Para que servem as ferramentas de classificação e filtro no Excel?

Capítulo 1: O Universo do Excel – Primeiros Passos Essenciais

Para dominar as ferramentas de classificação e filtro, é fundamental ter uma base sólida no Excel. Este capítulo cobre os conceitos mais simples e fundamentais, preparando o terreno para os tópicos mais complexos.

1.1. O que é o Excel e Para Que Serve?

O Microsoft Excel é um programa amplamente utilizado em todo o mundo, desenvolvido pela Microsoft para sistemas operacionais como Windows e Mac OS. Ele é reconhecido como a ferramenta de planilha eletrônica mais usada, permitindo aos usuários criar planilhas inteligentes capazes de reconhecer informações digitadas e realizar uma vasta gama de operações.

Para que serve o Excel? O Excel serve para uma infinidade de propósitos, desde cálculos simples até análises de dados complexas, sendo útil para qualquer pessoa que possua um computador, seja um profissional, estudante, ou empresário. Suas principais utilidades incluem:

• Cálculos e Análises: Realizar cálculos, verificações, comparações em segundos, o que levaria horas manualmente. Ele pode somar números automaticamente, por exemplo.

• Organização de Dados: Organizar dados de forma que diferentes elementos possam ser vistos de diversas perspectivas. O Excel utiliza uma coleção de células organizadas em linhas e colunas para isso.

• Recursos Gráficos: Exibir dados em formatos visuais como gráficos, diagramas, formas, SmartArt, Clip Arts e imagens, facilitando a visualização e compreensão.

• Recursos de Banco de Dados: Atuar como um banco de dados para armazenar até 1 milhão de registros, permitindo tabelas dinâmicas, slicers, minigráficos, validação de dados e agrupamento.

• Recursos Funcionais: Oferecer mais de 300 fórmulas integradas, suporte a Macros VBA para automação de tarefas repetitivas, suplementos, hiperlinks e formatação condicional.

Historicamente, o Excel desempenhou um papel crucial na contabilidade e manutenção de registros empresariais, substituindo processos manuais demorados.

1.2. Interface do Excel: Conhecendo os Elementos Essenciais

A tela do Excel possui muitos elementos úteis que você utilizará com frequência. Conhecê-los é o primeiro passo para uma navegação eficiente:

1. Barra de Acesso Rápido: Localizada na parte superior esquerda da janela, contém botões para comandos frequentemente usados como Salvar, Desfazer e Refazer. É personalizável e sempre visível.

2. Botão de Arquivo (Menu Arquivo): Abre uma visualização especial com opções para salvar, compartilhar, imprimir e configurar o Excel.

3. Lista de Guias (Faixa de Opções): Agrupa opções relacionadas em guias, como "Página Inicial", "Inserir", "Layout da Página", "Fórmulas", "Dados", "Revisão" e "Exibir".

4. Barra de Título: Exibe o nome da pasta de trabalho atual.

5. Caixa de Pesquisa (Diga-me ou Pesquisar): Ferramenta para localizar comandos ou fazer com que o Excel execute um comando automaticamente. Atalho: Alt+Q.

6. Controles de Janela: Botões para minimizar, maximizar/restaurar e fechar a janela do Excel.

7. Barra de Fórmulas: Exibe as informações ou fórmulas inseridas na célula ativa.

8. Nome da Célula Selecionada (Caixa de Nome): Mostra o endereço da célula ativa ou o nome de um intervalo ou objeto selecionado.

9. Letras da Coluna: Rótulos de A a XFD (16.384 colunas).

10. Números de Linha: Rótulos de 1 a 1.048.576 linhas.

11. Célula Selecionada: O contorno verde escuro indica a célula ou intervalo atualmente selecionado.

12. Guias da Planilha: Representam as diferentes planilhas em uma pasta de trabalho, exibindo seus nomes.

13. Botão de Nova Planilha: Adiciona uma nova planilha à pasta de trabalho.

14. Botões de Visualização: Alteram a forma como a planilha é exibida (Normal, Layout de Página, Visualização de Quebra de Página).

15. Barra de Rolagem Vertical e Horizontal: Permitem rolar a página para cima/baixo e para a esquerda/direita, respectivamente.

16. Ampliar ou Reduzir (Zoom): Controla a ampliação da planilha.

1.3. Inserindo Dados e Fórmulas Simples

Inserir dados no Excel é um processo direto: basta clicar em uma célula para selecioná-la e começar a digitar. O Excel categoriza o que você digita em quatro tipos: texto, título, número, fórmula ou comando. Por padrão, o texto é alinhado à esquerda e os números à direita. Ao pressionar Enter, a inserção de dados para aquela célula é concluída.

Inserindo Fórmulas: Uma fórmula é uma sequência de operações, constantes, nomes e funções que geram um novo valor a partir de valores existentes. Toda fórmula deve ser iniciada com um sinal de igual (=). O resultado da fórmula é exibido na célula, enquanto a fórmula em si aparece na Barra de Fórmulas.

