Sistema de Informação Executiva

Sistema de Informação Executiva (SIE)

No ambiente de negócios em constante evolução, a capacidade de tomar decisões estratégicas rápidas e assertivas é o diferencial para qualquer organização. É nesse contexto que o Sistema de Informação Executiva (SIE) se torna uma ferramenta indispensável, atuando como um pilar estratégico para a alta administração.

Este guia explora desde os fundamentos até as tendências mais recentes do SIE, garantindo que você compreenda seu propósito, características, benefícios e desafios, além de como ele se integra às tecnologias de Business Intelligence (BI) mais atuais.

1. O que é um Sistema de Informação Executiva (SIE)?

O Sistema de Informação Executiva (SIE), ou Executive Information System (EIS), é um tipo de sistema de informação desenvolvido especificamente para atender às necessidades de informações estratégicas da alta administração. Sua função primordial é compilar informações de todos os setores da empresa e de fontes externas, apresentando-as de forma organizada, resumida e direta para auxiliar, agilizar e maximizar a tomada de decisão dos gestores e colaboradores.

A essência do SIE reside em transformar um grande volume de dados brutos em informação relevante e, através da descoberta, converter essa informação em conhecimento. Isso permite que os executivos, que muitas vezes não têm tempo para lidar com interfaces complexas, acessem de forma fácil e intuitiva os indicadores-chave de desempenho, sem a necessidade de intermediários ou treinamento formal extenso.

O propósito do SIE é, sempre, extrair inteligência dos dados. Quanto maior o volume de dados, menor a capacidade analítica sobre essa massa bruta. Um SIE proporciona uma visão resumida do total das informações disponíveis, seja por ruas ou por bairros, para a tomada de decisão.

2. A Hierarquia da Informação: Dados, Informação e Conhecimento

Para compreender verdadeiramente o valor de um SIE, é fundamental distinguir os conceitos de dados, informação e conhecimento, que representam uma progressão didática no processo de gestão informacional:

• Dado: É qualquer elemento bruto, isolado, que por si só não conduz a uma compreensão clara de um fato ou situação. Por exemplo, uma lista de vendas por rua.

• Informação: É o dado trabalhado e contextualizado, que permite ao executivo tomar decisões. Um dado se torna informação quando é divulgado periodicamente e apropriadamente. A informação é um conhecimento disponível para uso imediato, orientando a ação. Por exemplo, o faturamento total ou vendas por bairro.

• Conhecimento: Surge quando a informação disponível é trabalhada e utilizada para gerar cenários, situações hipotéticas, simular e encontrar oportunidades. É a combinação de instintos, ideias, regras e procedimentos que guiam ações e decisões.

O SIE opera neste processo, transformando dados em informação e, através da descoberta, informação em conhecimento.

3. A Evolução dos Sistemas de Informação: De Transacional a Estratégico

A jornada até o SIE moderno é uma prova da evolução contínua dos sistemas de dados e da Tecnologia da Informação (TI) para atender às crescentes demandas das empresas. Historicamente, essa evolução pode ser segmentada em fases:

1. Sistemas de Processamento de Dados (DPS) / Sistemas de Processamento de Transações (SPT):

   • Surgiram nas décadas de 1950 e 1960 com os mainframes, como o IBM 1401.

   • Foco inicial em automatizar processos produtivos e agilizar tarefas administrativas internas, como faturamento e folha de pagamento.

   • Processavam operações diárias e geravam um enorme volume de dados brutos. O dado não era necessariamente relevante para a tomada de decisão.

   • Prioridade: Eficiência operacional.

   • Exemplo: O registro de dados e arquivamento em grandes arquivos, que exigia esforço manual para atualização.

2. Sistemas de Informação para Gestão (MIS) / Sistemas de Informações Gerenciais (SIG):

   • Desenvolvidos a partir da década de 1970.

   • Objetivo: Suprir as necessidades de informação dos gerentes para a tomada de decisão.

   • Foco em atividades de planejamento e integração de sistemas.

   • Produziam relatórios pré-definidos e sumarizados para o nível médio gerencial.

   • Prioridade: Eficiência e controle das rotinas administrativas.

   • Limitação: Relatórios demoravam dias para serem concluídos e nem sempre eram relevantes para as decisões de alto nível.

3. Sistemas de Apoio à Decisão (DSS) / Sistemas de Apoio à Decisão (SAD):

   • Surgiram na década de 1970 e ganharam força nos anos 1980.

   • Diferente dos SIGs, os DSSs são projetados para ajudar com análises e tomada de decisões em problemas específicos, muitas vezes semiestruturados ou não estruturados.

