção).
Quando você posiciona o cursor do mouse (a setinha) em cima do texto e usa o botão esquerdo:
Um clique (1x): Apenas posiciona o cursor no local desejado (o "pauzinho que pisca" ou "cursor" aparece no local). Não seleciona nada, apenas indica o ponto de inserção.
Dois cliques (2x): Seleciona apenas a palavra sobre a qual você clicou. Este é um dos modos mais comuns para selecionar palavras individualmente.
Três cliques (3x): Seleciona o parágrafo completo onde você clicou.
Esta é uma área especial do Word. Quando você move o cursor do mouse para a margem esquerda do documento, ele inverte sua aparência (fica apontado para a direita). Nesta condição, o número de cliques tem um efeito diferente:
Um clique (1x): Seleciona a linha inteira onde o cursor está posicionado.
Dois cliques (2x): Seleciona o parágrafo completo onde o cursor está posicionado.
Três cliques (3x): Seleciona todo o documento, todas as páginas. Se você tiver 300 páginas, todas serão selecionadas.
Macete para a área de seleção à esquerda: Pense numa hierarquia: 1 clique = Linha (menor); 2 cliques = Parágrafo (médio); 3 cliques = Tudo (maior).
Para selecionar partes do texto que não estão próximas umas das outras (por exemplo, várias palavras ou parágrafos em locais diferentes do documento), você deve usar a tecla Ctrl.
Como fazer: Selecione a primeira parte do texto normalmente. Em seguida, mantenha a tecla Ctrl pressionada e, com o botão esquerdo do mouse, clique ou selecione as outras partes desejadas. Por exemplo, para selecionar palavras avulsas, use Ctrl + dois cliques em cada palavra.
Importância: Este recurso é fundamental para aplicar uma mesma formatação (sublinhado, negrito, cor) a múltiplos elementos dispersos no documento, sem afetar o texto intermediário.
Esta é uma forma de seleção menos comum, mas extremamente útil em situações específicas e pode aparecer em provas, como as da CESPE/CEBRASPE.
Como fazer: Pressione e mantenha pressionada a tecla Alt (da esquerda) no teclado. Em seguida, clique e arraste o mouse sobre a área desejada. Isso criará uma seleção retangular que permite selecionar texto verticalmente ou em colunas, independentemente das linhas.
Para que serve: Ideal para apagar ou formatar apenas uma parte vertical de um texto, como números de lista ou colunas de dados, sem afetar o restante da linha.
Se você tem um texto selecionado e clica ou seleciona outra parte do documento, a seleção anterior é desfeita automaticamente. Para desfazer a ação de selecionar, você pode usar Ctrl + Z.
Conhecer os atalhos e as funções mais utilizadas no Word é um diferencial nas provas, pois testam seu domínio prático do programa.
Salvar (Ctrl + B): Este é o atalho para salvar o documento atual. O professor Marcelo Narciso utiliza o macete "B de bombeiro, bombeiro salva" para memorizar, enfatizando que Ctrl + S (do inglês "Save") não é o atalho para salvar no Word em português, mas sim para sublinhar.
Salvar como (F12): Permite salvar o documento com um novo nome ou em um novo local, ou ambos. É útil quando você quer criar uma cópia do arquivo ou mover o arquivo para outro diretório sem alterar o original.
Desfazer (Ctrl + Z): Desfaz a última ação realizada. Um atalho universal e fundamental.
Refazer (Ctrl + Y): Refaz a última ação desfeita. Se você desfez algo com Ctrl + Z e se arrependeu, Ctrl + Y o trará de volta.
Enter: Ao pressionar Enter, você força uma quebra de linha e inicia um novo parágrafo. Isso significa que as configurações de parágrafo (alinhamento, espaçamento) do novo parágrafo podem ser diferentes.
Shift + Enter: Esta combinação força uma quebra de linha sem iniciar um novo parágrafo. O texto quebra para a linha de baixo, mas continua fazendo parte do mesmo parágrafo, mantendo as mesmas configurações de parágrafo. É uma quebra de linha "suave".