Exemplo: Para somar os valores das células C2, C3 e C4 na célula C5, a fórmula seria =C2+C3+C4.

Principais Operadores: O Excel segue os princípios da aritmética e lógica, utilizando operadores para realizar cálculos.

• Operadores Aritméticos: Especificam o tipo de cálculo, como adição (+), subtração (-), multiplicação (*) ou divisão (/). A ordem de precedência é a mesma da matemática (multiplicação e divisão antes de adição e subtração), a menos que parênteses sejam usados para alterar a ordem.

  • Ex: =5+5*3 resulta em 20 (5 + 15).

  • Ex: =(5+5)*3 resulta em 30 (10 * 3).

• Operadores Relacionais: Fazem comparações entre dois ou mais testes lógicos, resultando sempre em VERDADEIRO ou FALSO. Os principais são:

  • = (igual a)

  • > (maior que)

  • < (menor que)

  • >= (maior ou igual a)

  • <= (menor ou igual a)

  • <> (diferente de)

  • Ex: =3>5 resulta em FALSO.

  • Ex: =5<10 resulta em VERDADEIRO.

1.4. Formatação Básica de Células e Planilhas

Formatar uma planilha significa melhorar sua aparência para facilitar a compreensão. A guia Página Inicial contém a maioria dos comandos de formatação.

• Alterar Tipo e Tamanho da Fonte: Use as opções de "Fonte" e "Tamanho da Fonte".

• Aplicar Negrito, Itálico e Sublinhado: Botões "N" (Negrito), "I" (Itálico) e "S" (Sublinhado).

• Bordas: Inserir, alterar e excluir bordas de células.

• Cores: Alterar a cor de fundo da célula (preenchimento) e a cor da fonte.

• Alinhamento: Alinhar texto verticalmente (Superior, Meio, Inferior) e horizontalmente (Esquerda, Centro, Direita).

• Quebrar Texto Automaticamente: Ajusta o texto para a próxima linha dentro da célula se ele ultrapassar o limite.

• Mesclar e Centralizar: Combina duas ou mais células em uma única e centraliza o conteúdo.

• Redimensionar Colunas e Linhas: Posicione o mouse entre os rótulos de coluna (letras) ou linha (números), clique, segure e arraste para ajustar a largura ou altura.

1.5. Dica de Produtividade: AutoPreenchimento

O AutoPreenchimento é uma funcionalidade que permite replicar padrões de dados, como sequências de números, datas ou nomes de meses, de forma rápida e eficiente.

Como usar o AutoPreenchimento:

1. Definir o Padrão: Digite a primeira informação em uma célula (ex: "Janeiro" em A2).

2. Replicar o Padrão: Posicione o cursor do mouse no canto inferior direito da célula. O cursor se transformará em uma cruz preta. Clique e arraste para as células adjacentes que deseja preencher. O Excel preencherá automaticamente a sequência.

Capítulo 2: Produtividade Extrema com Atalhos e Navegação no Excel

Dominar os atalhos de teclado é um dos segredos para aumentar drasticamente sua produtividade no Excel, sendo um diferencial em qualquer ambiente de trabalho e, muitas vezes, uma vantagem em provas de concurso.

2.1. Aumentando a Produtividade no Trabalho com Atalhos

Muitos usuários consideram o uso de um teclado externo com atalhos do Excel uma forma mais eficiente de trabalhar. Para usuários com deficiência visual ou problemas de mobilidade, atalhos de teclado são uma alternativa essencial ao uso do mouse.

Observações Importantes sobre Atalhos:

• Atalhos neste guia referem-se ao layout de teclado dos EUA, podendo haver pequenas diferenças em outros layouts.

• Um sinal de mais (+) significa que você deve pressionar várias teclas ao mesmo tempo (ex: Ctrl+W).

• Um sinal de vírgula (,) significa que você deve pressionar várias teclas em ordem (ex: Alt, H, A, C).

• Para encontrar rapidamente um atalho, use a pesquisa (Ctrl+F e digite as palavras-chave).

• Se uma ação frequente não tem um atalho, você pode gravar uma macro para criá-la.

Atalhos Usados com Frequência: Esta tabela lista os atalhos mais úteis e frequentemente cobrados em concursos públicos.

Navegação na Planilha: Esses atalhos permitem mover-se eficientemente.

Atalhos da Faixa de Opções (Dicas de Tecla): A Faixa de Opções agrupa opções em guias. Pressionar a tecla Alt exibe as Dicas de Tecla, que são letras em pequenas imagens ao lado das guias e opções.

Teclas de Função (F1 a F12): As teclas de função possuem diferentes comportamentos, frequentemente combinadas com Ctrl, Shift ou Alt.

• F1: Apresenta o painel de tarefas Ajuda.

  • Ctrl+F1: Exibe ou oculta a Faixa de Opções.

  • Alt+F1: Cria um gráfico inserido dos dados no intervalo atual.

  • Alt+Shift+F1: Insere uma nova planilha.

• F2: Edita a célula ativa, colocando o ponto de inserção no final do conteúdo.

