No cenário atual, o domínio de ferramentas de informática, especialmente editores de planilhas como o Microsoft Excel, é mais do que uma habilidade desejável; é uma exigência fundamental no mercado de trabalho e, principalmente, nos concursos públicos. Governos e instituições buscam soluções cada vez mais digitais e informatizadas, onde o cruzamento de dados é essencial. O Excel, como um dos softwares mais completos, permite desde operações algébricas simples até a criação de planilhas inteligentes e automatizadas, que realizam atualizações em tempo real. Este artigo foca nas funções mais cobradas em provas e amplamente utilizadas no dia a dia.
Para dominar as funções do Excel, é fundamental entender os conceitos básicos que regem este poderoso software.
O Excel é um editor de planilhas eletrônicas desenvolvido pela Microsoft. Sua principal finalidade é organizar, analisar e manipular dados numéricos e textuais por meio de tabelas, oferecendo também ferramentas robustas para a construção de gráficos e a realização de cálculos complexos.
É compatível com diversos sistemas operacionais como Windows, Mac OS, Android, Windows Phone e iOS, mas não é compatível com Linux. Os formatos de arquivo mais comuns do Excel são .xlsx e .xls.
A célula é a menor unidade de trabalho do Excel. Uma planilha é organizada em uma grade, onde:
Linhas: São identificadas verticalmente por números. Desde a versão 2007, cada planilha pode ter até 1.048.576 linhas.
Colunas: São assinaladas horizontalmente por letras. Desde a versão 2007, cada planilha pode possuir até 16.384 colunas.
Célula: É o encontro entre uma linha e uma coluna, recebendo um endereço único (ex: A1, B5). É nelas que os dados ou fórmulas são inseridos.
Caixa de Nome: Localizada à esquerda e acima da planilha, ela exibe a célula ativa no momento, ou seja, qual célula está pronta para inserção ou exclusão de dados.
Faixa de Opções: É a área que contém o Menu do Excel, através da qual os usuários acessam todas as funcionalidades do programa. É também personalizável.
Intervalo: Trata-se de um conjunto de células consecutivas. No Excel, o símbolo de dois pontos (:) é usado para simbolizar um intervalo entre duas células (ex: A1:A100). O ponto e vírgula (;) é utilizado para unir vários intervalos de células, tratando-os como um único intervalo (ex: SOMA(B5:B15;C32:C200;X45)).
É crucial não confundir os conceitos de fórmula e função, pois são distintos, embora relacionados.
Fórmula: É uma sequência de valores constantes, operadores e funções pré-definidas que realiza cálculos e análises nos dados da planilha. Toda fórmula no Excel, sem exceção, começa com um sinal de igual (=). Esse sinal é essencial para que o software reconheça o conteúdo como um cálculo e não como um texto.
Componentes de uma Fórmula:
Constantes: Valores fixos que não são modificados.
Operadores: Símbolos que indicam o tipo de cálculo (adição +, subtração -, multiplicação *, divisão /, exponenciação ^, porcentagem %). Operadores de comparação (=, >, <, >=, <=, <>) retornam VERDADEIRO ou FALSO.
Referências: A localização de uma célula ou de um intervalo de células (ex: A1, B2:B10).
Funções: São fórmulas pré-definidas que permitem a execução de cálculos de maneira simplificada, utilizando argumentos específicos.
A principal vantagem de usar referências de células é que, se o valor de uma célula utilizada em uma fórmula for alterado, a fórmula será recalculada automaticamente.
Conhecer atalhos é uma vantagem para otimizar o tempo, especialmente em provas de concurso. Alguns dos mais cobrados e úteis incluem:
CTRL + B: Salva o arquivo ativo.
CTRL + P: Imprime.
CTRL + Z: Desfaz a última ação.
CTRL + Y: Refaz a última ação.
CTRL + C: Copia as células selecionadas.
CTRL + X: Recorta as células selecionadas.
CTRL + V: Cola o conteúdo da Área de Transferência.
F2: Ativa a célula e posiciona o cursor no final do conteúdo para edição.
F4: Repete o último comando ou ação, se possível. Especialmente útil para "trancar" referências de célula com o $, como veremos adiante.
F5 (ou CTRL + G): Exibe a caixa de diálogo "Ir para".
CTRL + ;: Insere a data atual.
CTRL + SHIFT + : Insere a hora atual.
Este é um conceito fundamental e frequentemente cobrado em concursos.