   • Introduziram a capacidade de simulação, respondendo a perguntas "E se...?" (What if...?).

   • São orientados a modelos e fazem uso intensivo de dados.

   • Prioridade: Eficácia na tomada de decisões em situações complexas.

   • Interface: Geralmente assumem que o usuário tem algum conhecimento de computação e tempo para aprender uma interface complexa.

   • Tempo de Resposta: Não são otimizados para tempo de resposta rápido devido ao volume de dados.

4. Sistemas de Informação Estratégicos (SIS) / Sistemas de Informação Executiva (SIE/EIS):

   • O termo SIE foi criado no final da década de 1970, a partir de trabalhos no MIT.

   • São a evolução natural dos sistemas anteriores, visando atender às necessidades de informações estratégicas da alta cúpula executiva.

   • Foco: Suportar ou alterar a estratégia da empresa.

   • Características primárias: Fácil de usar, interface gráfica intuitiva, acesso rápido a informações consolidadas e críticas, com capacidade de aprofundamento (drill-down).

   • Integram informações de fontes internas e externas.

   • Propósito: Monitorar o desempenho da empresa, identificar oportunidades e problemas, e apoiar a disseminação de novos modelos organizacionais.

   • Prioridade: Competitividade e relacionamento.

A Figura 1 ilustra essa hierarquia: Figura 1 – Pirâmide dos Sistemas de Informação

• Nível Estratégico: SIE / EIS (topo da pirâmide).

• Nível Tático: DSS / SAD e MIS / SIG (meio da pirâmide).

• Nível Operacional: TPS / SPT (base da pirâmide).

• Na base da pirâmide também estão os sistemas de automação (SA).

4. Distinções Cruciais: SIE vs. Outros Sistemas

É comum a confusão entre SIE, DSS e MIS. Para fins de clareza e sucesso em avaliações, é essencial entender as diferenças-chave:

5. Principais Características de um SIE Moderno

Um SIE eficaz se distingue por um conjunto de características que visam otimizar a experiência do executivo e a qualidade da informação:

• Fácil de Usar e Interface Gráfica Intuitiva: É fundamental que a operação seja simples, dispensando treinamento formal. Isso inclui o uso de cores, símbolos, ícones, imagens e gráficos de alta qualidade para facilitar a compreensão e comparação de dados. O ambiente Windows e o uso de mouse são comuns, e touch-screen pode ser empregado.

• Acesso Rápido a Indicadores de Desempenho (Fatores Críticos de Sucesso - FCS): Permite acesso descomplicado a informações sobre os FCS, mesmo que a origem dos dados seja complexa.

• Informação Consolidada e Relatórios de Exceção: Consolida dados brutos em informações agrupadas, evitando sobrecarga. Relatórios de exceção focam em situações que exigem atenção imediata, como desvios.

• Capacidade de Drill-Down: Permite que o executivo se aprofunde em detalhes, partindo de uma visão resumida até o nível de granularidade necessário.

• Acesso a Informações Internas e Externas: O SIE deve reunir informações de diversas fontes dentro da empresa (faturamento, vendas) e do ambiente externo (notícias, bolsa de valores, concorrência, tendências de mercado).

• Informação Disponível no Momento Adequado: A periodicidade da informação deve ser adequada para não sofrer com a perecibilidade de seu valor. Embora a atualização em tempo real não seja a prática mais comum, ela é desejável.

• Unificação e Confiabilidade das Informações: Busca unificar o conhecimento da empresa em um arquivo central para evitar perda de informações valiosas, lentidão e caos. A confiabilidade dos dados é crucial.

• Comunicação Integrada: Ferramentas como correio eletrônico (e-mail) e sistemas de grupo (groupware) podem ser integradas para melhorar a comunicação assíncrona entre executivos e a organização, bem como com clientes e fornecedores.

• Segurança e Controle de Acesso: A natureza estratégica das informações exige controle rigoroso de quem acessa o SIE para restringir o uso indevido.

• Cria Transparência nos Processos: Ajuda a tornar claro o caminho que as informações percorrem, auxiliando na identificação de medidas corretivas nos processos de gestão.

• Permite Impressão de Dados e Análises: Apesar da digitalização, a capacidade de imprimir informações para uso offline ainda é considerada útil.

É importante notar que, embora vendedores de SIE costumem apontar simulações como uma característica essencial, pesquisas de campo revelaram que executivos nem sempre a consideram crucial. Eles estão mais preocupados com "o que é" (os fatos) do que com "o que aconteceria se" (simulações).