Ctrl + K)Permite transformar uma palavra, frase ou imagem em um link clicável que, ao ser ativado, abre outro documento, uma página da internet ou um local específico dentro do mesmo documento. O atalho Ctrl + K (K de "quiabo", segundo o professor Marcelo Narciso) é quase universal para essa função em vários programas.
Sobrescrito (Ctrl + Shift + +): Coloca o texto selecionado ligeiramente acima da linha base, em um tamanho menor. Útil para expoentes (ex: x²). Atenção: o + deve ser o sinal de mais, não o de igual.
Sublinhar (Ctrl + S): Aplica ou remove o sublinhado ao texto selecionado.
A função "Controlar Alterações" (Track Changes) é essencial para revisões colaborativas de documentos, como contratos, petições ou trabalhos acadêmicos. Ela permite que revisores marquem, aceitem ou rejeitem alterações feitas no texto, mantendo um registro visível de todas as modificações.
O Word permite a criação e aplicação de estilos predefinidos (como títulos, subtítulos, corpo de texto). Isso garante consistência na formatação do documento, facilita a leitura e é crucial para a criação automática de sumários e índices analíticos dinâmicos. É uma ferramenta indispensável para a padronização de documentos oficiais.
Ao contrário do que algumas questões podem sugerir para confundir, o Word permite sim a inserção de imagens em um documento de texto.
É um recurso de formatação que transforma a primeira letra de um parágrafo em uma letra grande, estendendo-se por várias linhas. É muito comum em revistas, jornais e outros periódicos para chamar a atenção.
Localização: Guia Inserir, grupo Texto.
A régua, exibida na parte superior e lateral do documento, permite controlar margens, tabulações e recuos.
Localização: Sua exibição é controlada através da Guia Exibir, no grupo Mostrar. Se não estiver visível, basta marcar a opção "Régua" nessa guia.
São programas adicionais que estendem a funcionalidade do Word. Se um suplemento causa lentidão, pode ser necessário desabilitá-lo.
Localização para gerenciar: Acessar o menu Arquivo, depois a opção Conta (ou Informações em algumas versões) e clicar no botão Gerenciar Suplementos COM.
Viúva: Refere-se à primeira linha de um parágrafo que fica sozinha na parte inferior de uma página, enquanto o restante do parágrafo continua na página seguinte.
Órfã: É a última linha de um parágrafo que aparece sozinha no topo de uma nova página. (A fonte menciona "viúva" diretamente, mas "órfã" é o conceito complementar).
Esses termos são importantes para a diagramação profissional e podem ser controlados nas opções de parágrafo (controle de linhas órfãs e viúvas).
As bancas podem especificar versões, mas as diferenças cruciais são poucas e focadas em interface. A essência das ferramentas costuma ser a mesma.
Office 2007:
Possui o Botão Office (um círculo com o logo do Office) no canto superior esquerdo, que dava acesso a funções administrativas como "Novo", "Abrir", "Salvar", "Imprimir".
A guia principal chamava-se "Início".
Office 2010 em Diante (2010, 2013, 2016, 2019, 365):
O Botão Office foi substituído pela Guia "Arquivo", que leva ao "backstage" (uma tela separada com as mesmas funções administrativas).
A guia principal passou a ser chamada "Página Inicial".
Integração com a nuvem (OneDrive): Começou a ser incorporada a partir da versão 2013. No Office 2010, você não tinha a opção de salvar diretamente em uma pasta do OneDrive.
Guia "Layout da Página":
No Office 2010 e 2007, esta guia era mais "inchada", contendo grupos de comandos como "Temas" e "Plano de Fundo da Página".
A partir do Office 2013, o conteúdo desta guia foi "quebrado". Os grupos "Temas" e "Plano de Fundo da Página" foram movidos para uma nova guia chamada "Design". A guia "Layout da Página" ficou mais enxuta, com grupos como "Configurar Página", "Parágrafo" e "Organizar".
No Word 2016 em diante, a guia "Layout da Página" foi renomeada para simplesmente "Layout" (enquanto no Excel ela manteve o nome original).
Guia "Exibição" vs. "Exibir": No Office 2016 em diante, a guia que antes se chamava "Exibição" (substantivo) passou a ser chamada "Exibir" (verbo), sem alteração de conteúdo.