  • Shift+F2: Adiciona ou edita uma anotação de célula.

  • Ctrl+F2: Edita a célula ativa na barra de fórmulas (Excel Mac).

• F3: Exibe a caixa de diálogo Colar Nome. Disponível apenas se nomes foram definidos.

  • Shift+F3: Exibe a caixa de diálogo Inserir Função.

• F4: Repete o último comando ou ação. Quando um intervalo ou referência de célula está selecionado em uma fórmula, circula por todas as combinações de referências absolutas e relativas.

  • Ctrl+F4: Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.

  • Alt+F4: Fecha o Excel.

• F5: Exibe a caixa de diálogo Ir para.

• F6: Alterna o foco entre a planilha, a faixa de opções, o painel de tarefas e os controles de zoom.

• F7: Abre a caixa de diálogo Verificar Ortografia.

• F8: Ativa ou desativa o modo estendido de seleção.

  • Shift+F8: Permite adicionar uma célula ou intervalo não adjacente a uma seleção.

  • Alt+F8: Exibe a caixa de diálogo Macro.

• F9: Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.

  • Shift+F9: Calcula a planilha ativa.

  • Ctrl+Alt+F9: Calcula todas as planilhas, mesmo as não alteradas.

  • Ctrl+Alt+Shift+F9: Verifica e recalcula todas as células, incluindo as não marcadas.

• F10: Ativa ou desativa as dicas de tecla (o mesmo que Alt).

  • Shift+F10: Exibe o menu de contexto de um item selecionado.

  • Ctrl+F10: Maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho.

• F11: Cria um gráfico dos dados em uma planilha de gráfico separada.

  • Shift+F11: Insere uma nova planilha.

  • Alt+F11: Abre o Editor do Microsoft Visual Basic for Applications (VBA).

• F12: Exibe a caixa de diálogo Salvar como.

2.2. Atalhos Essenciais para Formatacão de Células

A formatação é crucial para a apresentação de dados. Conhecer os atalhos acelera esse processo.

Capítulo 3: Classificação de Dados no Excel: Essencial para Análise e Concursos

A classificação de dados é uma parte integral e fundamental da análise de dados. É uma ferramenta constantemente cobrada em concursos públicos e amplamente utilizada no dia a dia profissional para organizar e entender rapidamente grandes volumes de informação.

3.1. Para Que Servem as Ferramentas de Classificação e Filtro no Excel?

As ferramentas de classificação e filtro são funções poderosas no Excel que permitem organizar, visualizar e analisar dados de maneira mais eficiente e ágil.

1. Ferramenta de Classificação (Ordenar):

   • Propósito: A classificação serve para organizar os dados em uma planilha em uma ordem específica. Ela reorganiza as linhas de uma tabela ou intervalo com base nos valores de uma ou mais colunas.

   • Utilidades:

     • Organização: Ordenar nomes em ordem alfabética (A a Z ou Z a A).

     • Análise Rápida: Listar níveis de estoque de produtos do maior para o menor ou vice-versa.

     • Visualização Cronológica: Organizar datas e horas da mais antiga para a mais nova, ou da mais nova para a mais antiga.

     • Personalização: Classificar por listas personalizadas (ex: Grande, Médio, Pequeno).

     • Formato Visual: Ordenar por cor da célula, cor da fonte ou conjunto de ícones.

   • Benefícios: Ajuda a visualizar e compreender os dados de modo mais rápido e melhor, organizar e localizar dados desejados, e tomar decisões mais efetivas.

2. Ferramenta de Filtro:

   • Propósito: O filtro serve para selecionar e exibir somente os dados que atendem a critérios específicos, ocultando temporariamente as linhas que não são relevantes.

   • Utilidades:

     • Foco: Concentrar-se nos dados mais importantes em uma tabela, sem precisar reorganizá-los ou movê-los.

     • Busca Específica: Encontrar rapidamente informações desejadas, como vendas de um produto específico.

     • Análise Multicritérios: Filtrar por mais de uma coluna simultaneamente, restringindo o subconjunto de dados.

     • Exibir Subconjuntos: Copiar, localizar, editar, formatar, plotar gráficos e imprimir apenas o subconjunto de dados filtrados.

   • Benefícios: Agiliza a análise, facilita a visualização e permite a criação de relatórios eficientes.

Em resumo, enquanto a classificação organiza os dados em uma ordem específica, a filtragem seleciona e exibe os dados com base em critérios específicos. Ambas são funcionalidades cruciais para a análise de dados.

3.2. Como Classificar Dados Rapidamente no Excel

A classificação rápida permite ordenar dados em uma única coluna com apenas alguns cliques.

Passo a Passo: Classificação Rápida por Texto, Número ou Data:

1. Selecionar a Célula: Clique em qualquer célula dentro da coluna que você deseja classificar.

2. Acessar a Guia Dados: Vá para a guia Dados na Faixa de Opções.

3. Escolher a Ordem de Classificação: No grupo Classificar e Filtrar, selecione uma das opções:

   • Ordenar de A a Z (para texto ascendente).