6. Benefícios Tangíveis da Implementação de um SIE

A adoção de um SIE traz múltiplas vantagens competitivas e operacionais para uma empresa:

• Decisões Mais Assertivas e Rápidas: O principal objetivo e benefício é converter o volume de dados em informações relevantes, permitindo decisões mais assertivas e reduzindo o tempo necessário para tomá-las.

• Melhoria na Análise e Avaliação de Tendências: Através de comparações históricas de indicadores-chave, o SIE aprimora a capacidade de analisar e avaliar tendências.

• Vantagem Estratégica e Competitiva: O uso de TI e de um SIE pode proporcionar uma vantagem estratégica significativa, especialmente ao difundir um novo modelo organizacional. Muitas organizações consideram seu EIS tão competitivo que não o discutem publicamente.

• Fluxo de Informações Aprimorado e Transparência: Confere agilidade ao fluxo de informações, desde a origem até os tomadores de decisão, e vice-versa, aumentando a transparência dos processos.

• Eliminação de Redundância e Incoerência de Dados: Ao unificar informações, o SIE ajuda a garantir que os executivos não recebam dados redundantes ou incoerentes.

• Otimização do Tempo e Redução de Reuniões: Executivos podem economizar tempo em reuniões, pois as informações necessárias para cenários e decisões estão rapidamente disponíveis no sistema. Isso permite que trabalhem de forma assíncrona, independentemente de horários ou locais.

• Controle e Acompanhamento Ampliado: Facilita o controle e acompanhamento de tarefas delegadas, reduzindo a dependência da memória ou de anotações manuais.

• Melhora da Comunicação: Aprimora a clareza e consistência das mensagens, tornando a comunicação mais personalizada e persuasiva.

• Retorno do Investimento (ROI) Percebido: Apesar do custo, os executivos geralmente percebem o retorno dos investimentos feitos em um SIE. A maioria esmagadora (98% no Brasil) investiria mais em TI após uma experiência bem-sucedida com um EIS.

7. Desafios e Dificuldades na Implementação do SIE

A implementação de um SIE não está isenta de desafios, e identificar as dificuldades comuns é crucial para o sucesso do projeto. Pesquisas apontam algumas barreiras:

• Tecnologia Inadequada: Frequentemente citada como uma das maiores dificuldades. A evolução rápida da TI significa que as ferramentas em uso podem se tornar obsoletas rapidamente.

• Usuários Sem Conhecimento Técnico / Dificuldade em Aprender: Muitos executivos não têm familiaridade com computadores. Sistemas que exigem treinamento ou são pouco amigáveis enfrentam resistência.

• Escassez de Tempo: Tanto para executivos quanto para as equipes de implementação. O desenvolvimento de um SIE precisa ser ágil para manter o "momento" do executivo.

• Resistência Organizacional: Especialmente nos EUA, a resistência à mudança e ao compartilhamento de dados via sistemas foi uma dificuldade notável. Pessoas podem se sentir desconfortáveis compartilhando dados digitalmente ao invés de em papel.

• Custo Elevado e Justificativa de ROI: A implementação de um SIE pode ser muito cara, e quantificar o retorno sobre o investimento pode ser difícil.

• Qualidade e Coleta de Dados: Um dos grandes desafios da implementação de sistemas para executivos de topo é a coleta de dados para alimentar o SIE de modo que não ocorram divergências de conteúdo ou interpretação. Embora os sistemas transacionais integrem dados, eles podem não conter todos os elementos necessários para a informação estratégica exigida pelos executivos, devido à falta de envolvimento deles no planejamento desses sistemas e à constante evolução das técnicas gerenciais.

• Falta de Patrocínio e Coordenação Fraca: Um SIE tem grandes chances de fracasso se não tiver um alto patrocinador comprometido. A participação do principal executivo é chave para o sucesso.

• Atrasos no Cronograma e Falta de Objetivos Claros: Podem ocorrer atrasos, e a ausência de objetivos empresariais claros dificulta a implementação.

8. Evolução e Tendências Atuais do SIE

O cenário dos SIEs está em franca mutação, com a popularização de novos conceitos e tecnologias que atuam como alternativas ou complementos às ferramentas clássicas de EIS.

8.1. A Ascensão das Ferramentas Internet/Intranet

A Internet e as Intranets revolucionaram a forma como as informações são acessadas e disseminadas. Ferramentas originalmente criadas para a web, como HTML (Hyper Text Markup Language) e HTTP (Hyper Text Transfer Protocol), podem viabilizar um SIE completo.

Vantagens das ferramentas web para SIE:

• Facilidade de Implementação e Custo Reduzido: Podem obter resultados típicos de um EIS com maior facilidade e custos muito menores do que os habituais para este tipo de projeto.

