O Microsoft Excel, a planilha eletrônica produzida pela Microsoft, é um dos softwares mais utilizados globalmente e um assunto recorrente nas questões de informática em concursos públicos. Dominar seus recursos, mesmo os mais básicos, deixou de ser um diferencial e se tornou um item obrigatório para a contratação. Este guia completo foi estruturado para facilitar seu aprendizado, partindo do mais simples ao mais complexo, garantindo que você compreenda os fundamentos e as "pegadinhas" comuns em provas.
Para começar a desvendar o universo do Excel, é essencial compreender seus elementos estruturais mais básicos.
O Microsoft Excel faz parte do pacote Microsoft Office e é, atualmente, o programa de folha de cálculo mais popular do mercado. Ele é uma ferramenta incrivelmente poderosa que permite ao usuário desde a realização de operações algébricas simples até a criação de planilhas inteligentes e automatizadas que realizam atualizações em tempo real. Suas ferramentas podem ser utilizadas por qualquer pessoa, desde um cozinheiro controlando receitas até grandes empresas em áreas como administração, contabilidade, engenharia, marketing e comércio. A linguagem do Excel é universal, tornando-o indispensável em diversas profissões ao redor do planeta.
A célula é o elemento mais fundamental do Excel. Ela é o encontro entre uma linha e uma coluna.
Identificação: As linhas são identificadas verticalmente por números, enquanto as colunas são identificadas horizontalmente por letras. Assim, uma célula é referenciada por sua localização, como "A1" (primeira linha da coluna A).
Conteúdo: As células são versáteis e podem conter números, texto ou fórmulas. É dentro delas que você irá inserir dados e onde as fórmulas e funções do Excel serão aplicadas.
Inserção de Dados: Para inserir dados, basta clicar em uma célula vazia e começar a digitar. Para se mover para a célula seguinte, você pode pressionar Enter ou Tab.
Dúvida Comum e Ponto Essencial para Concursos:
O sinal de igual (=): Antes de inserir qualquer fórmula ou função, é necessário digitar o sinal =. Caso contrário, o Excel interpretará o conteúdo como um texto, e a fórmula não será aplicada. Este é um detalhe simples, mas crucial, frequentemente abordado em questões de concurso.
Uma planilha (também conhecida como aba ou guia) é o ambiente principal onde você organiza e manipula suas células. Pense nela como uma única folha em um grande caderno.
Definição e Nomenclatura: No contexto do Excel, uma planilha é cada aba dentro da Pasta de Trabalho. As três formas – Planilha, Aba e Guia – estão corretas e são usadas para se referir ao mesmo conceito.
Estrutura e Tamanho: Cada planilha do Excel é gigantesca, composta por 16.384 colunas (nomeadas de A a XFD) e 1.048.576 linhas (numeradas de 1 a 1.048.576). Esses números são potências de 2, o que é comum em computação.
Criação: Geralmente, ao abrir o Excel, ele já cria automaticamente uma nova pasta de trabalho que contém algumas planilhas (em algumas versões, por padrão, três). Quando você cria uma nova planilha dentro de uma pasta de trabalho, o Excel sugere nomes como "Planilha1" ou "Plan1" (ou "Sheet1" se o Excel estiver em inglês).
Dúvida Comum e Ponto Essencial para Concursos:
Planilha vs. Tabela: É comum confundir um grupo de dados organizados em linhas e colunas com o termo "planilha". No Excel, esse grupo de dados é chamado de Tabela. A planilha é a "folha" completa, enquanto a tabela é apenas uma parte dela, contendo os dados que você está manipulando.
A pasta de trabalho é o nível mais alto de organização no Excel. É o seu "arquivo" final.
Definição: A pasta de trabalho é o arquivo do Excel como um todo, englobando todos os seus objetos. Documentos do Excel são, por definição, chamados de pastas de trabalho.
Conteúdo: Uma pasta de trabalho contém uma coleção de planilhas. Além disso, pode incluir gráficos, planilhas de macro, tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos e projetos VBA.
Criação: Para criar uma nova pasta de trabalho, você deve acessar o menu "Arquivo", em seguida "Novo" e selecionar "Pasta de Trabalho em branco". O Excel, por padrão, sugere o nome "Pasta1" para o novo arquivo.
Tipos de Arquivos: Os arquivos de pasta de trabalho do Excel podem ser salvos em diversos formatos, como .xls (versões antigas, até 2003), .xlsx (padrão a partir da versão 2007), .xlsm, .xla, .xlt, entre outros.