   • Ordenar de Z a A (para texto descendente).

   • Ordenar do Menor para o Maior (para números ascendentes).

   • Ordenar do Maior para o Menor (para números descendentes).

   • Ordenar do Mais Antigo para o Mais Recente (para datas/horas ascendentes).

   • Ordenar do Mais Recente para o Mais Antigo (para datas/horas descendentes).

Observação: Se seus dados estiverem formatados como uma tabela do Excel, você pode classificar rapidamente usando os botões de filtro na linha de cabeçalho.

Prioridade em Concursos Públicos: Exceções e Problemas Comuns na Classificação

É crucial estar atento a cenários que podem gerar resultados inesperados na classificação, pois esses são pontos frequentemente abordados em questões de concurso.

• Dados Armazenados como Texto e Número na Mesma Coluna: Se uma coluna contém tanto números formatados como números quanto números armazenados como texto, os números formatados como números serão classificados antes dos armazenados como texto.

  • Solução: Formate todos os dados como números (ou texto) usando Ctrl+1 para abrir a caixa de diálogo Formatar Células, e selecione Geral, Número ou Texto na categoria. Para converter números armazenados como texto em números, consulte a ajuda do Excel.

• Espaços à Esquerda: Dados importados de outros aplicativos podem conter espaços à esquerda, que afetam a ordem alfabética.

  • Solução: Remova os espaços manualmente ou usando a função ARRUMAR (TRIM, em inglês) antes de classificar.

• Datas e Horas Armazenadas como Texto: Se datas ou horas não forem reconhecidas pelo Excel como tais, serão armazenadas como texto, levando a uma classificação alfanumérica incorreta.

  • Solução: Certifique-se de que todas as datas e horas estejam armazenadas como um número de série de data ou hora. Para classificar por dias da semana independentemente da data, converta para texto usando a função TEXTO (TEXT, em inglês), mas lembre-se que a classificação será alfanumérica.

• Valores Retornados por Fórmulas são Alterados: Se os dados classificados contêm fórmulas, os valores podem mudar após o recálculo da planilha.

  • Solução: Reaplique a classificação para obter resultados atualizados.

• Linhas e Colunas Ocultas: Colunas ocultas não se movem ao classificar colunas, e linhas ocultas não se movem ao classificar linhas.

  • Solução: Reexibir todas as linhas e colunas antes de classificar para garantir que todos os dados sejam considerados.

• Configuração de Localidade (Regional): A ordem de classificação pode variar conforme a configuração regional do sistema operacional.

  • Solução: Verifique as Configurações Regionais no Painel de Controle do seu computador.

• Títulos de Colunas em Apenas Uma Linha: Para melhores resultados, os títulos devem estar em uma única linha.

  • Solução: Se precisar de múltiplos rótulos, quebre o texto dentro da célula.

• Ativar/Desativar Linha de Título: O Excel geralmente presume que a primeira linha é um cabeçalho e não a inclui na classificação.

  • Solução: Na guia Dados, em Classificar e Filtrar, clique em Classificar. Na caixa de diálogo Classificar, marque ou desmarque a opção "Meus dados têm cabeçalhos".

• Classificar um Intervalo Dentro de um Intervalo: Não é recomendável, pois desassocia os dados originais, levando a resultados incorretos.

  • Cuidado: O Excel geralmente alerta sobre isso. Se for o caso, escolha "Expandir a seleção" para classificar toda a tabela, ou "Continuar com a seleção atual" se tiver certeza do que está fazendo.

• Tabelas Não Suportam Classificação da Esquerda para a Direita: Se precisar classificar uma tabela da esquerda para a direita, primeiro converta-a em um intervalo.

3.3. Classificação Personalizada (Múltiplas Colunas e Listas Customizadas)

Quando a classificação simples não é suficiente, o Excel oferece opções avançadas para atender a critérios mais complexos, o que é um ponto chave para a análise de dados e concursos.

Passo a Passo: Classificar por Múltiplas Colunas: Você pode classificar por até 64 colunas, definindo uma hierarquia de classificação. Por exemplo, primeiro por "Departamento" e depois por "Nome do Funcionário".

1. Selecionar a Célula: Clique em qualquer célula no intervalo de dados.

2. Acessar a Guia Dados: Vá para a guia Dados.

3. Abrir a Caixa de Diálogo Classificar: No grupo Classificar e Filtrar, clique em Classificar (ou Ordenação Personalizada no Excel para Web).

4. Definir a Primeira Coluna de Classificação: Na caixa de diálogo Classificar, em "Coluna", na caixa "Classificar por", selecione a primeira coluna.

5. Escolher o Tipo de Classificação: Em "Classificar em", selecione o tipo:

   • Valores de Célula: Para texto, número ou data/hora.

   • Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone de Célula: Para classificar por formato.

