Microfilmagem em Arquivologia: Guia Completo para Concursos

Microfilmagem é o processo de reproduzir documentos em filme, por meios fotográficos ou eletrônicos, com alto grau de redução. Em Arquivologia, ela é regulada pela Lei 5.433/1968 e pelo Decreto 1.799/1996, e o microfilme tem o mesmo valor legal do original (Lei 5.433/1968, art. 1º, § 1º).

A microfilmagem aparece com frequência nas provas de Arquivologia, e as bancas costumam cobrar os tipos, a legislação e a sinalética dos rolos. Neste guia você encontra esses pontos explicados, com exemplos de afirmações no estilo das provas.

Índice

O que é microfilmagem em Arquivologia?

Quais as vantagens e desvantagens da microfilmagem?

Quais são os 4 tipos de microfilmagem?

O que a Lei 5.433/1968 e o Decreto 1.799/1996 dizem sobre microfilmagem?

Quais são os símbolos da microfilmagem (sinalética)?

Como estudar microfilmagem para a prova de Arquivologia?

Referências Bibliográficas

Perguntas Frequentes sobre Microfilmagem

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O que é microfilmagem em Arquivologia?

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e a legislação específica, a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Imagine fotografar documentos e registrá-los em um rolo de filme, em quadros minúsculos que, vistos contra a luz, lembram fotos de um jornal. Essa tecnologia condensa muita informação em um suporte pequeno (veja os conceitos de suporte, forma e formato, que as bancas também cobram).

O Decreto 1.799/1996, que regulamenta a Lei 5.433/1968, define microfilme como o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Na prática, o microfilme pode se apresentar em rolo, microficha, jaqueta ou cartão-janela, as chamadas microformas.

Quais as vantagens e desvantagens da microfilmagem?

Em tempos de digitalização, você pode se perguntar por que ainda se fala em microfilmagem. A resposta está nas características desse suporte, que atende a dois objetivos principais: reduzir o espaço ocupado e preservar o documento original.

Quais são as vantagens do microfilme?

Redução de espaço: a microfilmagem reduz espaço e peso em mais de 90%, o que permite guardar grandes arquivos em caixas-fortes ou salas pequenas.

Durabilidade: armazenado em condições ideais, o microfilme pode durar séculos, e a literatura da área costuma citar estimativas de até 500 anos. É uma estabilidade que mídias digitais, como CDs e HDs, ainda não garantem com a mesma segurança.

Valor jurídico: nas condições previstas em lei, o microfilme produz os mesmos efeitos legais do documento original, em juízo ou fora dele.

Segurança e baixa obsolescência: é uma tecnologia estável e consolidada, com baixo risco de ficar obsoleta rapidamente, e que dificulta a ação de falsificadores.

Preservação do original: como o usuário passa a consultar o microfilme, o documento original, muitas vezes frágil, deixa de ser manuseado. Esse cuidado conversa com o diagnóstico de preservação e conservação do acervo.

Quais são as desvantagens da microfilmagem?

A microfilmagem também tem limitações que o concurseiro precisa conhecer:

• Acesso restrito: não há acesso múltiplo. Um documento digitalizado pode ser aberto por várias pessoas ao mesmo tempo, enquanto o microfilme só pode ser visto por uma pessoa de cada vez na leitora.

• Equipamentos caros: embora o processo seja viável para grandes volumes, as leitoras de microfilme são caras e raras, e poucos órgãos as oferecem ao público.

• Recuperação lenta: a consulta é sequencial, quadro a quadro, o que torna a busca da informação mais lenta do que a pesquisa digital.

• Resistência do usuário: por não ser algo comum no dia a dia, muitos usuários resistem a usar as máquinas de leitura.

Quais são os 4 tipos de microfilmagem?

Segundo a terminologia arquivística, a microfilmagem tem quatro finalidades distintas. As bancas gostam de confundir esses conceitos, então atenção às diferenças entre eles.

Microfilmagem de complemento

Serve para completar ou suplementar um acervo. Imagine que uma instituição, como a Câmara dos Deputados, precise de um documento que pertence a outra, como o Senado, para completar uma série histórica. Em vez de transferir o original, faz-se a microfilmagem daquele documento, e a instituição solicitante completa seu acervo sem retirar o original do dono.

Microfilmagem de preservação

O objetivo é proteger o original. Ela é usada quando o documento está frágil, quebradiço ou em risco. Com o microfilme pronto, o acesso do público passa a ser feito na cópia, o que preserva a integridade física do original contra o desgaste do manuseio constante.

Microfilmagem de segurança

Funciona como um backup. É uma cópia de segurança que deve ficar em local diferente do local dos documentos originais. Se houver incêndio, inundação ou outro sinistro onde estão os originais, a informação sobrevive em outro lugar.

Microfilmagem de substituição

Visa à racionalização de espaço: microfilma-se o documento para, em seguida, eliminar o original. Aqui existe uma regra de ouro. A microfilmagem de substituição só vale para documentos que já estavam destinados à eliminação. Os documentos de arquivos permanentes, de valor histórico, nunca são eliminados, mesmo que sejam microfilmados.

O que a Lei 5.433/1968 e o Decreto 1.799/1996 dizem sobre microfilmagem?