Dúvida Mais Comum e Crucial para Concursos:
Pasta de Trabalho vs. Planilha: Esta é a confusão mais frequente. É vital entender que a Pasta de Trabalho é o arquivo que contém uma ou mais planilhas. Uma pasta de trabalho obrigatoriamente contém uma coleção de planilhas, mas não pode ter células diretamente. Assim, dizer "tenho uma planilha do Excel" é tecnicamente impreciso; o correto seria "tenho uma pasta de trabalho do Excel com várias planilhas". Em concursos, essa distinção pode ser o foco de questões conceituais.
Com os conceitos de célula, planilha e pasta de trabalho bem estabelecidos, podemos avançar para o que realmente dá poder ao Excel: as fórmulas e funções. Esses são os tópicos mais cobrados nas provas de concursos públicos.
Fórmulas e funções são as equações que realizam cálculos usando valores fornecidos pelo usuário. Elas transformam dados brutos em informações significativas, permitindo que o Excel realize operações complexas de forma automatizada.
Fórmulas: São expressões que você cria para realizar cálculos. Por exemplo, =A1+B1 é uma fórmula que soma o conteúdo das células A1 e B1.
Funções: São fórmulas predefinidas pelo Excel que recebem entradas (argumentos) e retornam saídas. Elas simplificam cálculos complexos e aumentam a eficiência. Exemplos incluem SOMA, MÉDIA, SE, entre outras.
Obrigatório: Lembre-se, o sinal de igual (=) deve preceder qualquer fórmula ou função para que o Excel a reconheça como um cálculo e não como texto.
Para ter sucesso em concursos públicos, é fundamental conhecer as funções mais cobradas. A seguir, detalhamos as principais:
Função SOMA (SOMA) ➕
Descrição: Calcula o total de todos os números especificados como argumentos. Você pode somar valores individuais, células específicas ou um intervalo de valores.
Sintaxe e Uso:
Para somar células individuais: =SOMA(B4;B5;B7) (use ponto e vírgula ; para separar referências de células ou valores que não estão em sequência).
Para somar um intervalo de células: =SOMA(B4:B8) (use dois pontos : para indicar um intervalo contínuo).
Argumentos podem ser: intervalo, referência de célula, matriz, constante, fórmula ou resultado de outra função.
Dica Rápida: Você pode usar o AutoSoma na guia "Página Inicial", no grupo "Edição", ou o atalho ALT + = para adicionar rapidamente a função SOMA a uma célula.
Vantagem sobre Fórmulas Simples: A função SOMA é mais robusta que somar células individualmente (ex: =A1+B1+C1), pois ignora valores de texto (evitando o erro #VALUE!) e atualiza automaticamente suas referências se você inserir ou excluir linhas/colunas dentro do intervalo somado (evitando o erro #REF!).
Função MÉDIA (MÉDIA)
Descrição: Retorna a média aritmética entre dois ou mais valores.
Sintaxe e Uso: =MÉDIA(A2:A10).
Dica de Concurso - A Pegadinha Comum!
Acento: O nome da função é =MÉDIA, com acento. Alternativas sem o acento estão erradas.
Confusão com MED: Não confunda MÉDIA com a função MED, que estabelece a mediana entre dois valores. Essa diferenciação é uma pegadinha costumeira em concursos.
Funções MÁXIMO e MÍNIMO (MÁXIMO, MÍNIMO) ⬆⬇
Descrição: Retornam, respectivamente, o maior e o menor valor de um conjunto de valores.
Sintaxe e Uso:
=MÁXIMO(A2:A6) ou =MÁXIMO(A2:A6; 30) para incluir um valor adicional.
=MÍNIMO(A1:A10).
Comentários: Os argumentos podem ser números, nomes, matrizes ou referências que contenham números. Valores lógicos e representações de texto de números digitados diretamente são contados. No entanto, células vazias, valores lógicos ou texto em uma matriz ou referência são ignorados. Se os argumentos não contiverem números, as funções retornarão 0.
Função SE (SE)
Descrição: A mais popular e cobrada função condicional do Excel. Ela realiza um teste lógico e retorna um valor se a condição for verdadeira e outro se for falsa.
Sintaxe e Uso: =SE(teste_logico;”valor_se_verdadeiro”;”valor_se_falso”).
teste_logico (obrigatório): O valor ou expressão a ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO.
valor_se_verdadeiro (opcional): O valor ou expressão a ser retornado caso o teste_logico seja verdadeiro.
valor_se_falso (opcional): O valor ou expressão a ser retornado caso o teste_logico seja falso.