6. Definir a Ordem: Em "Ordem", selecione a sequência desejada (A a Z, Z a A, Menor para Maior, etc.).

7. Adicionar Níveis de Classificação: Para adicionar outra coluna de classificação (seguindo a hierarquia), clique em Adicionar Nível e repita os passos 4 a 6. Você pode copiar ou excluir níveis usando Copiar Nível ou Eliminar Nível.

8. Ajustar Ordem dos Níveis: Use as setas para cima/baixo para alterar a prioridade dos níveis de classificação. Os níveis mais acima na lista são classificados primeiro.

9. Confirmar: Clique em OK.

Classificar por Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone: Se você formatou células manualmente ou condicionalmente por cor ou ícone, pode usá-los como critério de classificação.

1. Siga os passos 1-3 da classificação por múltiplas colunas.

2. Em "Classificar em", escolha Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone de Célula.

3. Em "Ordem", selecione a cor ou o ícone específico.

4. Escolha a posição para onde deseja mover os itens com essa cor/ícone (ex: Na Parte Superior/Inferior para colunas; À Esquerda/Direita para linhas).

   • Observação: Não há uma ordem de classificação padrão para cores ou ícones; você deve definir a ordem para cada operação.

5. Adicione mais níveis para outras cores ou ícones, repetindo o processo.

Classificar com Base em Listas Personalizadas: Permite classificar em uma ordem definida pelo usuário (ex: Alto, Médio, Baixo).

1. Criar Lista Personalizada (Opcional):

   • Insira os valores na ordem desejada em um intervalo de células (ex: A1="Alto", A2="Médio", A3="Baixo").

   • Selecione o intervalo (ex: A1:A3).

   • Vá para Arquivo > Opções > Avançado > Editar Listas Personalizadas (no Excel para desktop). No Excel para Web, essa opção pode ser limitada.

   • Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, selecione Importar e depois OK.

   • Observação: Listas personalizadas são baseadas em valores (texto, número, data/hora), não em formato. O comprimento máximo é de 255 caracteres.

2. Siga os passos 1-3 da classificação por múltiplas colunas.

3. Em "Ordenar", selecione Lista Personalizada.

4. Na caixa de diálogo Listas Personalizadas, selecione a lista desejada (ex: "Alto, Médio, Baixo") e clique em OK.

Classificar Diferenciando Maiúsculas de Minúsculas: Por padrão, o Excel não diferencia maiúsculas e minúsculas na classificação.

1. Siga os passos 1-3 da classificação por múltiplas colunas.

2. Na caixa de diálogo Classificar, selecione Opções.

3. Marque a caixa de seleção "Diferenciar Maiúsculas de Minúsculas" e clique em OK duas vezes.

Classificar da Esquerda para a Direita (por Linhas): Mais comum é classificar de cima para baixo, mas é possível classificar linhas de dados.

• Observação: Tabelas do Excel não suportam essa funcionalidade. Converta a tabela em intervalo primeiro (Ferramentas de Tabela > Converter em Intervalo).

1. Selecione qualquer célula no intervalo que deseja classificar.

2. Na guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Classificar.

3. Na caixa de diálogo Classificar, selecione Opções.

4. Em "Orientação", selecione "Ordenar da esquerda para a direita" e clique em OK.

5. Em "Linha", na caixa "Classificar por", selecione a linha que deseja usar como critério (geralmente a linha de cabeçalho).

6. Defina a ordem (A a Z, Menor para Maior, etc.) ou classifique por formato (Cor da Célula, Cor da Fonte, Ícone de Célula).

3.4. Refinando a Classificação: Dividir Colunas para Ordenação Específica

Às vezes, é necessário classificar por uma parte específica de um valor em uma coluna (ex: sobrenome em "Yara Lima").

• Solução: Primeiro, divida a coluna em duas ou mais colunas, de forma que o valor que você deseja classificar fique em sua própria coluna. Isso pode ser feito usando funções de texto (ex: ESQUERDA, DIREITA, EXT.TEXTO) ou o Assistente de Conversão de Texto em Colunas.

Capítulo 4: Filtragem de Dados no Excel: Essencial para Análise e Concursos

A filtragem é uma ferramenta poderosa para análise de dados, permitindo que você se concentre apenas nas informações relevantes, o que é um ponto crítico em concursos públicos e na tomada de decisões.

4.1. Como Aplicar o Filtro Automático (AutoFilter)

O AutoFilter é a forma mais comum de aplicar filtros no Excel. Ele adiciona controles de filtragem aos cabeçalhos das colunas, permitindo que você selecione os dados a serem exibidos.

Passo a Passo: Aplicar o AutoFilter:

1. Selecionar a Célula: Clique em qualquer célula dentro do seu intervalo de dados ou tabela.

2. Acessar a Guia Dados: Vá para a guia Dados na Faixa de Opções.

3. Ativar o Filtro: No grupo Classificar e Filtrar, clique em Filtrar. Setas de filtro aparecerão nos cabeçalhos das colunas.

Atalho Essencial para Ativar/Desativar o Filtro:

• Ctrl+Shift+L (Windows): Ativa ou desativa o Filtro Automático.

