O que é a Microfilmagem em Arquivologia?

Microfilmagem para Concursos: O Guia Completo e Detalhado

Se você está estudando Arquivologia para concursos públicos, certamente já se deparou com um tema que, embora não esteja tão presente no nosso dia a dia doméstico, é fundamental para a preservação documental e cai com frequência em provas: a microfilmagem.

Muitos candidatos acham esse assunto distante ou complexo, mas a verdade é que, com a explicação correta, ele se torna lógico e fácil de assimilar. Neste artigo, preparamos um material completo, baseado nas melhores práticas e na legislação vigente, para tirar todas as suas dúvidas sobre conceitos, tipos, vantagens, legislação e símbolos da microfilmagem.

O que é a Microfilmagem?

Para começar, precisamos entender o conceito básico. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e a legislação específica, a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

Imagine um processo fotográfico onde tiramos fotos de documentos e as inserimos em um filme (um rolo), mas de forma muito pequena. Se você pegar um rolo de microfilme e olhar contra a luz, verá quadradinhos minúsculos que parecem fotos de um jornal. É uma tecnologia que permite condensar uma grande quantidade de informação em um suporte físico pequeno.

O Decreto nº 1.799/96, que regulamenta a área, define o microfilme como o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados ou imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Por que utilizar a Microfilmagem? (Vantagens)

Você pode se perguntar: "Em tempos de digitalização, por que ainda falamos de microfilmagem?". A resposta reside nas características únicas desse suporte. Existem dois motivos principais para sua utilização: a redução de espaço e a preservação do documento original.

Aqui estão as principais vantagens detalhadas que costumam ser cobradas em prova:

1. Redução Drástica de Espaço: A microfilmagem permite uma redução de espaço e peso superior a 90%. Isso possibilita armazenar grandes arquivos em caixas-fortes ou espaços reduzidos.

2. Alta Durabilidade: Se armazenados em condições ideais, os microfilmes podem permanecer intactos por mais de 500 anos. É uma estabilidade que mídias digitais (como CDs ou HDs) ainda não garantem com a mesma segurança.

3. Valor Jurídico: O microfilme possui valor legal reconhecido. Sob as circunstâncias previstas em lei, ele produz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, inclusive em juízo.

4. Segurança e Baixa Obsolescência: É uma tecnologia estável e consolidada, com baixo risco de se tornar obsoleta rapidamente. Além disso, dificulta a ação de falsificadores.

5. Preservação do Original: Como o usuário passa a consultar o microfilme, o documento original (muitas vezes frágil) deixa de ser manuseado, evitando sua deterioração.

Desvantagens e Desafios

Como nem tudo são flores, a microfilmagem também apresenta limitações que o concurseiro precisa conhecer:

• Acesso Restrito: Não possui acesso múltiplo. Diferente de um documento digitalizado que várias pessoas podem abrir ao mesmo tempo em computadores diferentes, o microfilme só pode ser visto por uma pessoa de cada vez na leitora.

• Equipamentos Caros: Embora o processo seja viável para grandes volumes, as máquinas leitoras de microfilme são caras e raras. Poucos órgãos possuem esses equipamentos disponíveis para o público.

• Recuperação Lenta: A consulta é sequencial, ou seja, fotograma por fotograma. Isso torna a recuperação da informação mais lenta em comparação à pesquisa digital.

• Resistência do Usuário: Por não ser algo comum no cotidiano das pessoas, muitos usuários têm resistência em utilizar as máquinas de leitura.

Os 4 Tipos de Microfilmagem

Segundo a terminologia arquivística, existem quatro finalidades ou tipos distintos de microfilmagem. As bancas adoram confundir esses conceitos, então preste atenção:

1. Microfilmagem de Complemento

Serve para complementar ou suplementar um acervo. Imagine que uma instituição (como a Câmara dos Deputados) precise de um documento que pertence a outra (como o Senado) para completar uma série histórica ou um estudo. Em vez de transferir o original, faz-se uma microfilmagem daquele documento. Assim, a instituição solicitante completa seu acervo sem retirar o original do dono.

2. Microfilmagem de Preservação

O objetivo aqui é proteger o original. É utilizada quando o documento está frágil, quebradiço ou em risco. Ao criar o microfilme, o acesso público passa a ser feito na cópia, preservando a integridade física do documento original contra o desgaste do manuseio constante.

3. Microfilmagem de Segurança

Funciona como um backup. É uma cópia de segurança que deve ser armazenada em um local distinto (diferente) dos documentos originais. O objetivo é garantir que, em caso de incêndio, inundação ou sinistro no local onde estão os originais, a informação sobreviva em outro lugar.