Ctrl + F (Localizar): Embora algumas questões tentem confundir, o atalho universal Ctrl + F para "Buscar informação" ou "Localizar" é o padrão no Microsoft Word, incluindo as versões do Microsoft 365. Questões que afirmam o contrário buscam enganar o candidato.
Quebras de Página Automáticas: No Microsoft Word, as quebras de página não ocorrem automaticamente sempre que se insere uma imagem. Isso é uma afirmação incorreta, pois a quebra de página depende de vários fatores, como o ajuste da imagem no texto e o layout da página.
Documentos .docx e Perda de Formatação: É comum que, ao abrir um documento .docx em diferentes versões do Word (ou programas de edição de texto diferentes, como LibreOffice Writer), algumas formatações originais sejam perdidas. A causa mais provável são diferenças de versões ou programas utilizados para abrir o arquivo.
Comentários em Documentos: O Microsoft Word possui uma funcionalidade robusta de inserção de comentários, essencial para revisões colaborativas. Afirmar que "não permite a inserção de comentários" é incorreto.
O Excel é uma ferramenta indispensável para organização, cálculo e análise de dados, sendo muito valorizado em concursos por sua capacidade de simplificar a gestão e o planejamento.
As funções são a alma do Excel e entender sua sintaxe e aplicação é fundamental.
SUM)Finalidade: Calcula a soma de um conjunto de números.
Sintaxe: =SOMA(número1; [número2]; ...) ou =SOMA(intervalo)
Exemplo: =SOMA(B2;C1;A2) somará os valores das células B2, C1 e A2 individualmente. Se B2=6, C1=5 e A2=1, o resultado será 12.
SUMIF)Finalidade: Soma os valores em um intervalo que atendem a um critério especificado.
Sintaxe: =SOMASE(intervalo_critério; critério; [intervalo_soma])
intervalo_critério: O intervalo de células onde o critério será avaliado.
critério: A condição que os valores no intervalo_critério devem atender.
intervalo_soma: (Opcional) O intervalo de células a serem somadas. Se omitido, o intervalo_critério será somado.
Exemplo: =SOMASE(B2:B7; ">12"; C2:C7).
Neste exemplo, o Excel procurará no intervalo B2:B7 os números que são "maiores que 12".
Para cada número que atender a esse critério, ele somará o valor correspondente no intervalo_soma (C2:C7).
Macete: A função SOMASE é muito útil para somar valores com base em condições, como "total de vendas de um vendedor específico" ou "total de produtos acima de um certo preço".
LARGE)Finalidade: Retorna o n-ésimo maior valor de um conjunto de dados.
Sintaxe: =MAIOR(matriz; k)
matriz: O intervalo de dados numéricos (ex: A2:A6).
k: A posição do maior valor que você deseja encontrar (ex: 1 para o primeiro maior, 2 para o segundo maior).
Exemplo: =MAIOR(A2:A6; 2). Se os valores em A2:A6 forem (56, 43, 19, 18, 15), o primeiro maior é 56, e o segundo maior é 43.
Pegadinha (números repetidos): Se houver números repetidos, a função MAIOR (e também MENOR) os conta individualmente. Por exemplo, em (100, 100, 200, 300), o segundo menor é 100, pois o primeiro 100 e o segundo 100 são contados separadamente. Imagine notas de R$100 na carteira: você as conta uma por uma, mesmo que o valor seja o mesmo.
TRANSPOSE)Finalidade: Uma ferramenta de colagem especial que permite girar os dados, transformando linhas em colunas e vice-versa.
Como usar: Copie o intervalo de células desejado. Clique com o botão direito na célula onde deseja colar e, nas "Opções de Colagem", escolha a opção "Transpor" (geralmente representada por um ícone com setas invertidas).
Importância: Muito útil para reorganizar tabelas e dados para diferentes tipos de análise ou apresentação.
Finalidade: Aplica formatações específicas (cores, estilos de fonte, barras de dados, etc.) a células que atendem a critérios ou condições predefinidas.
Exemplo: Destacar em vermelho células com valores menores que 100, ou colorir em azul os meses de janeiro.
Importância: Ajuda a visualizar rapidamente padrões, tendências ou anomalias nos dados. É possível utilizá-la mesmo em tabelas com valores numéricos e textuais.