  • Dica para Concursos: Este atalho é muito cobrado por sua eficiência.

• Cmd+Shift+F (Mac): Adiciona ou remove um filtro.

Passo a Passo: Filtrar Dados:

1. Abrir Opções de Filtro: Clique na seta do cabeçalho da coluna que você deseja filtrar.

   • Atalho: Alt+Seta para baixo.

2. Selecionar Critérios:

   • Para selecionar valores específicos, desmarque (Selecionar Tudo) e marque as caixas dos itens que deseja exibir.

   • Para filtros por tipo (Texto, Número, Data), selecione Filtros de Texto, Filtros de Número ou Filtros de Data e escolha uma comparação (ex: "É igual a", "Maior que", "Entre").

3. Confirmar: Clique em OK.

   • A seta no cabeçalho da coluna se transformará em um ícone de filtro.

   • As linhas que não atendem aos critérios serão ocultadas, e os números das linhas podem ficar em azul e não sequenciais.

Limpando e Removendo Filtros:

• Limpar um filtro de uma coluna: Clique no ícone de filtro no cabeçalho da coluna e selecione Limpar Filtro de <"Nome da Coluna">.

  • Atalho (Windows): Pressione Alt, depois A (para Dados), depois C (para Limpar).

• Remover todos os filtros de uma tabela ou intervalo: Clique em qualquer célula na tabela/intervalo e, na guia Dados, clique no botão Filtrar novamente. Isso desativa os botões de filtro e mostra todos os dados.

Observações Importantes sobre o AutoFilter (Dicas para Concursos):

• Filtros Aditivos: Os filtros são aditivos; cada filtro adicional é aplicado sobre o filtro atual, reduzindo ainda mais o subconjunto de dados.

• Não Misture Tipos de Dados: Evite misturar texto e número (ou número e data) na mesma coluna. Apenas um tipo de comando de filtro (Texto, Número, Data) estará disponível para a coluna, prevalecendo o tipo de dado mais frequente.

• Pesquisa em Dados Filtrados: Ao usar a caixa de diálogo Localizar (Ctrl+L), a pesquisa ocorrerá apenas nos dados visíveis. Para pesquisar todos os dados, limpe os filtros.

• Limitação da Lista de Filtros: A janela de filtro exibe apenas as primeiras 10.000 entradas exclusivas de uma lista.

• Um Intervalo por Vez: Você pode aplicar filtros a apenas um intervalo de células por vez em uma planilha.

4.2. Tipos de Filtros: Valores, Formato e Critérios

Além da seleção simples de valores, o Excel permite filtrar com base em diversos critérios e formatos.

Filtros de Texto, Número e Data: Estes filtros são contextuais, aparecendo de acordo com o tipo de dados na coluna.

• Filtros de Número: Permitem comparações como "Maior que", "Menor que", "Entre", "Dez Primeiros" (Top 10), "Acima da Média", "Abaixo da Média".

• Filtros de Data: Permitem filtrar por "Datas futuras", "Datas passadas", "Próximo ano", "Este mês", "Ontem", etc.

• Filtros de Texto: Incluem opções como "Contém", "Não contém", "Começa com", "Termina com", "É igual a", "Não é igual a".

Filtrar por Formato (Cor da Célula, Cor da Fonte, Ícone de Célula): Se as células foram formatadas por cores ou ícones, você pode usá-los como critério.

1. Clique em uma célula que contenha a cor/ícone desejado.

2. Na guia Dados, clique em Filtrar.

3. Clique na seta do cabeçalho da coluna. Em Filtrar, no menu pop-up Por cor, selecione Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone de Célula e clique na cor/ícone específico.

Filtrar por Valores em Branco: Permite exibir apenas as linhas que possuem células vazias na coluna selecionada.

1. Clique na seta do cabeçalho da coluna.

2. Na área de seleção, role para baixo e marque a caixa de seleção (Em branco).

Uso de Caracteres Curinga em Filtros de Texto: Os caracteres curinga são muito úteis para pesquisas flexíveis.

• ? (ponto de interrogação): Representa um único caractere qualquer. Ex: antoni? localizará "antonio" e "antonia".

• * (asterisco): Representa qualquer número de caracteres. Ex: *este localizará "Nordeste" e "Sudeste".

• ~ (til) seguido de ?, * ou ~: Localiza o próprio caractere curinga. Ex: lá~? localizará "lá?".

4.3. Filtros Avançados: Critérios Complexos para Concursos e Análise Robusta

O Filtro Avançado é uma funcionalidade poderosa para filtrar dados que exigem critérios complexos, como combinações de "OU" e "E" ou uso de fórmulas. É um tópico avançado e muito cobrado em concursos públicos por sua capacidade de resolver problemas de filtragem que o AutoFilter não consegue.

Diferenças Chave do Filtro Avançado em Relação ao AutoFilter:

• Exibe a caixa de diálogo Filtro Avançado em vez do menu Filtro Automático.

• Os critérios são digitados em um intervalo de critérios separado na planilha, geralmente acima do intervalo de dados a ser filtrado.