Referências Relativas: São o comportamento padrão do Excel. Quando você copia uma fórmula de uma célula para outra, o Excel ajusta automaticamente as referências das células com base na nova posição. Por exemplo, se em C2 você tem =A2-B2 e arrasta para C3, a fórmula se torna =A3-B3. Ao copiar na vertical, os números das linhas são incrementados/reduzidos e as letras das colunas são mantidas. Ao copiar na horizontal, os números das linhas são mantidos e as letras das colunas são alteradas.
Referências Absolutas: Utilizadas quando você precisa que uma referência de célula permanecça fixa ao copiar uma fórmula. Para isso, usa-se o sinal de cifrão ($) antes da letra da coluna e/ou antes do número da linha. Por exemplo, $B$4 fará com que a referência à célula B4 nunca mude, mesmo que a fórmula seja copiada.
$B$4: Coluna e linha absolutas.
B$4: Linha absoluta, coluna relativa.
$B4: Coluna absoluta, linha relativa.
Como aplicar: Ao digitar uma fórmula, você pode inserir o $ manualmente ou usar a tecla F4 após selecionar a referência de célula para alternar entre os tipos de referência (relativa, absoluta, mista). Este recurso é vital para cálculos onde um valor de referência (como uma taxa ou cotação) é constante para múltiplos cálculos.
Exemplo Prático: Para calcular o salário bruto de funcionários, multiplicando horas normais por um valor fixo e horas extras por outro valor fixo. Se os valores da hora normal estiverem em B4 e da hora extra em B5, a fórmula para a célula D8 seria =(B8*$B$4)+(C8*$B$5). Ao arrastar esta fórmula, B8 e C8 se ajustariam (referências relativas), mas $B$4 e $B$5 permaneceriam fixos (referências absolutas).
A função SOMA é uma das primeiras e mais importantes funções que todo usuário de Excel deve dominar. É o ponto de partida para cálculos mais elaborados.
Como o próprio nome sugere, a função SOMA calcula a adição de valores. Ela pode somar valores individuais, conteúdos de células ou, mais comumente, um intervalo de células.
A sintaxe básica da função SOMA é: =SOMA(num1; [num2]; ...)
num1: O primeiro número, referência de célula ou intervalo que você deseja somar.
[num2]; ...: Argumentos adicionais opcionais (até 30 no total).
Exemplos:
=SOMA(A1:A3): Se as células A1, A2 e A3 contiverem os números 5, 8 e 2, o resultado será 15.
=SOMA(A1; C3; F4): Soma os valores das células A1, C3 e F4 individualmente.
=SOMA(A1:A20; C23; 235): Soma os valores do intervalo A1:A20, o valor da célula C23 e o número 235.
Em uma planilha de vendas anuais, para calcular o "Total em Vendas" de um intervalo B2:B13, a fórmula seria =SOMA(B2:B13).
Uma dúvida comum para iniciantes é por que usar =SOMA(A1:A20) em vez de =A1+A2+A3...+A20. A resposta é eficiência e escalabilidade. Para poucos dados, a diferença pode parecer mínima, mas imagine somar milhares de linhas. A função SOMA simplifica drasticamente a escrita da fórmula e reduz a margem de erro, especialmente em grandes planilhas. Se você precisar somar o intervalo A1:A200000, seria impossível fazer sem a função SOMA.
A função SE é uma das funções lógicas mais poderosas e frequentemente cobradas em concursos públicos. Ela permite que suas planilhas tomem decisões baseadas em condições.
A função SE avalia uma condição (um "teste lógico") e, com base no resultado (VERDADEIRO ou FALSO), retorna um valor específico.
A sintaxe da função SE é: =SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)
teste_lógico: A condição a ser avaliada. Pode ser uma comparação (ex: A2>0).
valor_se_verdadeiro: O valor a ser retornado se o teste_lógico for verdadeiro.
valor_se_falso: O valor a ser retornado se o teste_lógico for falso. Se não for informado, retorna FALSO.
Exemplos:
=SE(A2>0; 1; 2): Verifica se o conteúdo de A2 é maior que zero. Se sim, retorna 1; caso contrário, retorna 2.
=SE(A1<5; 10; 20): Se A1 for 3, retorna 10 (VERDADEIRO). Se A1 for 8, retorna 20 (FALSO).
É possível usar texto como retorno, mas ele deve vir entre aspas (ex: "ATINGIDA", "PENDENTE").