O Excel permite gerar gráficos a partir de qualquer tabela ou conjunto de dados, desde que haja pelo menos duas informações em células para representar. Afirmar o contrário em uma questão está incorreto. Gráficos são vitais para a análise visual de dados.
AVERAGE)Para calcular a média aritmética de um conjunto de valores, a função correta é =MÉDIA() (ou =AVERAGE() em inglês). A função =MED() é para calcular a mediana, que é o valor central em um conjunto ordenado de dados. Essa é uma pegadinha comum.
O PowerPoint é a ferramenta padrão para criar apresentações dinâmicas e visuais, e suas funcionalidades de criação, edição e modo de exibição são frequentemente testadas.
É comum que as provas cobrem as extensões de arquivo do PowerPoint, e não apenas a padrão. Cada extensão tem uma característica específica.
.pptx (Padrão): É a extensão padrão para apresentações do PowerPoint. Se você salvar sem escolher um formato específico, será pptx. Importante: Arquivos .pptx não oferecem suporte para macros.
.pptm (Habilitado para Macro): Se você precisar que sua apresentação suporte a gravação de macros (recursos que automatizam tarefas complexas através de código Visual Basic), você deve salvá-la como pptm.
.potx (Modelo de Apresentação): Usado para salvar a apresentação como um modelo (template). A partir de um arquivo .potx, você pode criar várias novas apresentações com o mesmo design e estrutura. Não habilitado para macros.
.potm (Modelo de Apresentação Habilitado para Macro): Um modelo de apresentação que, além da estrutura e design, também suporta macros.
.pdf: O PowerPoint permite salvar apresentações diretamente em formato PDF.
.mp4 ou .wmv (Vídeo): Você pode transformar sua apresentação de slides em um arquivo de vídeo. Isso significa que a apresentação pode ser reproduzida como um filme, sem a necessidade do PowerPoint.
.png, .jpg, .gif (Imagem): O PowerPoint também permite salvar os slides como imagens. Você pode optar por salvar apenas o slide atual ou cada slide da apresentação como um arquivo de imagem separado. Por exemplo, 50 slides podem se tornar 50 arquivos .png.
Existem várias maneiras de inserir um novo slide:
Guia Página Inicial: No grupo "Slides", clique em "Novo Slide".
Guia Inserir: Clique em "Novo Slide".
Atalho de Teclado: Pressione Ctrl + M.
Miniatura do Slide + Enter: No painel de miniaturas à esquerda, selecione uma miniatura de slide e pressione a tecla Enter. Um novo slide será inserido logo abaixo do selecionado. Cuidado: Se o cursor estiver dentro do slide (na área de texto) e você apertar Enter, você criará novos parágrafos, não novos slides.
Botão Direito do Mouse: Clique com o botão direito do mouse sobre a miniatura de um slide no painel esquerdo e selecione "Novo Slide".
Para criar uma cópia exata de um slide existente:
Botão Direito do Mouse: Clique com o botão direito do mouse sobre a miniatura do slide e selecione "Duplicar Slide".
Atalho de Teclado: Com a miniatura do slide selecionada, pressione Ctrl + D.
Layout: Refere-se à estrutura de um slide, ou seja, a organização dos espaços reservados para título, subtítulo, conteúdo, imagens, etc.. O PowerPoint oferece diversos layouts (Slide de Título, Título e Conteúdo, Somente Título, Em Branco, etc.).
Como alterar: Guia Página Inicial > Grupo "Slides" > Botão "Layout"; ou clique com o botão direito na miniatura do slide > "Layout".
Design: Refere-se à aparência visual geral da apresentação, incluindo plano de fundo, esquemas de cores, fontes e efeitos.
Recurso "Design" (ou "Ideias de Design" no Office 365): Ajuda a criar apresentações com visual profissional, oferecendo sugestões de design instantâneas..
Localização: Disponível na Guia Página Inicial e também na Guia Design.
Conhecer os atalhos para iniciar a apresentação é fundamental.
F5 (Iniciar do Começo): Inicia a apresentação de slides desde o primeiro slide, independentemente de qual slide esteja selecionado no momento.