• Permite filtrar a lista no local ou copiar os resultados para outro local.

Visão Geral do Intervalo de Critérios:

• Deve conter os rótulos de coluna dos campos que você deseja filtrar.

• Deve ter pelo menos uma linha em branco entre os valores dos critérios e o intervalo de lista.

Operadores de Comparação em Filtros Avançados: Você pode usar os operadores de comparação que já vimos.

• = (igual a), > (maior que), < (menor que), >= (maior ou igual a), <= (menor ou igual a), <> (diferente de).

• Cuidado com o Sinal de Igual (=): Ao digitar texto ou um valor, o Excel pode avaliar o que você digita como uma fórmula. Para indicar um operador de comparação de igualdade para texto ou valor, digite os critérios como uma expressão de cadeia de caracteres: =''=texto_ou_valor''. Ex: ="=Ribeiro" ou ="=3000".

Diferenciando Maiúsculas e Minúsculas: Por padrão, o Excel não diferencia maiúsculas de minúsculas na filtragem de texto. No entanto, com o Filtro Avançado, você pode usar uma fórmula como critério para realizar uma pesquisa que diferencie.

Criando Critérios Usando uma Fórmula: Quando você usa uma fórmula como critério, lembre-se de pontos importantes:

• A fórmula deve ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO.

• Não digite a fórmula como =''=entrada''.

• Não use o rótulo da coluna na primeira linha do intervalo de critérios; mantenha-o em branco ou use um rótulo diferente (ex: "Média Calculada").

• A fórmula deve usar uma referência relativa para a célula correspondente na primeira linha de dados.

• Todas as outras referências na fórmula devem ser absolutas.

Exemplos de Critérios de Filtro Avançado (Essencial para Concursos):

Estes exemplos ilustram a flexibilidade do Filtro Avançado.

1. Múltiplos Critérios, Uma Coluna, QUALQUER Critério Verdadeiro (OU):

• Lógica: (Vendedor = "Ribeiro" OU Vendedor = "Cardoso").

• Configuração: Digite os critérios em linhas separadas na mesma coluna do intervalo de critérios.

  Vendedor
  ="=Ribeiro"
  ="=Cardoso"
  

2. Múltiplos Critérios, Várias Colunas, TODOS os Critérios Verdadeiros (E):

• Lógica: (Tipo = "Hortigranjeiros" E Vendas > 1000).

• Configuração: Digite todos os critérios na mesma linha do intervalo de critérios, em colunas diferentes.

  Tipo            Vendas
  ="=Hortigranjeiro" >1000
  

3. Múltiplos Critérios, Várias Colunas, QUALQUER Critério Verdadeiro (OU):

• Lógica: (Tipo = "Hortigranjeiros" OU Vendedor = "Cardoso").

• Configuração: Digite os critérios em linhas e colunas diferentes do intervalo de critérios.

  Tipo            Vendedor
  ="=Hortigranjeiro"
                  ="=Cardoso"
  

4. Múltiplos Conjuntos de Critérios, Uma Coluna em Todos os Conjuntos ((E) OU (E)):

• Lógica: ((Vendas > 6000 E Vendas < 6500) OU (Vendas < 500)).

• Configuração: Inclua várias colunas para o mesmo título da coluna. Cada linha representa um conjunto de critérios OU.

  Vendas  Vendas
  >6000   <6500
  <500
  

5. Múltiplos Conjuntos de Critérios, Várias Colunas em Cada Conjunto ((E E) OU (E E)):

• Lógica: ((Vendedor = "Ribeiro" E Vendas > 3000) OU (Vendedor = "Buchanan" E Vendas > 1500)).

• Configuração: Digite cada conjunto de critérios em linhas e colunas separadas.

  Vendedor        Vendas
  ="=Ribeiro"     >3000
  ="=Buchanan"    >1500
  

6. Critérios Curinga com Filtro Avançado:

• Lógica: Vendedor = um nome com "u" como a segunda letra.

• Configuração: Use os caracteres curinga diretamente no intervalo de critérios.

  Vendedor
  ="=?u*"
  

Passo a Passo: Executar um Filtro Avançado:

1. Preparar Intervalo de Critérios: Crie o intervalo de critérios conforme os exemplos acima, garantindo as linhas em branco.

2. Selecionar Célula nos Dados: Clique em uma célula dentro do seu intervalo de dados a ser filtrado.

3. Abrir Filtro Avançado: Na guia Dados, no grupo Classificar e Filtrar, clique em Avançado.

4. Escolher Ação:

   • Filtrar a lista no local: Oculta as linhas que não correspondem.

   • Copiar para outro local: Copia as linhas correspondentes para outra área. Se escolher essa opção, defina o intervalo de destino na caixa "Copiar para".

     • Dica: Para copiar apenas colunas específicas, copie os rótulos dessas colunas para a primeira linha da área de destino antes de filtrar.

