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Protocolo na Arquivologia: Atividades e Regras de Prova
Protocolo na Arquivologia é o serviço responsável por receber, classificar, registrar, distribuir, controlar a tramitação, expedir e autuar documentos na fase corrente. Segundo a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, essas sete atividades formam a base das questões de prova sobre o tema.
O protocolo é um dos assuntos mais explorados pelas bancas em Arquivologia, porque as questões cobram quase sempre a definição literal das atividades e as pegadinhas entre elas. Este guia percorre cada etapa, da chegada do documento até a expedição, com os macetes que ajudam na hora da prova.
Índice
O que é protocolo na Arquivologia?
Quais são as atividades do protocolo (RC RD CT E A)?
Como funcionam o recebimento e a classificação?
O que é o registro e quais metadados o protocolo coleta?
O que é autuação e quem pode autuar?
Como funciona a tramitação do documento?
Qual a diferença entre distribuição e expedição?
O que revisar antes da prova de protocolo?
Perguntas Frequentes sobre Protocolo na Arquivologia
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O que é protocolo na Arquivologia?
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A legislação brasileira, especificamente a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, define as atividades de protocolo de forma muito semelhante, abrangendo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos.
Mas onde o protocolo se encaixa no ciclo de vida dos documentos? Esta é a regra de ouro número um: o protocolo é uma atividade típica e exclusiva do arquivo corrente.
Por que o protocolo só existe no arquivo corrente?
Um erro clássico é associar o protocolo ao arquivo intermediário ou permanente. Não caia nessa armadilha. Embora as atividades de protocolo e de arquivo corrente sejam tecnicamente distintas segundo alguns autores, elas devem funcionar de forma integrada, visando à racionalização de tarefas.
Para fins de prova, grave isto: as atividades de protocolo iniciam-se e desenvolvem-se na fase corrente da Teoria das Três Idades. Não há atividade de protocolo no arquivo intermediário, e muito menos no permanente. O protocolo lida com documentos ativos, que estão tramitando e cumprindo suas funções administrativas imediatas.
“O protocolo é responsável pela guarda dos documentos de valor histórico, na fase permanente.”
A afirmação está errada. O protocolo atua apenas na fase corrente, e a guarda permanente de documentos históricos não é atividade de protocolo.
Quais são as atividades do protocolo (RC RD CT E A)?
Para memorizar as tarefas desse setor, use o mnemônico RC RD CT E A, que resume o trabalho de protocolo dentro da gestão de documentos. A tabela mostra o que cada sigla significa.
Sigla | Atividade | Em uma frase |
|---|---|---|
RC | Recebimento | Porta de entrada do documento na instituição. |
RC | Classificação | Atribuição de código ou descritor ao documento. |
R | Registro | Cadastro dos metadados em livro, ficha ou sistema. |
D | Distribuição | Remessa interna, para o setor destinatário. |
CT | Controle da Tramitação | Saber onde o documento está e com quem está. |
E | Expedição | Remessa externa, para fora do órgão. |
A | Autuação | Transformação de documentos avulsos em processo. |
Nas próximas seções, cada uma dessas etapas é detalhada para que você não tenha dúvidas na hora da prova.
Como funcionam o recebimento e a classificação?
O recebimento é a porta de entrada: o momento em que o documento chega à instituição. Mas não basta apenas pegar o envelope, porque existem regras rígidas sobre o que pode e o que não pode ser aberto.
Quais são as rotinas de recebimento?
Ao receber a correspondência, o servidor realiza uma triagem inicial. O primeiro passo é separar a correspondência oficial da correspondência particular.
A correspondência particular não deve ser aberta. A Constituição Federal, em seu artigo 5º, garante a inviolabilidade do sigilo da correspondência. Portanto, abrir uma carta particular é violar um direito constitucional, e ela deve ser encaminhada diretamente ao destinatário.
A correspondência oficial se subdivide em ostensiva e sigilosa.
O que fazer com a correspondência sigilosa?
A correspondência oficial de caráter sigiloso também não deve ser aberta pelo protocolo. Ela deve ser encaminhada aos respectivos destinatários ainda lacrada.
Para garantir a segurança, documentos sigilosos costumam ser acondicionados em dois envelopes. O envelope interno contém a informação de que é “sigiloso”, enquanto o envelope externo não traz essa indicação, para não chamar a atenção de curiosos durante o trajeto.
Como tratar a correspondência ostensiva?