Em um cenário de metas de vendas, se a meta for 4.500 e o valor vendido estiver na célula B2, a fórmula poderia ser =SE(B2>=M5;"ATINGIDA";"PENDENTE"), onde M5 contém o valor da meta (4.500) e N5 e O5 contêm os textos "ATINGIDA" e "PENDENTE", respectivamente. Lembre-se de usar referências absolutas para M5, N5 e O5 se for arrastar a fórmula (=SE(B2>=$M$5; $N$5; $O$5)).
As funções SE aninhadas (uma função SE dentro de outra) são um tópico extremamente importante e muito cobrado em concursos, pois permitem a criação de testes lógicos mais complexos e com múltiplos resultados. O Excel permite aninhar até sete níveis de funções SE.
Dúvida Comum: A principal dificuldade reside na ordem de avaliação e no correto fechamento dos parênteses. O número de testes é geralmente igual ao número de faixas de condição menos um.
Exemplo Prático (Notas de Alunos): Imagine um professor que quer atribuir notas A, B ou C aos alunos com base na média:
Média acima ou igual a 7: Nota A
Média entre 4 e 7 (exclusivo 7): Nota B
Média abaixo de 4: Nota C
Se a nota do aluno estiver na célula A2, a fórmula aninhada seria: =SE(A2>=7; "A"; SE(A2>=4; "B"; "C"))
Primeiro SE: Verifica se A2>=7. Se sim, retorna "A" e a função termina.
Segundo SE (aninhado): Somente é avaliado se o primeiro teste for falso (ou seja, A2<7). Neste ponto, o programa sabe que a média já é menor que 7. Ele então verifica se A2>=4.
Se for verdadeiro (média entre 4 e 7), retorna "B".
Se for falso (média menor que 4), retorna "C".
Exemplo Prático (Desconto de Plano de Saúde): Outro exemplo clássico envolve faixas salariais para descontos:
Faixa SalarialValor do Desconto em R$ | |
< R$ 500,00 | R$ 50 |
>= R$ 500,00 e <= 1000 | R$ 75 |
> R$ 1000,00 | R$ 100 |
Se o salário bruto estiver na célula B4, a fórmula seria: =SE(B4<500; 50; SE(E(B4>=500; B4<=1000); 75; 100)) Observe o uso da função E para testar uma faixa de valores simultaneamente.
Para condições mais complexas que envolvem múltiplos critérios, as funções lógicas E e OU são utilizadas dentro do teste_lógico da função SE.
Função E (=E(Argumentos)): Retorna VERDADEIRO somente se todos os argumentos (testes lógicos) forem verdadeiros. Se um argumento for falso, a função E retorna FALSO.
Ex: =E(2<3; 7>5) retorna VERDADEIRO (ambos são verdadeiros).
Ex: =E(2>3; 5>4) retorna FALSO (o primeiro teste é falso).
Função OU (=OU(Argumentos)): Retorna VERDADEIRO se pelo menos um dos argumentos (testes lógicos) for verdadeiro. Só retorna FALSO se todos os argumentos forem falsos.
Ex: =OU(2<3; 7>5) retorna VERDADEIRO.
Ex: =OU(2>3; 5>4) retorna VERDADEIRO (o segundo teste é verdadeiro).
Ex: =OU(2>3; 5<4) retorna FALSO (ambos são falsos).
Função NÃO (=NÃO(Argumento)): Inverte o valor lógico de uma expressão. Se a expressão for verdadeira, retorna FALSO; se for falsa, retorna VERDADEIRO.
Ex: =NÃO(2>3) retorna VERDADEIRO (2>3 é falso, NÃO inverte para verdadeiro).
A função PROCV (Procurar Vertical) é, sem dúvidas, uma das funções mais conhecidas, utilizadas e cobradas em concursos e no mercado de trabalho. Ela permite buscar um valor em uma coluna e retornar um valor correspondente de outra coluna na mesma linha.
A PROCV "desce" a primeira coluna de um intervalo (matriz) para encontrar um valor_procurado. Uma vez que o valor é encontrado, ela se move horizontalmente para a direita na mesma linha para retornar o conteúdo de uma coluna especificada. O "V" em PROCV significa "Vertical".
