Princípios arquivísticos

Os 12 Princípios Arquivísticos: O Guia Definitivo para sua Aprovação

Se você está mergulhando no mundo da Arquivologia para concursos, já percebeu que essa disciplina não é apenas sobre organizar papéis, mas sim sobre seguir regras fundamentais que garantem a integridade da informação. Assim como o Direito ou a Administração, a Arquivologia possui pilares conhecidos como princípios arquivísticos, que orientam desde a produção até a preservação definitiva dos documentos.

Entender esses princípios é a chave para não cair nas "pegadinhas" das bancas examinadoras, que adoram confundir conceitos semelhantes. Neste post, vamos detalhar os 12 princípios essenciais que todo estudante precisa dominar.

O que são Princípios Arquivísticos?

Os princípios arquivísticos são as diretrizes básicas que dão identidade à disciplina e a diferenciam de outras áreas, como a Biblioteconomia ou a Museologia. Eles garantem que os documentos de arquivo cumpram sua função principal: servir de prova e informação sobre as atividades de uma pessoa ou instituição.

Detalhando os 12 Princípios da Arquivologia

Abaixo, exploramos cada um dos 12 princípios com exemplos práticos para facilitar sua memorização.

1. Princípio da Organicidade

A organicidade é a relação natural que os documentos de um arquivo mantêm entre si. Diferente de uma coleção de livros, os documentos de arquivo não são reunidos por acaso; eles nascem em decorrência das atividades de uma instituição.

• Exemplo: Uma nota fiscal tem uma relação natural com o pedido do produto que a originou. Um documento determina a criação do outro dentro de um fluxo de trabalho.

2. Princípio da Proveniência (Respeito aos Fundos)

Este é considerado o princípio basilar da Arquivologia. Ele determina que os documentos produzidos por uma entidade coletiva, pessoa ou família não devem ser misturados aos de outras entidades.

• Identidade: Ele fixa a identidade do documento em relação ao seu produtor.

• Aspecto Amplo: O acervo de um órgão (ex: Senado) não se mistura com o de outro (ex: Câmara).

• Aspecto Específico: Deve-se respeitar a organização interna das unidades que produziram os documentos.

3. Princípio da Territorialidade

Também chamado de proveniência territorial, este princípio defende que os arquivos devem ser conservados no território onde foram produzidos.

• Regra: Se um documento foi gerado em uma localidade específica para cumprir suas funções, ele deve permanecer arquivado ali.

• Exceções: Documentos de representações diplomáticas ou resultantes de operações militares podem ser movidos conforme a necessidade.

4. Princípio da Unicidade

O princípio da unicidade afirma que cada documento de arquivo é único no conjunto ao qual pertence. Mesmo que existam cópias, cada exemplar exerce uma função única vinculada ao seu uso e contexto.

• Exemplo: Se você faz um pedido de férias, o original vai para o RH (para oficialização) e a cópia fica no seu setor (para controle do chefe). Ambos são únicos nos contextos em que se encontram.

5. Princípio do Respeito à Ordem Original

Também conhecido como "Santidade da Ordem", este princípio dita que o arquivo deve conservar o arranjo (organização) dado pela entidade produtora.

• Lógica: Deve-se obedecer ao fluxo natural em que os documentos foram produzidos para não perder a lógica do conjunto documental. Se um requerimento veio antes de um ofício, essa ordem deve ser mantida.

6. Princípio da Indivisibilidade (Integridade)

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação ou destruição não autorizada. O conjunto deve ser mantido de forma íntegra, como uma unidade que não pode ter "membros" retirados sem autorização legal.

7. Princípio da Pertinência (Assunto)

Este é o "polêmico" da lista. Ele defende que os documentos devem ser reclassificados por assunto, ignorando sua origem ou classificação original.

• Atenção: Ele se contrapõe diretamente ao Princípio da Proveniência. Na prática arquivística moderna, está em desuso, mas as bancas de concurso continuam cobrando-o para testar o conhecimento do candidato.

8. Princípio da Reversibilidade

Estabelece que todo procedimento ou tratamento técnico aplicado aos arquivos deve poder ser revertido, caso necessário.

• Aplicação: É muito comum em processos de restauração ou conservação de documentos permanentes. Se uma técnica de conservação começar a degradar o papel, o arquivista deve ser capaz de desfazer a ação.

9. Princípio da Acumulatividade (Naturalidade)

O arquivo é uma formação progressiva e natural. Diferente de museus ou bibliotecas, onde os itens podem ser comprados ou trocados, os arquivos são acumulados naturalmente no exercício das funções de um órgão.

• Consequência: Documentos de arquivo não são "colecionados"; eles são o resultado orgânico de atos administrativos e legais.

10. Princípio da Inalienabilidade e Imprescritibilidade

Estes princípios vêm do Direito para proteger o patrimônio público.

• Inalienabilidade: Impede que arquivos públicos sejam vendidos ou doados a terceiros.

• Imprescritibilidade: Garante que o Estado não perca o direito sobre seus arquivos pelo passar do tempo; eles não têm "prazo de validade" para a custódia estatal.

11. Princípio da Universalidade

Este princípio exige que o profissional compreenda e classifique a informação arquivística de uma forma global antes de passar para etapas detalhadas de descrição. É ter a visão do todo (o fundo) antes de focar na parte (o documento isolado).

12. Princípio da Autenticidade

Um documento é autêntico quando se prova que ele é o que diz ser e que não sofreu alterações ou corrupções desde sua produção.

• Diferença: Autenticidade é uma qualidade intrínseca do documento, enquanto a autenticação é uma declaração externa feita por uma autoridade. Manter um documento autêntico significa preservá-lo da mesma forma que foi criado.

Por que esses princípios caem tanto em prova?

As bancas examinadoras sabem que os princípios são a base da gestão documental. Um sistema que ignora a proveniência ou a organicidade falha em sua missão de ser um espelho da administração e um recurso de prova eficiente. Seja lidando com papel ou com documentos digitais, esses 12 fundamentos garantem que a informação seja recuperada com rapidez, economia e segurança.

Dominar esses conceitos não apenas ajuda a acertar questões, mas também permite compreender como o Estado e as instituições privadas organizam sua memória e garantem a transparência pública.

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