• Acesso Universal e Portabilidade: Permitem acesso simples e ágil à informação, independentemente de ela estar em um computador pessoal, na rede local ou em servidores remotos. A Intranet pode ser uma arma de gestão para disseminar políticas e processos.

• Interface Unificada: As ferramentas web podem padronizar a interface entre o executivo e o computador, proporcionando um ambiente visual unificado, similar ao de outras aplicações.

• Recursos de Comunicação Aprimorados: O e-mail, por exemplo, é uma ferramenta potente para comunicação assíncrona, não apenas dentro da empresa (Intranet) mas também com parceiros externos (Internet/Extranet). Webcasting (como PointCast) pode fornecer informações externas relevantes (notícias, mercado) de acordo com áreas de interesse predefinidas, agindo como agentes de informação para FCS.

• Hipertexto e Hipermídia: Esses conceitos são centrais para a navegação intuitiva em um SIE. O hipertexto permite navegação não sequencial pelas informações através de links, enquanto a hipermídia expande isso para incluir imagens, sons e vídeos. As vantagens incluem economia de tempo, auxílio na descoberta de associações, melhor navegação e controle, e viabilização de ambientes de colaboração.

• Desenvolvimento Simplificado e Prototipagem Rápida: As ferramentas web permitem uma prototipagem mais ágil (semanas ou dias), crucial para manter o engajamento do executivo.

8.2. A Integração com Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP)

A explosão de vendas de pacotes integrados de gestão empresarial (ERP - Enterprise Resource Planning), como o SAP R/3, representa outra forte tendência.

Como os ERPs se relacionam com o SIE:

• Módulos de EIS Integrados: Muitos fornecedores de ERP agora incluem módulos de EIS em seus produtos, aproveitando a estruturação do Enterprise Data Model.

• Unificação de Dados e Processos: Os ERPs são eficientes na integração de dados transacionais e na padronização de processos. Isso ajuda a resolver um dos maiores desafios do EIS clássico, que era a coleta de dados de múltiplas fontes.

• Arquitetura de Três Níveis: Muitos sistemas integrados seguem uma arquitetura que inclui:

  1. Dados Operacionais: Que alimentam o Data Warehouse.

  2. Data Warehouse: Um grande repositório de dados históricos detalhados, que oferece uma visão informativa. Isso melhora a qualidade dos dados e otimiza consultas, eliminando o problema do tempo de resposta lento do EIS clássico.

  3. Data Marts: Otimizados para consulta por comunidades específicas de usuários.

• Desaparecimento dos Pacotes Clássicos: Observa-se uma forte tendência de que os pacotes de EIS dedicados sejam substituídos por ferramentas desenvolvidas para a Internet/Intranet ou pelos módulos de SIE que acompanham os sistemas integrados de gestão empresarial.

8.3. O Papel do CIO e a Disseminação da Informação

O Chief Information Officer (CIO), ou Diretor de Tecnologia da Informação, evoluiu de um gestor técnico para um líder estratégico. Ele é responsável por:

• Definir e executar a estratégia de TI alinhada aos objetivos do negócio.

• Gerenciar a infraestrutura e a segurança cibernética.

• Impulsionar a inovação, a automação e a transformação digital, utilizando tecnologias como inteligência artificial e computação em nuvem.

A disseminação da informação em organizações modernas, com menos níveis hierárquicos, faz com que o SIE deixe de ser um sistema exclusivo para o "executivo" e se torne um "Sistema de Informação Empresarial" (Enterprise Information System) ou até mesmo um "Everybody Information System" (Sistema de Informação de Todo Mundo), abrangendo um número maior de usuários em diferentes níveis.

9. Como Criar um Dashboard Eficaz para SIE (Aplicação Prática)

A criação de dashboards é a maneira mais usual de usar o BI e de apresentar as informações de um SIE. Um dashboard deve ser projetado para ser usável e funcional, não apenas bonito.

Um processo canônico de criação de dashboard inclui as seguintes etapas:

1. Problema de Negócio: Todo dashboard surge de uma necessidade de negócio. Pode ser para automatizar relatórios existentes (ex: marketing acompanhando campanhas em planilhas) ou desenvolver novos com indicadores essenciais para o momento (ex: uma campanha específica com logística). É aqui que se define a solução de BI a ser usada (PowerBI, Tableau, Looker Studio, Excel, Qlik).

2. Análise Exploratória: Levantamento e validação das fontes de dados. É crucial garantir que os dados sejam confiáveis e relevantes. Pergunte: "Quais informações tenho disponíveis? Qual a granularidade? Preciso de todas as colunas?".