Shift + F5 (Iniciar do Slide Atual): Inicia a apresentação de slides a partir do slide que está selecionado no momento.
Botão na Barra de Status: O ícone de "Apresentação de Slides" na barra de status (canto inferior direito da tela do PowerPoint, ao lado do zoom) tem o mesmo efeito de Shift + F5, ou seja, inicia a apresentação a partir do slide atual.
Este é um recurso poderoso para quem faz apresentações, pois oferece uma experiência diferente para o público e para o apresentador.
Funcionalidade: Exibe o slide em tela inteira para o público em um monitor, enquanto o apresentador vê uma tela diferente em seu próprio monitor, com recursos adicionais:
Visualização do próximo slide.
Anotações referentes ao slide atual.
Um cronômetro para controlar o tempo da apresentação.
Ferramentas como caneta, laser, marca-texto.
Ativação: Guia Apresentação de Slides > Grupo "Monitores" > Marcar a opção "Usar Modo de Exibição do Apresentador". Por padrão, este recurso não vem ativado.
Teste com um Monitor (Alt + F5): Em versões mais novas do PowerPoint (como o Office 365), é possível experimentar o Modo de Exibição do Apresentador mesmo que você tenha apenas um monitor, utilizando o atalho Alt + F5. Nas versões antigas, eram necessários dois ou mais monitores.
Finalidade: Permite criar sub-apresentações a partir de uma apresentação maior, selecionando apenas os slides desejados para serem exibidos. Isso é ideal para adaptar o conteúdo a diferentes públicos ou contextos sem precisar criar novos arquivos.
Como usar: Guia Apresentação de Slides > "Apresentação de Slides Personalizada". Você pode dar um nome à nova apresentação e selecionar os slides que farão parte dela.
Além do Office, muitos concursos cobram noções de sistema operacional Windows e outros aplicativos.
Desfazer (Ctrl + Z): Desfaz a última ação realizada, por exemplo, deletar um arquivo.
Refazer (Ctrl + Y): Refaz a última ação desfeita.
Recarregar Página (Ctrl + R): Em navegadores de internet (Mozilla Firefox, Google Chrome), recarrega a página atual.
Abrir Configurações (Windows + I): Abre rapidamente a janela de Configurações do Windows.
Abrir Centro de Controle (Windows + C): No Windows 10 e versões mais recentes, pode ser uma forma rápida de acessar configurações e opções do sistema.
Conectar Dispositivos (Windows + K): Abre a janela "Conectar Dispositivos", útil para conectar rapidamente dispositivos Bluetooth, impressoras, etc..
Abrir "Executar" (Windows + R): Abre a janela "Executar", onde você pode digitar comandos para abrir programas, pastas ou executar comandos específicos.
Ativar Barra de Jogos (Windows + G): Ativa a Barra de Jogos do Windows, útil para gamers para gravação de tela, capturas de tela e transmissão.
Limpeza de Histórico (Ctrl + Shift + Delete): Em navegadores, é usado para abrir a função de limpeza de histórico.
Abrir Gerenciador de Tarefas (Ctrl + Alt + Delete): Atalho clássico para abrir o Gerenciador de Tarefas no Windows.
O Explorador de Arquivos é o principal recurso para interagir com pastas e arquivos no Windows.
Obter Informações de Pasta: Para saber quantas subpastas, arquivos e o espaço ocupado por uma pasta, use o Explorador de Arquivos. Clique com o botão direito na pasta e selecione "Propriedades".
Estrutura de Pastas Padrão: O caminho padrão para uma pasta criada na área de trabalho de um usuário é C:\Users\<nome do usuário>\Desktop\<nome da pasta>.
"Abrir com": Ao clicar com o botão direito em um arquivo e selecionar "Abrir com", você pode abrir o arquivo em um aplicativo diferente do que é automaticamente designado pelo Windows. Por exemplo, um PDF pode ser aberto pelo Chrome ou por um leitor de PDF específico.
Arrastar e Soltar Arquivos: O comportamento de arrastar e soltar (com o botão esquerdo do mouse) muda dependendo da localização:
Mesma unidade (partição): O arquivo é movido.
Unidades diferentes (partições): O arquivo é copiado.