Dicas de Concurso:
Aspas Duplas: Sempre coloque os valores de texto a serem retornados entre aspas duplas ("). A única exceção são os valores lógicos VERDADEIRO ou FALSO, que o Excel reconhece automaticamente.
Aninhamento: É possível aninhar várias funções SE para realizar múltiplas comparações e tratar diversas condições. Exemplo: =SE(D2=1;”SIM”;SE(D2=2;”Não”;”Talvez”)).
Verificar Célula em Branco: Para verificar se uma célula está em branco, você pode usar a função ÉCÉL.VAZIA (ex: =SE(ÉCÉL.VAZIA(D2);"Em branco";"Não está em branco")) ou usar "" (que significa "nada").
Constantes Literais: Geralmente, não é recomendável colocar constantes literais (valores que podem mudar ocasionalmente, como taxas de imposto) diretamente nas fórmulas. É melhor referenciá-las em células separadas para facilitar futuras alterações.
Função CONT.SE (CONT.SE)
Descrição: Conta o número de células em um intervalo que atendem a um critério específico.
Sintaxe e Uso: =CONT.SE(intervalo, critério).
intervalo (obrigatório): O grupo de células que você deseja contar.
critério (obrigatório): Um número, expressão, referência de célula ou cadeia de texto que determina quais células serão contadas. Ex: ">32", "maçãs", B4.
Importante: CONT.SE usa apenas um único critério. Para múltiplos critérios, use CONT.SES.
Função CONT.SES (CONT.SES)
Descrição: Similar à CONT.SE, mas permite contar células que satisfazem múltiplos critérios.
Sintaxe e Uso: Ex: =CONT.SES(C5:C16;"Fruta";D5:D16;"Fresca").
Função SOMASE (SOMASE)
Descrição: Soma os valores em um intervalo que atendem aos critérios especificados.
Sintaxe e Uso: =SOMASE(intervalo, critérios, [intervalo_soma]).
intervalo (obrigatório): O intervalo de células a ser avaliado pelos critérios.
critérios (obrigatório): O critério que define quais células serão adicionadas. Deve estar entre aspas duplas se for texto ou incluir símbolos lógicos/matemáticos.
[intervalo_soma] (opcional): As células reais a serem somadas, se forem diferentes das especificadas no argumento intervalo.
Dicas de Concurso: Pode-se usar caracteres curinga (? para um único caractere e * para qualquer sequência de caracteres) nos critérios. Para buscar os caracteres ?, * ou ~ literalmente, digite um til (~) antes do caractere na caixa de pesquisa.
Função PROCV (PROCV)
Descrição: Uma das funções mais cobradas em concursos, realiza a busca de um valor em uma coluna e, ao encontrá-lo, retorna o conteúdo de outra coluna pertencente à mesma linha. (Embora a sintaxe detalhada não esteja nos excertos fornecidos, a importância para concursos é destacada). A sintaxe padrão é geralmente =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_col;[intervalo]).
Função PROCH (PROCH)
Descrição: Faz uma busca parecida com a do PROCV, mas na horizontal.
Sintaxe e Uso: =PROCH(valor_procurado,matriz_tabela,núm_índice_lin,[procurar_intervalo]).
Função CONTAR.VAZIO (CONTAR.VAZIO)
Descrição: Permite contar a quantidade de células que estão vazias em um determinado intervalo.
Sintaxe e Uso: =CONTAR.VAZIO(Intervalo).
Observação: Células com fórmulas que retornam "" (texto vazio) também são contadas, mas células com valores nulos não.
Função LOCALIZAR (LOCALIZAR)
Descrição: Retorna o número do caractere no qual uma sequência de caracteres ou de texto específica é encontrada pela primeira vez, começando em uma posição inicial definida.
Sintaxe e Uso: =LOCALIZAR("texto_procurado", no_texto, [núm_inicial]).
texto_procurado (obrigatório): O texto que você deseja localizar, sempre entre aspas.
no_texto (obrigatório): O texto onde a busca será feita.
[núm_inicial] (opcional): O número do caractere em no_texto onde a pesquisa deve começar. Use 1 para começar do início.
Conhecer atalhos de teclado pode economizar tempo valioso tanto no dia a dia quanto em provas de concurso. Não tente decorá-los; pratique-os no Excel para internalizá-los.
F1: Exibe o painel de Ajuda do Excel.
F2: Ativa a célula e posiciona o cursor no final do conteúdo para edição.
F3: Exibe a caixa de diálogo "Colocar nome" (se nomes foram definidos na pasta de trabalho).