Já a correspondência oficial de caráter ostensivo, aquela que é pública e de interesse da administração, deve ser aberta. O setor de protocolo segue esta sequência:
Abrir a correspondência.
Tomar conhecimento do conteúdo (leitura).
Verificar a existência de antecedentes, isto é, se aquele documento se liga a outro anterior.
Requisitar esses antecedentes ao arquivo, se necessário.
Interpretar e classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado pela instituição.
Apor (colocar) o carimbo de protocolo.
“O setor de protocolo deve abrir toda a correspondência recebida, inclusive a particular, para identificar o destinatário.”
A afirmação está errada. A correspondência particular e a sigilosa não são abertas pelo protocolo, e só a ostensiva segue a sequência acima.
O que é classificação no protocolo?
A classificação é a atribuição de um código ou descritor ao documento. O objetivo dessa etapa é agilizar a recuperação da informação. Ao classificar, você facilita todas as tarefas arquivísticas futuras, como a avaliação, a eliminação ou o recolhimento. É uma forma de organizar a casa logo na entrada.
O que é o registro e quais metadados o protocolo coleta?
Após receber e classificar, o próximo passo é o registro. Ele nada mais é do que o cadastramento das informações do documento em um sistema, seja um livro, uma ficha ou um sistema informatizado.
O objetivo do registro é controlar a tramitação. É nesta etapa que o protocolo “batiza” o documento dentro do sistema do órgão, colhendo seus metadados.
O que são metadados?
Metadados são “dados sobre dados”. No contexto do protocolo, são as informações básicas que identificam o documento: o número do protocolo, a data de entrada, a procedência (de onde veio), a espécie documental (ofício, carta, memorando), o número e a data original do documento e o resumo do assunto.
Ao registrar esses elementos, o protocolo cria pontos de acesso que possibilitarão encontrar o documento no futuro e provar que ele entrou na instituição.
O que é autuação e quem pode autuar?
Uma atividade específica e muito cobrada é a autuação. Você sabe a diferença entre um documento avulso e um processo? A autuação é justamente o procedimento que transforma documentos avulsos em um processo administrativo.
O que significa autuar?
Autuar significa reunir e ordenar documentos, colocando-os dentro de uma capa (geralmente de cartolina ou material similar), prendendo-os com colchetes ou “bailarinas”, numerando as folhas e dando a esse conjunto um número único de processo.
Quem pode autuar?
A autuação é uma atividade exclusiva do setor de protocolo (ou unidade protocolizadora). Nenhum outro setor deve criar processos oficiais.
Segundo a legislação federal, a autuação é obrigatória quando o assunto requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas. Ou seja, se o documento vai gerar uma sequência de atos administrativos e decisões, ele deve virar um processo.
Dica sobre processos digitais: nos sistemas eletrônicos atuais, a autuação também ocorre. A diferença é que, nos processos digitais, ela pode ser realizada por um usuário autorizado diretamente no sistema informatizado, desde que monitorado pela unidade de protocolo. Já nos processos físicos, a exclusividade da execução manual é total do protocolo.
Como funciona a tramitação do documento?
A tramitação (ou movimentação) é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
Pense na tramitação como a vida útil ativa do documento. Ele passa de mesa em mesa, de setor em setor, recebendo despachos e opiniões. O papel do protocolo é realizar o controle da tramitação. Isso significa saber, a qualquer momento, onde o documento está e com quem está.
Por que o rastreamento importa?
O sistema de protocolo deve ser capaz de informar a localização exata do documento. Se um cidadão ou um chefe perguntar “Onde está o ofício X?”, o protocolo consulta o registro de tramitação e responde: “Está no Departamento Jurídico desde o dia tal”.
Os procedimentos de controle de tramitação são os mesmos tanto para documentos físicos (papel) quanto para documentos digitais. O conceito não muda com a tecnologia.
Qual a diferença entre distribuição e expedição?
Aqui reside uma das maiores pegadinhas de concursos: as bancas adoram confundir distribuição com expedição. Os macetes a seguir esclarecem a diferença de uma vez por todas.
O que é distribuição (interna)?
A distribuição é a movimentação de documentos dentro do órgão. É a remessa do documento do protocolo para o setor destinatário interno, ou de um setor para outro dentro da mesma instituição.
Dica: associe a palavra Distribuição com “Dentro”, ou lembre-se de que distribuição tem “I” de Interna. Ela é a primeira tramitação do documento: logo após ser registrado no protocolo, ele é distribuído para o setor que vai analisá-lo.