Arrastar + Ctrl: Sempre copia o arquivo.
Arrastar + Shift: Sempre move o arquivo.
Arrastar + Alt: Cria um atalho para o arquivo.
Excluir sem Lixeira (Shift + Delete): Para excluir um arquivo permanentemente, sem enviá-lo para a Lixeira (tornando a restauração impossível), selecione o arquivo e pressione Shift + Delete.
Versatilidade: O Windows 10 possui versões para operar em computadores pessoais, smartphones e tablets.
Preemptivo: O Windows, assim como o Linux, é um sistema operacional preemptivo. Isso significa que o sistema operacional pode interromper a execução de um processo para permitir que outro processo seja executado, gerenciando melhor os recursos e evitando travamentos.
Multisessão: O Windows permite multisessão, ou seja, é possível ter contas de usuários diferentes no mesmo computador e alternar entre elas.
PowerShell: É uma interface de linha de comando (CLI) desenvolvida pela Microsoft para automação de tarefas e gerenciamento de configurações usando uma linguagem de script.
Microsoft Edge: O navegador padrão do Windows 10 permite fazer anotações, rabiscos e marcações diretamente nas páginas da web que estão sendo exibidas.
Windows Hello: Oferece suporte para autenticação biométrica (como reconhecimento facial ou de impressão digital) e foi lançado com o Windows 10 em 2015.
Salvar no OneDrive: Arquivos podem ser salvos em uma pasta do OneDrive diretamente do Office (não apenas via Explorador de Arquivos) e não é sempre necessário estar conectado à internet para salvar localmente em uma pasta sincronizada do OneDrive, embora a sincronização com a nuvem exija conexão.
Alguns concursos podem cobrar o LibreOffice, uma suíte de escritório de código aberto. Muitas de suas funcionalidades são análogas às do Microsoft Office.
Salvar Documento (Ícone do Disquete): O ícone universal de salvar é o disquete. No LibreOffice Writer (e também no Word/LibreOffice Calc/Impress), se o ícone do disquete estiver com uma bolinha vermelha ou um asterisco, significa que o documento possui alterações que não foram salvas. Se o disquete estiver "lisinho" (sem a bolinha), o documento está salvo.
Seleção de Palavra: Assim como no Word, dois cliques sobre uma palavra no LibreOffice Writer a selecionam.
Seleção Avulsa: A seleção avulsa de texto (palavras ou parágrafos não contíguos) também é feita pressionando a tecla Ctrl e clicando nos elementos desejados.
Para que este material seja o mais útil possível e você otimize sua preparação, siga estas dicas:
Revisão Ativa: Não apenas leia, mas pratique ativamente. Se possível, abra o Word, Excel e PowerPoint e execute os comandos e atalhos. A memória muscular é poderosa.
Repetição Espaçada: Revise este material em intervalos regulares. A repetição é a base da memorização, especialmente para atalhos e detalhes técnicos.
Foco em Questões: Resolva muitas questões de concursos anteriores. Isso o ajudará a identificar como as bancas formulam as perguntas e quais são as pegadinhas mais comuns. O Qconcursos e o Nova Concursos são plataformas que oferecem milhares de questões atualizadas e comentadas, com filtros por ano, banca e cargo.
Atenção às Versões: Embora as versões mais recentes (365, 2019) sejam a tendência, sempre verifique o edital do seu concurso. Se uma versão específica for mencionada (ex: Word 2010), concentre-se nas particularidades daquela versão conforme detalhado neste guia.
Macete "B de Bombeiro": Lembre-se, no Word em português, Ctrl + B salva, e Ctrl + S sublinha. Não caia nessa pegadinha clássica!
Contextualize: Tente entender para que serve cada ferramenta. Por exemplo, por que o "Controlar Alterações" é importante para um advogado revisando contratos. Isso ajuda a fixar o conteúdo.
Ao seguir este guia completo e aplicar as estratégias aqui apresentadas, você estará não apenas estudando, mas construindo um conhecimento sólido e estratégico para dominar as questões de Microsoft Office em qualquer concurso público. A persistência e o estudo direcionado são seus maiores aliados.
A aprovação é o resultado do seu esforço e dedicação. Acredite no seu potencial!