5. Definir Intervalo de Lista: Verifique se o "Intervalo da lista" está correto (seus dados).

6. Definir Intervalo de Critérios: Na caixa "Intervalo de critérios", insira a referência para o seu intervalo de critérios (ex: $A$1:$C$3).

7. Confirmar: Clique em OK.

Capítulo 5: Macros e Produtividade Avançada no Excel

Para aqueles que buscam um nível ainda maior de produtividade e são ambiciosos em concursos públicos que cobram conhecimentos avançados, as macros são uma ferramenta indispensável.

5.1. Introdução às Macros: Automatizando Tarefas Repetitivas

Uma macro é uma sequência de comandos e ações que você pode armazenar e executar sempre que precisar realizar uma tarefa repetitiva. Em vez de fazer uma série de cliques e digitações manualmente, você pode gravar uma macro e atribuí-la a um botão ou atalho de teclado, economizando muito tempo.

Como Gravar uma Macro Simples (Exemplo: Filtrar Dados): A gravação de macro é uma maneira fácil de criar automações sem a necessidade de programar em VBA (Visual Basic for Applications).

1. Preparação: Certifique-se de que sua planilha está na condição "inicial" desejada antes de gravar a macro.

2. Acessar a Guia Exibir (ou Desenvolvedor): Vá para a guia Exibir na Faixa de Opções. No grupo Macros, clique na seta para baixo e selecione Gravar Macro. (Se a guia Desenvolvedor estiver habilitada, você também pode encontrá-la lá).

3. Configurar a Macro:

   • Nome da Macro: Dê um nome significativo para sua macro (ex: Diego_Prod_A). Não use espaços.

   • Teclas de Atalho (Opcional): Você pode atribuir um atalho de teclado, como Ctrl+Shift+<letra>.

   • Armazenar macro em: Escolha onde armazenar (Pasta de trabalho pessoal de macro, Nova pasta de trabalho ou Esta pasta de trabalho).

   • Descrição (Opcional): Adicione uma breve descrição.

4. Iniciar Gravação: Clique em OK. A partir deste momento, o Excel registrará todas as suas ações.

5. Executar as Ações: Realize as ações que deseja automatizar. Por exemplo, para filtrar as vendas de "Diego Amorim" para o "Produto A":

   • Ative o filtro (Ctrl+Shift+L).

   • Clique na seta da coluna "Vendedor", desmarque "Selecionar Tudo", selecione "Diego Amorim" e clique em OK.

   • Clique na seta da coluna "Produto", desmarque "Selecionar Tudo", selecione "Produto A" e clique em OK.

6. Parar Gravação: Volte para a guia Exibir, clique na seta de Macros e selecione Parar Gravação.

5.2. Atribuindo uma Macro a um Botão ou Forma

Depois de gravar a macro, você pode executá-la com um clique.

1. Inserir Objeto: Na guia Inserir, no grupo Ilustrações, insira uma Forma (ex: um retângulo).

2. Configurar Propriedades da Forma: Com a forma selecionada, clique com o botão direito e vá em Tamanho e Propriedades. Em Propriedades, selecione "Não mover ou redimensionar com células" para que o objeto não desapareça ou se mova quando você filtrar dados.

3. Atribuir Macro: Clique com o botão direito na forma recém-criada e selecione Atribuir Macro.

4. Selecionar Macro: Na caixa de diálogo Atribuir Macro, escolha a macro que você gravou (ex: Diego_Prod_A) e clique em OK.

Agora, sempre que você clicar nessa forma, a macro será executada, filtrando os dados automaticamente!

O Conceito de VBA (Visual Basic for Applications): A gravação de macro cria automaticamente um código em VBA nos bastidores. VBA é a linguagem de programação do Excel que permite criar automações mais complexas e personalizadas que vão além do que pode ser gravado. Para concursos mais avançados, o conhecimento de VBA pode ser um diferencial.

Conclusão: Sua Jornada no Excel Está Apenas Começando!

Parabéns! Você chegou ao final deste guia completo sobre as ferramentas de classificação e filtro no Excel. Esperamos que este material didático, otimizado para SEO e focado em concursos públicos, tenha desmistificado essas funcionalidades essenciais.

Relembramos que a classificação é fundamental para organizar seus dados em uma ordem lógica, enquanto o filtro permite que você selecione e visualize apenas as informações mais relevantes para sua análise. O domínio dos atalhos de teclado eleva sua produtividade, e a compreensão das exceções e filtros avançados o prepara para os desafios mais complexos do dia a dia e das provas.

A prática leva à perfeição! Encorajamos você a aplicar o que aprendeu, "brincando" com as ferramentas e explorando as diversas opções. Quanto mais você pratica, mais intuitivo o Excel se tornará.

Se precisar de mais ajuda ou tiver dúvidas, lembre-se que pode sempre consultar especialistas na Excel Tech Community da Microsoft ou em outras comunidades como a Hashtag Treinamentos.

Continue aprendendo e aprimorando suas habilidades no Excel. Seu esforço será recompensado com maior eficiência, melhores análises e sucesso em seus objetivos profissionais e acadêmicos!