A sintaxe da função PROCV é: =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; num_indice_coluna; [intervalo_procurado])
Vamos detalhar cada argumento:
valor_procurado: É o valor que você deseja encontrar na primeira coluna da sua matriz_tabela.
matriz_tabela: É o intervalo de células onde a busca será realizada. Ponto Crucial para Concursos: A primeira coluna deste intervalo deve conter o valor_procurado. Se o valor estiver em uma coluna que não é a primeira da matriz_tabela, a PROCV não funcionará corretamente e pode retornar um erro #N/D. Ao arrastar a fórmula, a matriz_tabela geralmente deve ser uma referência absoluta (ex: $A$1:$C$10) para evitar que o intervalo se desloque.
num_indice_coluna: É um número inteiro que indica qual coluna da matriz_tabela (contando a partir da primeira coluna do intervalo) contém o valor que você deseja retornar. Se a matriz_tabela for A1:C5 e você quiser o valor da coluna B, o num_indice_coluna será 2.
[intervalo_procurado] (Opcional): Este argumento define se a PROCV deve procurar uma correspondência exata ou aproximada.
VERDADEIRO ou 1: Para uma correspondência aproximada. A matriz_tabela deve estar classificada em ordem crescente na primeira coluna. Se a PROCV não encontrar o valor_procurado exato, ela retornará o valor mais próximo que seja menor ou igual ao valor_procurado.
FALSO ou 0: Para uma correspondência exata. Se a PROCV não encontrar o valor_procurado exato, ela retornará o erro #N/D. Para a grande maioria das situações em concursos e no dia a dia, a correspondência exata (FALSO ou 0) é a mais utilizada e recomendada.
Imagine uma tabela de funcionários com ID do Funcionário (coluna A), Nome (coluna B) e Valor Vendido (coluna C). Queremos encontrar o Valor Vendido de um funcionário específico.
Se o nome do funcionário a ser procurado (ex: "Leandro") estiver na célula E2, e a tabela de dados for de A1:C10, para retornar o Valor Vendido (que está na 3ª coluna da tabela), a fórmula seria: =PROCV(E2; A1:C10; 3; FALSO) Esta fórmula buscaria "Leandro" na coluna A (primeira da matriz_tabela), e ao encontrá-lo, retornaria o valor da 3ª coluna (coluna C, "Valor Vendido") daquela mesma linha.
As bancas examinadoras adoram testar o conhecimento sobre a diferença entre PROCV e PROCH.
PROCV (Procurar Vertical): Busca o valor_procurado na primeira coluna de um intervalo e retorna um valor de uma coluna especificada na mesma linha.
PROCH (Procurar Horizontal): Busca o valor_procurado na primeira linha de um intervalo e retorna um valor de uma linha especificada na mesma coluna. A sintaxe é similar à PROCV, mas o num_indice_coluna é substituído por num_indice_linha.
Ex: =PROCH(4; A2:C4; 2) buscaria o valor 4 na primeira linha do intervalo A2:C4 e retornaria o valor da 2ª linha na mesma coluna.
A "pegadinha" comum é apresentar uma tabela onde os títulos estão nas linhas e pedir uma PROCV, quando na verdade a PROCH seria a função correta, ou vice-versa. É fundamental observar a organização da tabela de dados. A função PROC possui duas utilizações, sendo que a segunda forma está em desuso e é recomendado usar PROCV ou PROCH em seu lugar.
Além das três principais, outras funções são frequentemente cobradas e complementam o uso de SOMA e SE, oferecendo recursos de soma e contagem condicionais.
A função SOMASE permite somar os valores em um intervalo de células que atendem a uma condição específica. É uma versão condicional da função SOMA.
Sintaxe: =SOMASE(intervalo; critérios; [intervalo_a_ser_somado])
intervalo: O intervalo de células onde a condição (critérios) será verificada.
critérios: A condição que as células no intervalo devem satisfazer para serem incluídas na soma. Pode ser um número, texto (entre aspas), ou uma expressão (ex: ">3").
[intervalo_a_ser_somado] (Opcional): O intervalo de células cujos valores serão somados. Se omitido, o intervalo será somado.
Exemplos Práticos:
=SOMASE(A1:A5; ">3"): Soma todos os valores no intervalo A1:A5 que são maiores que 3.
Para somar o "Valor Vendido" de todos os funcionários do turno da "Manhã", se os turnos estiverem na coluna C (C2:C10) e os valores vendidos na coluna D (D2:D10), a fórmula seria: =SOMASE(C2:C10; "manhã"; D2:D10).
Para somar os salários de funcionários da seção "ADM" (B8:B26 para salários, C8:C26 para seções), a fórmula seria: =SOMASE(B8:B26; "ADM"; H8:H26) (assumindo que H8:H26 é a faixa de salários líquidos).
A função CONT.SE (Contar Se) retorna a quantidade de células em um intervalo que satisfazem a uma condição específica.
