Protocolo na Arquivologia para Concursos

Protocolo na Arquivologia: O Guia Definitivo para Concursos

Se você está estudando para concursos públicos e o edital cobra Arquivologia, existe um tema que é certeza de cair na sua prova: o Protocolo. Este é um dos assuntos mais explorados pelas bancas examinadoras, e entender o seu funcionamento, suas atividades e suas regras é essencial para garantir a sua aprovação.

Neste artigo completo, vamos desmistificar tudo sobre o serviço de protocolo, desde os conceitos básicos até as pegadinhas mais complexas sobre tramitação e autuação. Vamos explorar as definições legais, as rotinas técnicas e o que a doutrina arquivística diz sobre o assunto. Prepare seu material de anotação, pois vamos mergulhar fundo na gestão de documentos na fase corrente.

O que é o Protocolo?

Para começar, precisamos de uma definição clara. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Além disso, a legislação brasileira, especificamente a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, define as atividades de protocolo de forma muito semelhante, abrangendo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos.

Mas onde o protocolo se encaixa no ciclo de vida dos documentos? Esta é a regra de ouro número um: O protocolo é uma atividade típica e exclusiva do Arquivo Corrente.

A Regra do Arquivo Corrente

Um erro clássico que muitos estudantes cometem é associar o protocolo ao arquivo intermediário ou permanente. Não caia nessa armadilha. Embora as atividades de protocolo e de arquivo corrente sejam tecnicamente distintas segundo alguns autores, elas devem funcionar de forma integrada visando à racionalização de tarefas.

Portanto, para fins de prova, grave isto: as atividades de protocolo iniciam-se e desenvolvem-se na fase do arquivo corrente. Não há atividade de protocolo no arquivo intermediário, e muito menos no permanente. O protocolo lida com documentos ativos, que estão tramitando e cumprindo suas funções administrativas imediatas.

As Atividades do Protocolo: O Mnemônico "RC RD CT E A"

Para facilitar a memorização das diversas tarefas desempenhadas por este setor, podemos utilizar uma sequência lógica de siglas que resumem todo o trabalho: RC RD CT E A.

Vamos decifrar o que cada uma dessas letras significa:

• Recebimento

• Classificação

• Registro

• Distribuição

• Controle da Tramitação

• Expedição

• Autuação

Abaixo, detalhamos cada uma dessas etapas para que você não tenha dúvidas na hora da prova.

1. Recebimento e Classificação

O recebimento é a porta de entrada. É o momento em que o documento chega à instituição. Mas não basta apenas pegar o envelope; existem regras rígidas sobre o que pode e o que não pode ser aberto.

Rotinas de Recebimento

Ao receber a correspondência, o servidor deve realizar uma triagem inicial. O primeiro passo é separar a correspondência oficial da correspondência particular.

• Correspondência Particular: Não deve ser aberta. A Constituição Federal, em seu artigo 5º, garante a inviolabilidade do sigilo da correspondência. Portanto, abrir uma carta particular é violar um direito constitucional. Ela deve ser encaminhada diretamente ao destinatário.

• Correspondência Oficial: Esta se subdivide em ostensiva e sigilosa.

A Regra do Sigilo

A correspondência oficial de caráter sigiloso também não deve ser aberta pelo protocolo. Ela deve ser encaminhada aos respectivos destinatários ainda lacrada.

Para garantir a segurança, documentos sigilosos costumam ser acondicionados em dois envelopes. O envelope interno contém a informação de que é "sigiloso", enquanto o envelope externo não traz essa indicação para não chamar a atenção de curiosos durante o trajeto.

A Correspondência Ostensiva

Já a correspondência oficial de caráter ostensivo (aquela que é pública e de interesse da administração) deve ser aberta. O setor de protocolo deve:

1. Abrir a correspondência.

2. Tomar conhecimento do conteúdo (leitura).

3. Verificar a existência de antecedentes (se aquele documento se liga a outro anterior).

4. Requisitar esses antecedentes ao arquivo, se necessário.

5. Interpretar e classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado pela instituição.

6. Apor (colocar) o carimbo de protocolo.

O Conceito de Classificação no Protocolo

A classificação é a atribuição de um código ou descritor ao documento. O objetivo dessa etapa é agilizar a recuperação da informação. Ao classificar, você facilita todas as tarefas arquivísticas futuras, como a avaliação, a eliminação ou o recolhimento. É uma forma de organizar a casa logo na entrada.

2. Registro: O Controle dos Metadados

Após receber e classificar, o próximo passo é o registro. O registro nada mais é do que o cadastramento das informações do documento em um sistema (seja ele um livro, uma ficha ou um sistema informatizado).

O objetivo do registro é controlar a tramitação. É nesta etapa que o protocolo "batiza" o documento dentro do sistema do órgão, colhendo seus metadados.

O que são Metadados?

Metadados são "dados sobre dados". No contexto do protocolo, são as informações básicas que identificam o documento, como:

• Número do protocolo.

• Data de entrada.

• Procedência (de onde veio).

• Espécie (ofício, carta, memorando).

• Número e data original do documento.

• Resumo do assunto.