3. Protótipo: Crie um rascunho do dashboard final, visualizando a estrutura (título, filtros, cartões, gráficos). Quanto mais detalhado o protótipo, menor o retrabalho futuro e maior o alinhamento entre as partes.

4. ETL (Extrair, Transformar, Carregar) os Dados: Realize as transformações necessárias, como remover informações inválidas, duplicadas, ou colunas irrelevantes. A ferramenta de BI escolhida pode ou não incluir essa funcionalidade.

5. Desenvolvimento do Dashboard: Materialize o protótipo na ferramenta de BI. A primeira versão deve responder ao problema de negócio. Teste todos os filtros possíveis e, se necessário, use um suporte externo (planilhas, bancos de dados confiáveis) para conferir informações. O analista de dados deve compreender as análises, não apenas criar gráficos.

6. Validação com o Solicitante: A pessoa que solicitou o dashboard deve validar o produto final e as análises. Este é o momento para ajustes de detalhes.

7. Entrega do Dashboard: O processo se encerra com a entrega. Para garantir a usabilidade por quem não participou da criação, considere criar um "manual de utilização" ou gravar vídeos explicativos.

10. Como Analisar Dados em Dashboards SIE

Com o dashboard pronto, a análise eficaz é fundamental. Siga estes passos para extrair insights valiosos:

1. Datas: Sempre comece pelas datas! Filtros temporais são cruciais para comparar indicadores em diferentes períodos (meses, semanas) e extrair insights.

2. Encontre os "Big Numbers": Identifique os principais indicadores do seu dashboard. Estes são os números mais importantes que dão uma visão geral do desempenho (ex: ticket médio em um e-commerce). Os gráficos geralmente detalham esses "big numbers".

3. Use Filtros: "Brinque" com os filtros para entender o comportamento dos números em diferentes cenários. Por exemplo, filtre o ticket médio por vendedor para segmentar a análise e gerar novas perguntas.

4. Considere o Contexto: Suas análises devem sempre ser baseadas no contexto atual da empresa ou do objetivo da análise. Evite análises enviesadas, baseando-se apenas em um número isolado.

5. Compare: Análises bem-sucedidas são feitas por comparações entre indicadores, períodos e diferentes granularidades de informações.

Lembre-se: "Um dashboard que agrega valor não se cria sem senso crítico".

11. O SIE como Ferramenta Essencial

O Sistema de Informação Executiva (SIE), em suas diversas formas e evoluções, permanece uma ferramenta estratégica indispensável para as organizações que buscam sobreviver e prosperar em um mercado cada vez mais global e competitivo. Ele representa uma maneira inteligente de visualizar as informações de um negócio, independentemente das ferramentas utilizadas.

A capacidade de transformar um volume crescente de dados em informações relevantes e, finalmente, em conhecimento, permite tomadas de decisão mais rápidas e assertivas, melhora a análise de tendências e proporciona uma vantagem competitiva crucial. Embora desafios como tecnologia inadequada e resistência organizacional possam surgir, os benefícios superam os obstáculos.

A contínua convergência de TI, telecomunicações e televisão, juntamente com o avanço de tecnologias como Data Warehouses e a integração com ERPs e ferramentas Internet/Intranet, molda um futuro onde o SIE será ainda mais acessível e poderoso, servindo não apenas aos altos executivos, mas a um espectro mais amplo de usuários em toda a organização. O SIE não é apenas mais uma ferramenta, mas "A" ferramenta que municiará os líderes com informações qualificadas, selecionadas e consolidadas, componentes críticos para a condução estratégica dos negócios.

Questões de Múltipla Escolha

1. Qual é a função principal dos Sistemas de Informação Executiva?
   a) Aumentar os custos operacionais
   b) Integrar e otimizar processos empresariais
   c) Fornecer informações estratégicas para a alta administração
   d) Descentralizar a tomada de decisões
   e) Aumentar a complexidade dos processos

2. O que é crucial para a interface dos Sistemas de Informação Executiva?
   a) Complexidade alta
   b) Personalização pelas preferências dos executivos
   c) Redução de custos
   d) Descentralização da produção
   e) Redução da comunicação

3. Qual é uma das limitações dos Sistemas de Informação Executiva?
   a) Facilidade de uso
   b) Acesso rápido a informações
   c) Custo elevado
   d) Eficiência na análise de dados
   e) Integração simples

Gabarito

1. c) Fornecer informações estratégicas para a alta administração

2. b) Personalização pelas preferências dos executivos

3. c) Custo elevado