4. Microfilmagem de Substituição

Esta é utilizada para racionalização de espaço. Microfilma-se o documento para, em seguida, eliminar o original. ATENÇÃO: Existe uma regra de ouro aqui. A microfilmagem de substituição só pode ser feita com documentos que já estavam destinados à eliminação. Jamais se faz microfilmagem de substituição com documentos de valor permanente (histórico). Documentos permanentes nunca são eliminados, mesmo que sejam microfilmados.

Legislação: A Lei 5.433/68 e o Decreto 1.799/96

A base legal da microfilmagem no Brasil é composta principalmente pela Lei nº 5.433/1968 e pelo Decreto nº 1.799/1996. Vamos destacar os pontos cruciais para a sua prova:

Valor Legal e Eliminação

A lei garante que os microfilmes, certidões e cópias extraídas diretamente deles produzem os mesmos efeitos legais dos originais. Os documentos originais que foram microfilmados podem ser eliminados (por incineração ou destruição mecânica), EXCETO os documentos de valor histórico/permanente. Estes devem ser preservados definitivamente, podendo ser guardados em local diverso da repartição, mas nunca destruídos.

Nota Importante sobre Incineração: A lei de 1968 menciona a "incineração" como método de eliminação. No entanto, em provas atuais e na prática moderna, a incineração não é mais considerada adequada devido às preocupações ambientais. O método preferível hoje é a fragmentação (destruição mecânica), mas fique atento se a questão citar a letra fria da lei antiga.

Regras de Segurança e Armazenamento

• Filme Original vs. Cópia: O armazenamento do filme original (matriz) deve ser feito em local diferente do filme cópia. Isso é obrigatório para efeitos de segurança.

• Vedações: É proibido utilizar filmes atualizáveis (que permitem apagar ou alterar dados). Isso garante a fidedignidade e impede fraudes ou falsificações.

• Microformas: A legislação permite o uso de qualquer microforma (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela), desde que garanta a fiel reprodução.

• Autorização: A eliminação ou transferência de documentos microfilmados para outro local exige registro em livro próprio e lavratura de termo pela autoridade competente.

Símbolos da Microfilmagem (Sinalética)

Para concursos de nível superior ou mais específicos, é comum a cobrança dos símbolos visuais (sinalética) utilizados nos rolos de microfilme. Esses símbolos, padronizados internacionalmente (ISO) e pelo CONARQ, servem para orientar o operador sobre o conteúdo do filme.

Aqui estão os principais símbolos que você deve visualizar mentalmente:

Início e Fim

• Círculo totalmente preenchido (Preto): Indica o Início do Rolo. Pense num rolo novo, cheio, "preenchido".

• Círculo vazio (Branco): Indica o Fim do Rolo. O rolo acabou, ficou vazio.

Continuidade

Quando a documentação é muito grande e ocupa mais de um rolo:

• Seta apontando para um rolo vazio: Significa "Continua em outro rolo". O atual acabou, vai para o próximo.

• Seta apontando para um rolo preenchido: Significa "Continuação de outro rolo". É o começo do segundo rolo, continuando o anterior.

Qualidade e Estado do Documento

Existem símbolos obrigatórios para alertar sobre problemas no original:

• Mancha com listras: Significa Original Ilegível. Pense em uma mancha que impede a leitura.

• Folha com aspecto rasgado: Indica Texto deteriorado ou encadernação defeituosa. Lembra uma folha que rasgou ao ser puxada.

• Número com um X: Indica Numeração ou data incorreta.

• Paleta de Pintor: Indica que o Original é em cores (já que o microfilme geralmente é preto e branco).

• Letra "R" grande: Indica Repetição de imagem.

• Seta saindo de uma folha: Indica Páginas ou números em falta.

Conclusão e Dicas Finais

A microfilmagem é um tema técnico, mas extremamente lógico. O segredo para o sucesso nas questões é lembrar sempre dos pilares:

1. Valor Legal: Equipara-se ao original.

2. Permanência: Documento histórico/permanente NUNCA é eliminado, mesmo após microfilmado.

3. Segurança: O original do filme e a cópia ficam em lugares separados.

4. Tipos: Saber diferenciar Segurança (backup) de Substituição (eliminação do suporte papel).

As bancas examinadoras, como CESPE/Cebraspe, costumam criar "pegadinhas" dizendo que a microfilmagem permite liberar espaço eliminando documentos permanentes. Agora você já sabe: isso é errado! O objetivo primordial pode não ser apenas liberar espaço, mas sim preservar a informação e garantir sua autenticidade por séculos.

Dominar esses detalhes coloca você à frente da concorrência, especialmente em questões que cobram a legislação específica e a sinalética.

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