Sintaxe: =CONT.SE(Intervalo; Critério)
Intervalo: O intervalo de células onde a condição será verificada.
Critério: A condição a ser satisfeita. Deve ser texto ou número, ou uma expressão (ex: ">20") entre aspas.
Exemplos Práticos:
=CONT.SE(A1:A5; "LARANJA"): Conta quantas vezes a palavra "laranja" aparece no intervalo A1:A5.
=CONT.SE(A1:A50; ">20"): Conta quantos valores maiores que 20 existem no intervalo A1:A50.
Para contar quantos funcionários são do período da "Noite" (coluna C, C2:C10), a fórmula seria: =CONT.SE(C2:C10; "noite").
Para determinar o número de funcionários da seção "ADM" na coluna B (B8:B26), a fórmula seria: =CONT.SE(B8:B26; "ADM").
As funções MÁXIMO e MÍNIMO são utilizadas para encontrar, respectivamente, o maior e o menor valor em uma lista de argumentos ou em um intervalo de células.
Sintaxe:
=MÁXIMO(num1; [num2]; ...)
=MÍNIMO(num1; [num2]; ...)
Exemplos:
=MÁXIMO(A1:A5): Se o intervalo A1:A5 contiver 10, 7, 9, 27 e 2, o resultado é 27.
=MÍNIMO(D5:D10): Em uma planilha de diárias, retornaria o menor valor de diária do intervalo.
Diferença importante para concursos: Não confunda MÁXIMO/MÍNIMO com MAIOR/MENOR. MÁXIMO/MÍNIMO retornam o maior/menor valor absoluto. MAIOR/MENOR permitem que você especifique o "k-ésimo" maior ou menor valor (ex: o 2º maior, o 3º menor).
=MAIOR(A2:A10; 1): Retorna o maior número no intervalo.
=MAIOR(A2:A10; 2): Retorna o segundo maior número no intervalo.
=MENOR(A2:A10; 5): Retorna o quinto menor valor no intervalo.
A função CONT.VALORES conta a quantidade de células não vazias em um intervalo. Diferente de CONT.SE, ela não exige uma condição, apenas o intervalo a ser analisado.
Sintaxe: =CONT.VALORES(valor1; [valor2]; ...)
valor1; [valor2]; ...: Os argumentos podem ser números, textos, datas, ou referências a células ou intervalos de células. Células em branco não são contabilizadas.
Exemplo:
Se o intervalo A1:A10 tiver 9 células preenchidas (com números ou textos) e uma vazia, =CONT.VALORES(A1:A10) retornará 9.
O domínio das fórmulas SOMA, SE e PROCV, juntamente com as funções complementares, é um diferencial significativo. Para otimizar seu aprendizado e desempenho, considere as seguintes dicas:
Não tente apenas decorar as sintaxes. Abra o Excel e utilize as funções, teste, veja como funcionam na prática. Crie suas próprias planilhas e resolva exercícios. A prática leva à internalização dos comandos e da lógica.
Conceito de Fórmula vs. Função: Bancas adoram misturar esses conceitos. Lembre-se que função é um tipo específico de fórmula pré-definida.
Referências Relativas vs. Absolutas: Entenda quando e por que usar o $. Este é um erro comum que pode comprometer toda uma planilha.
PROCV vs. PROCH: Observe a orientação da busca (vertical ou horizontal) e a estrutura da tabela.
Aspas para Texto e Expressões: Lembre-se de colocar textos e critérios de comparação (como ">3") entre aspas em funções como SE, SOMASE e CONT.SE.
Sinal de Igual: Jamais esqueça de iniciar uma fórmula com =.
Ordem de Precedência dos Operadores: Em fórmulas complexas, o Excel segue uma ordem específica (ex: exponenciação antes da multiplicação, multiplicação antes da adição). Use parênteses para forçar uma ordem diferente de cálculo.
Exercícios e Simulados: Resolva muitas questões de concursos anteriores focadas em Excel para se familiarizar com o estilo de cobrança das bancas. Plataformas de questões online podem ser muito úteis.
Cursos Especializados: Considere cursos preparatórios que ofereçam materiais em PDF, videoaulas e áudios para um estudo mais aprofundado e direcionado. Muitos materiais didáticos já incluem exercícios práticos e comentados.
Dominar essas fórmulas do Excel não apenas garantirá pontos valiosos em sua prova de concurso, mas também o equipará com uma ferramenta extremamente útil e valorizada em sua vida pessoal e profissional em 2025. Bons estudos e sucesso em sua jornada!