Valor dos Documentos na Arquivologia

Valor dos Documentos na Arquivologia: Primário vs. Secundário

Se você está se preparando para concursos públicos, já deve ter percebido que a Arquivologia não é apenas sobre "guardar papéis". Um dos conceitos mais cobrados em provas é a valoração documental. Entender a diferença entre o valor primário e o valor secundário é fundamental para compreender como funciona o ciclo de vida de qualquer documento, desde a sua criação até a sua destinação final,.

Neste artigo, vamos desmistificar esses conceitos com uma linguagem simples e dicas práticas para você nunca mais esquecer.

O que é a Valoração de Documentos?

Na Arquivologia, o "valor" não se refere a preço, mas sim à importância ou utilidade que um documento possui para a instituição que o criou ou para a sociedade em geral,.

A identificação desses valores é o que permite à administração pública definir os prazos de guarda e decidir se um documento deve ser eliminado ou preservado para sempre. Basicamente, os documentos são avaliados sob dois prismas: para que servem hoje (fins administrativos) e para que servirão no futuro (fins históricos),.

Valor Primário: A Utilidade Imediata

O valor primário é aquele atribuído ao documento em função do interesse que ele tem para a entidade que o produziu. É o valor pelo qual o documento foi originalmente criado, servindo para apoiar as atividades do dia a dia da administração.

Este valor está presente nas duas primeiras fases do ciclo vital: o arquivo corrente e o arquivo intermediário,.

O Mnemônico FLA

Para facilitar a memorização do valor primário, existe um recurso muito comum entre estudantes: o mnemônico FLA (Fiscal, Legal e Administrativo),. Um documento não precisa ter os três simultaneamente para ser considerado primário; ter apenas um deles já o enquadra nesta categoria.

1. Valor Administrativo: É o valor que todo documento possui ao nascer, pois foi criado para dar início ou prosseguimento a uma atividade da organização. Exemplo: um requerimento interno de materiais para o escritório.

2. Valor Legal: Documentos que servem para proteger direitos e garantir o cumprimento de obrigações de indivíduos ou do governo. Eles possuem força de prova perante o Poder Judiciário.

3. Valor Fiscal: Refere-se a registros que documentam transações ou obrigações financeiras e fiscais, como notas fiscais e comprovantes de pagamento.

Valor Secundário: A Memória e a História

O valor secundário surge quando o documento deixa de ser útil para os fins administrativos originais, mas passa a ter interesse para a sociedade ou para outros pesquisadores. É o valor que justifica a guarda definitiva no arquivo permanente,.

Segundo a legislação, os documentos permanentes são inalienáveis e imprescritíveis, o que significa que não podem ser vendidos nem perdidos pelo passar do tempo.

Características do Valor Secundário

Enquanto o valor primário é para a "administração", o valor secundário é para a "história" e se divide em três tipos principais,:

• Informativo: Quando o documento contém dados essenciais sobre matérias com as quais a organização lidou, servindo como fonte para estudos e pesquisas.

• Probatório: Diz respeito às provas de como um governo ou instituição estava organizado e como ele operava. É necessário conhecer a origem e o desenvolvimento da organização para detectar esse valor.

• Histórico: Auxilia na formação da identidade e da história da sociedade. Um exemplo clássico citado por especialistas é a Lei Áurea, que perdeu sua função administrativa, mas é um patrimônio histórico nacional inestimável.

Regra de Ouro: O Caminho dos Documentos

Uma dúvida muito comum entre os leitores é: "Todo documento se torna histórico?". A resposta é não.

A regra de ouro é: Todo documento nasce com valor primário, mas nem todo documento atinge o valor secundário.

Isso acontece porque, após cumprirem seus prazos de guarda nas fases corrente e intermediária (valor primário), muitos documentos perdem sua utilidade e podem ser eliminados, desde que não apresentem valor informativo, probatório ou histórico,. Se o documento possuir valor secundário, ele é recolhido ao arquivo permanente e nunca poderá ser destruído,.

Resumo para Fixação

Para garantir que você acerte qualquer questão sobre o tema, lembre-se desta tabela comparativa baseada na teoria arquivística:

Identificar corretamente esses valores é o dever do Poder Público para garantir a proteção especial aos documentos de arquivo como instrumentos de apoio à administração, à cultura e à prova.

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