O que é expedição (externa)?
A expedição é a remessa do documento para fora do órgão. É a atividade de enviar correspondências e documentos para outras instituições ou para particulares.
Dica: associe Expedição com Externa. Circule o “EX” de Expedição e lembre-se de Externo.
Atividade | Para onde vai o documento | Macete |
|---|---|---|
Distribuição | Para um setor dentro do mesmo órgão | Dentro, Interna |
Expedição | Para outra instituição ou para um particular | Externa, “EX” |
Quais são as rotinas de expedição?
Ao expedir um documento, o protocolo deve verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar o original e as cópias, e separar o original das cópias. O original (com anexos) é enviado para o destino, fora do órgão. As cópias, com os antecedentes que deram origem à resposta, são encaminhadas para o arquivamento no setor competente.
Portanto, se o documento sai do prédio da sua instituição para ir aos Correios ou para outro órgão, isso é expedição. Se o documento sai do protocolo e vai para o RH no andar de cima, isso é distribuição.
“A distribuição é a remessa de documentos do órgão para outras instituições.”
A afirmação está errada. A remessa para fora do órgão é expedição, e a distribuição é a movimentação interna.
O que o protocolo não faz?
Para fechar o entendimento, é tão importante saber o que o protocolo faz quanto saber o que ele não faz. Muitas questões tentam atribuir ao protocolo funções que não são dele.
O protocolo toma decisões sobre o documento?
Não. O protocolo não decide sobre o mérito do documento. Ele não defere nem indefere pedidos. Ele apenas processa, registra e encaminha para quem tem poder de decisão.
O protocolo guarda documentos históricos?
Não. Como vimos, ele atua na fase corrente. O protocolo não guarda documentos históricos e nem realiza atividades de preservação permanente, que pertencem ao arquivo permanente.
O protocolo faz avaliação de documentos?
Não. A avaliação, que define prazos de guarda e destinação, é tarefa da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), apoiada na tabela de temporalidade, e não uma atividade rotineira de balcão do protocolo.
O que revisar antes da prova de protocolo?
Para garantir os pontos na prova, revise os pilares do tema:
Fase: arquivo corrente, sempre.
Atividades: RC RD CT E A (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Controle da Tramitação, Expedição, Autuação).
Autuação: transforma documento em processo e é exclusiva do protocolo.
Correspondência particular ou sigilosa: não abrir.
Correspondência ostensiva: abrir, ler e registrar.
Distribuição: movimentação interna.
Expedição: movimentação externa.
Tramitação: todo o curso do documento, do nascimento até o fim da função administrativa.
Dominar o protocolo é dominar o fluxo da informação dentro da administração pública. As questões de prova costumam ser literais, cobrando os conceitos da portaria ou as distinções entre as atividades.
Para ampliar a base, siga para o guia completo de Arquivologia para concursos.
Depois, avance no ciclo vital com o arquivo intermediário.
Para colocar o conhecimento em prática, conheça a plataforma de estudos do Volitivo, resolva questões gratuitas de Arquivologia e consulte o material de apoio para concursos.
Referências Bibliográficas
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, art. 5º, inciso XII.
BRASIL. Portaria Interministerial nº 1.677/2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
Perguntas Frequentes sobre Protocolo na Arquivologia
Existe atividade de protocolo no arquivo intermediário?
Não. As atividades de protocolo iniciam-se e desenvolvem-se na fase do arquivo corrente. Nem o arquivo intermediário nem o permanente realizam protocolo.
Quais são as atividades de protocolo segundo a Portaria Interministerial nº 1.677/2015?
Recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação, expedição e autuação de documentos, memorizadas pelo mnemônico RC RD CT E A.
Como diferenciar distribuição de expedição?
Distribuição é a movimentação interna, dentro do órgão. Expedição é a remessa para fora, para outras instituições ou particulares. Lembre-se de “Dentro” e “Interna” para distribuição, e de “Externa” para expedição.
Quem pode autuar um processo?
A autuação é exclusiva do setor de protocolo. Nos processos digitais, ela pode ser feita por usuário autorizado no sistema, desde que monitorado pela unidade de protocolo.
O protocolo pode abrir correspondência particular ou sigilosa?
Não. Ambas devem ser encaminhadas ao destinatário sem abertura, no caso da sigilosa ainda lacrada. Apenas a correspondência oficial ostensiva é aberta, lida e registrada.