F4: Repete o último comando ou ação, se possível.
F5: Exibe a caixa de diálogo "Ir para".
F6: Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom.
F7: Exibe a caixa de diálogo "Verificar ortografia".
F8: Ativa ou desativa o "modo estendido".
F9: Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.
F10: Ativa e desativa as dicas de tecla.
F11: Cria um gráfico dos dados no intervalo atual em uma folha de Gráfico separada.
F12: Exibe a caixa de diálogo "Salvar como".
CTRL+Menos (-): Exibe a caixa de diálogo "Excluir" para remover células selecionadas.
CTRL+;: Insere a data atual.
CTRL+` (acento grave): Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição das fórmulas na planilha.
CTRL+SHIFT+Mais (+): Exibe a caixa de diálogo "Inserir" para inserir células em branco.
CTRL+SHIFT+*: Seleciona a região atual em torno da célula ativa (área de dados cercada por linhas e colunas vazias).
CTRL+SHIFT+:: Insere a hora atual.
CTRL+SHIFT+": Copia o valor da célula acima para a célula ativa ou barra de fórmulas.
Conhecer as causas de erros comuns e aplicar boas práticas de trabalho no Excel é crucial para evitar problemas e garantir a precisão dos seus dados e cálculos, especialmente em situações de prova.
Erro #VALUE! (Valor Inválido):
Causa Comum: Pode ocorrer quando uma fórmula espera números, mas encontra texto. Por exemplo, uma fórmula simples como =A1+B1+C1 retornará #VALUE! se qualquer uma das células referenciadas contiver texto em vez de números.
Boa Prática/Exceção: A função SOMA é "inteligente" e ignora valores de texto, somando apenas os números. Isso evita o erro #VALUE! em muitos casos onde fórmulas simples falhariam.
Erro #REF! (Referência Inválida):
Causa Comum: Este erro aparece quando você exclui uma linha ou coluna que está sendo referenciada por uma fórmula. A referência da célula na fórmula se torna inválida.
Boa Prática/Exceção: Novamente, funções como SOMA são mais robustas. Se você excluir uma linha ou coluna dentro de um intervalo que uma função SOMA está usando (ex: =SOMA(A1:A5)), a função SOMA atualizará automaticamente seu intervalo para excluir a linha ou coluna removida, evitando o erro #REF!. Fórmulas do tipo =A1+B1 não se atualizam e retornarão o erro.
Fórmulas que Não Atualizam Referências ao Inserir Linhas ou Colunas:
Problema: Se você usa fórmulas simples como =A1+B1 e depois insere uma nova linha ou coluna entre A1 e B1, a fórmula não será atualizada para incluir a nova célula no cálculo. Isso pode levar a resultados incompletos ou incorretos.
Solução: Utilize funções baseadas em intervalos, como SOMA. Funções como SOMA atualizam automaticamente suas referências para incluir novas linhas ou colunas inseridas, desde que a nova célula esteja dentro do intervalo original da função.
Uso de Constantes Literais em Fórmulas:
Problema: Inserir valores que podem ser alterados ocasionalmente (constantes literais, como uma taxa de imposto de 0,0825) diretamente nas fórmulas dificulta a manutenção do documento. Se a constante precisar ser alterada no futuro, você terá que editar manualmente todas as fórmulas onde ela foi usada.
Boa Prática: É muito melhor colocar constantes em suas próprias células separadas. Assim, elas ficam visíveis e podem ser facilmente encontradas e alteradas em um único local, e todas as fórmulas que as referenciam serão atualizadas automaticamente.
Diferença entre SOMA com Referências Individuais vs. Intervalos:
Problema: Usar uma fórmula como =SOMA(A1,A2,A3,B1,B2,B3) com muitas referências individuais é suscetível a erros se linhas ou colunas forem inseridas ou excluídas dentro do intervalo.
Boa Prática: É mais eficiente e seguro usar intervalos claros, como =SOMA(A1:A3,B1:B3). Essa abordagem se atualiza corretamente ao adicionar ou excluir linhas.
O domínio do Microsoft Excel é uma habilidade indispensável na era digital e, como vimos, um pilar fundamental nas provas de concursos públicos. Compreender as diferenças entre células, planilhas e pastas de trabalho é o ponto de partida para qualquer usuário. A aplicação correta de fórmulas e funções, juntamente com o conhecimento dos atalhos e das boas práticas, não só aumentará sua produtividade, mas também o preparará para gabaritar as questões mais desafiadoras de Excel.
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