Ao registrar esses elementos, o protocolo cria pontos de acesso que possibilitarão encontrar esse documento no futuro e provar que ele entrou na instituição.

3. Autuação: Transformando Papel em Processo

Uma atividade específica e muito cobrada é a autuação. Você sabe a diferença entre um documento avulso e um processo? A autuação é justamente o procedimento que transforma documentos avulsos em um processo administrativo.

O Que Significa Autuar?

Autuar significa reunir e ordenar documentos, colocando-os dentro de uma capa (geralmente de cartolina ou material similar), prendendo-os com colchetes ou "bailarinas", numerando as folhas e dando a esse conjunto um número único de processo.

Quem Pode Autuar?

A autuação é uma atividade exclusiva do setor de protocolo (ou unidade protocolizadora). Nenhum outro setor deve criar processos oficiais.

Segundo a legislação federal, a autuação é obrigatória quando o assunto requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas. Ou seja, se o documento vai gerar uma sequência de atos administrativos e decisões, ele deve virar um processo.

Dica sobre Processos Digitais: Nos sistemas eletrônicos atuais, a autuação também ocorre. A diferença é que, nos processos digitais, a autuação pode ser realizada por um usuário autorizado diretamente no sistema informatizado, desde que monitorado pela unidade de protocolo. Já nos processos físicos, a exclusividade da execução manual é total do protocolo.

4. Tramitação: O Caminho do Documento

A tramitação (ou movimentação) é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Pense na tramitação como a "vida útil" ativa do documento. Ele passa de mesa em mesa, de setor em setor, recebendo despachos e opiniões. O papel do protocolo é realizar o controle da tramitação. Isso significa saber, a qualquer momento, onde o documento está e com quem está.

A Importância do Rastreamento

O sistema de protocolo deve ser capaz de informar a localização exata do documento. Se um cidadão ou um chefe perguntar "Onde está o ofício X?", o protocolo consulta o registro de tramitação e responde: "Está no Departamento Jurídico desde o dia tal".

Vale ressaltar que os procedimentos de controle de tramitação são os mesmos tanto para documentos físicos (papel) quanto para documentos digitais. O conceito não muda com a tecnologia.

5. Distribuição vs. Expedição: Não Confunda!

Aqui reside uma das maiores "pegadinhas" de concursos. As bancas adoram confundir distribuição com expedição. Vamos esclarecer a diferença de uma vez por todas com macetes simples.

Distribuição (Interna)

A distribuição é a movimentação de documentos dentro do órgão.

• Conceito: É a remessa do documento do protocolo para o setor destinatário interno, ou de um setor para outro dentro da mesma instituição.

• Dica: Associe a palavra Distribuição com "Dentro". Ou lembre-se que distribuição tem "I" de Interna.

É a primeira tramitação do documento. Logo após ser registrado no protocolo, ele é distribuído para o setor que vai analisá-lo.

Expedição (Externa)

A expedição é a remessa do documento para fora do órgão.

• Conceito: É a atividade de enviar correspondências e documentos para outras instituições ou para particulares.

• Dica: Associe Expedição com Externa. Circule o "EX" de Expedição e lembre-se de Externo.

Rotinas de Expedição

Ao expedir um documento, o protocolo deve verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar o original e as cópias, e separar o original das cópias.

• O original (com anexos) é enviado para o destino (para fora).

• As cópias (com os antecedentes que deram origem à resposta) são encaminhadas para o arquivamento no setor competente.

Portanto, se o documento sai do prédio da sua instituição para ir aos Correios ou para outro órgão, isso é expedição. Se o documento sai do protocolo e vai para o RH no andar de cima, isso é distribuição.

O Que o Protocolo NÃO Faz

Para fechar o entendimento, é tão importante saber o que o protocolo faz quanto saber o que ele não faz. Muitas questões tentam atribuir ao protocolo funções que não são dele.

1. O Protocolo não toma decisões: O protocolo não decide sobre o mérito do documento. Ele não defere nem indefere pedidos. Ele apenas processa, registra e encaminha para quem tem poder de decisão.

2. O Protocolo não é Arquivo Permanente: Como vimos, ele atua na fase corrente. O protocolo não guarda documentos históricos e nem realiza atividades de preservação permanente.

3. O Protocolo não faz Avaliação: A avaliação (definir prazos de guarda e destinação) é tarefa da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), e não uma atividade rotineira de balcão do protocolo.

Resumo para Fixação

Para garantir os pontos na sua prova, revise os pilares que discutimos:

• Fase: Arquivo Corrente (sempre!).

• Atividades: RC RD CT E A (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Controle da Tramitação, Expedição, Autuação).

• Autuação: Transformar documento em processo (exclusivo do protocolo).

• Correspondência Particular/Sigilosa: Não abrir.

• Correspondência Ostensiva: Abrir, ler e registrar.

• Distribuição: Movimentação Interna.

• Expedição: Movimentação Externa.

• Tramitação: Todo o curso do documento, do nascimento até o fim da função administrativa.

Dominar o protocolo é dominar o fluxo da informação dentro da administração pública. As questões de prova costumam ser literais, cobrando os conceitos da portaria ou as distinções entre as atividades. Com esse guia, você tem a base teórica completa para enfrentar qualquer banca.

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