A base legal da microfilmagem no Brasil é a Lei 5.433/1968, regulamentada pelo Decreto 1.799/1996. A lei garante que os microfilmes, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente deles produzem os mesmos efeitos legais dos originais (art. 1º, § 1º).

Na gestão de documentos, esse valor legal permite microfilmar e liberar espaço, desde que sejam respeitadas as regras de eliminação e de armazenamento descritas a seguir.

Quando o original microfilmado pode ser eliminado?

Depois da microfilmagem, da revisão e da extração do filme cópia, os originais podem ser eliminados, desde que a eliminação esteja prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente, e seja precedida de termo próprio (Decreto 1.799/1996, art. 12 e parágrafo único).

A exceção são os documentos de valor histórico ou permanente: eles não podem ser eliminados, mesmo microfilmados. Podem ser guardados em local diferente da repartição ou recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação (Lei 5.433/1968, art. 2º; Decreto 1.799/1996, art. 13). Para entender como cada documento recebe esse destino, veja o valor dos documentos na Arquivologia.

Sobre o método, a Lei 5.433/1968 cita a incineração, a destruição mecânica ou outro processo adequado como formas de eliminação (art. 1º, § 2º), enquanto o Decreto 1.799/1996 fala em meios que garantam a inutilização do documento (art. 12). Fique atento ao enunciado: se a questão citar a letra da lei, a incineração aparece como método possível.

“A microfilmagem de substituição permite eliminar documentos de valor permanente depois de microfilmados, para liberar espaço no arquivo.”

A afirmação está errada. Documentos de valor permanente nunca são eliminados, mesmo que tenham sido microfilmados, e a substituição só vale para documentos já destinados à eliminação. É a pegadinha mais comum do tema.

Quais são as regras de segurança e armazenamento?

• Filme original e filme cópia: o armazenamento do filme original (matriz) deve ser feito em local diferente do filme cópia, e a extração da cópia é obrigatória por segurança (Decreto 1.799/1996, art. 5º, §§ 1º e 3º).

• Vedação de filmes atualizáveis: é proibido usar filmes atualizáveis, aqueles que permitem apagar ou alterar dados. Isso garante a fidedignidade e impede fraudes (Decreto 1.799/1996, art. 5º, § 2º).

• Microformas: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela podem ser usados, desde que haja fiel reprodução do documento.

• Termo e livro próprio: a eliminação ou a transferência de documentos microfilmados exige termo lavrado pela autoridade competente, em livro próprio (Lei 5.433/1968, art. 1º, §§ 3º e 5º).

“O filme original e o filme cópia devem ser guardados no mesmo local, para facilitar a consulta.”

A afirmação está errada. O armazenamento do filme original deve ser feito em local diferente do filme cópia, justamente para que um sinistro não destrua os dois ao mesmo tempo.

Quais são os símbolos da microfilmagem (sinalética)?

Em concursos de nível superior ou mais específicos, é comum a cobrança dos símbolos visuais, a sinalética, usados nos rolos de microfilme. Esses símbolos orientam o operador sobre o conteúdo do filme, e o jeito mais seguro de memorizá-los é associar cada um a uma imagem mental.

Início, fim e continuidade

Qualidade e estado do documento

Existem símbolos que alertam sobre problemas no original, e eles costumam ser cobrados por associação de imagem:

Como estudar microfilmagem para a prova de Arquivologia?

A microfilmagem é um tema técnico, mas lógico. Para acertar as questões, fixe quatro pilares: o microfilme tem o mesmo valor legal do original; documento de valor permanente nunca é eliminado, mesmo microfilmado; filme original e filme cópia ficam em locais diferentes; e a microfilmagem de segurança (backup) é diferente da de substituição (eliminação do suporte em papel).

Bancas como o Cebraspe costumam montar pegadinhas dizendo que a microfilmagem permite liberar espaço eliminando documentos permanentes. Agora você sabe que isso está errado: o objetivo principal é preservar a informação e garantir sua autenticidade por muito tempo.

Para ver o tema dentro da disciplina, use o guia completo de Arquivologia para concursos.

A teoria das três idades mostra em que fase do ciclo vital os documentos chegam ao microfilme.

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Referências Bibliográficas

BRASIL. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais.

BRASIL. Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Perguntas Frequentes sobre Microfilmagem

O microfilme tem valor legal?

Sim. A Lei 5.433/1968 estabelece que os microfilmes, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente deles produzem os mesmos efeitos legais dos documentos originais, em juízo ou fora dele.

A microfilmagem ainda é utilizada?

Sim. A Lei 5.433/1968 e o Decreto 1.799/1996 continuam como base legal, e o próprio decreto admite a produção do microfilme por meios fotográficos ou eletrônicos. Na prova, o ponto é saber que a microfilmagem atende às finalidades de complemento, preservação, segurança e substituição.

Qual a diferença entre microfilmagem de segurança e de substituição?

A de segurança é um backup, guardado em local diferente do dos originais, e não elimina nada. A de substituição serve para eliminar o original em papel depois da microfilmagem, e só vale para documentos já destinados à eliminação.

Documento permanente microfilmado pode ser eliminado?

Não. Documentos de valor histórico ou permanente não podem ser eliminados depois de microfilmados. Eles devem ser preservados pelo órgão que os detém ou recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação.